Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Excel предлагает несколько функций для считывания и подсчета значений в диапазоне ячеек: СЧЁТ(), СЧЁТЗ и СЧИТАТЬПУСТОТЫ. Каждая из этих функций по-своему считывает и считает значения, в зависимости о т того, является ли значение числом, текстом или просто пустой ячейкой. Рассмотрим все эти функции в действии на практическом примере.

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

В программе Excel существует много приемов для быстрого и эффективного заполнения ячеек данными. Всем известно, что лень – это двигатель прогресса. Знают об этом и разработчики.

На заполнение данных приходится тратить большую часть времени на скучную и рутинную работу. Например, заполнение табеля учета рабочего времени или расходной накладной и т.

Рассмотрим приемы автоматического и полуавтоматического заполнения в Excel. А так же, какими инструментами обладают электронные таблицы для облегчения труда пользователя. Научимся применять их в практике и узнаем насколько они эффективные.

Вместо того, чтобы вводить повторяющиеся данные, в таблице часто оставляют незаполненные ячейки. Наличие пустых ячеек в таблице затрудняет применение

фильтров

, сортировку и построение

Сводных таблиц. Заполним пустые ячейки значениями из вышерасположенных ячеек.

Пусть имеется таблица с частично заполненным столбцом

А.

Заполним столбец соответствующими названиями отделов.

  • выделяем диапазон ячеек в первом столбце, который надо заполнить (в нашем примере, это

    A2:A14

    ).

  • в меню

    выбираем

    Выделение

    группы ячеек;

  • выбираем пункт «Пустые ячейки» и нажимаем ОК (все пустые ячейки в диапазоне

    A2:A14

    будут выделены);

  • не снимая выделения, в

    Строке формул

    вводим

    ;

  • вместо

    ENTER

    нажимаем

    CTRL

    +

    ENTER

    .

В итоге получим результат.

СОВЕТ:

В статье

Советы по построению таблиц

рассказано более подробно о необходимости заполнения пустых ячеек в таблице.

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах,

в различных разрезах. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы

( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

  • имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
  • необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
  • этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств:

    фильтра

    (

    CTRL+SHIFT+L

    ),

    формул

    ,

    Расширенного фильтра

    ;

  • исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования

Сводных таблиц

, т. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять

Сводные таблицы.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Часто в больших таблицах для придания им более читабельного вида данные, повторяющиеся подряд для нескольких ячеек, не заполняют. Или в столбцах с числовыми значениями присутствуют пустые ячейки вместо нулей. Для анализа такие данные едва пригодны. Если нужно создать на основе таких таблиц сводную, произвести сортировку или фильтрацию данных, потребуется вначале заполнить все пустые ячейки. Рассмотрим ситуации подробнее на примерах. Как заполнить пустые ячейки в Excel значениями непустых ячеек, стоящих сверху над ними?Стандартными средствами Excel это делается в несколько шагов:

  • Создается фильтр по столбцу,
  • В первой пустой ячейке прописывается формула, ссылающаяся на предыдущую ячейку, например, в ячейке A3 будет формула «=A2»,
  • Копируем ячейку с формулой,
  • Отфильтровываем только пустые ячейки столбца,
  • Выделяем их и вставляем в них формулу сочетанием Ctrl + V,
  • Снимаем фильтр,
  • Выделяем весь столбец и удаляем формулы, оставляя значения.

Заполняем пустые ячейки верхними значениями с помощью стандартных возможностей Excel

У данного решения есть очевидные минусы:

  • это рутинная многоступенчатая операция, отнимающая время;
  • если ячейки столбца имеют разное форматирование, при копировании ячейки с формулой может потребоваться его восстанавливать, т.к. вместе с формулой ячейки получат в наследство и форматирование исходной;
  • при этом штатными методами Excel вставить в отфильтрованные ячейки только формулы невозможно.

Заполняем пустые ячейки в Excel верхними значениями с помощью !SEMTools

Заполняем пустые ячейки в Excel значениями нижестоящих ячеек с помощью !SEMTools.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнение пустых ячеек нулями с помощью замены

Заполняем пустые ячейки в Excel нулями с помощью !SEMTools

Теперь нет необходимости прописывать сложные формулы в Excel. !SEMTools поможет автоматизировать процессы и решит ваши задачи за пару кликов!

  • Проверка данных
  • Расширенный фильтр
  • Создание и Заполнение таблиц данными

Планируйте размещение данных в книге, на листе, в таблице, так как этого ожидает

EXCEL. Похоже, что разработчики

EXCEL

хорошо знают типичные задачи, стоящие перед пользователями и создали такую среду, что работать в ней действительно комфортно, но только когда следуешь определенным простым правилам.

Ниже приведены правила «хорошего поведения» при построении таблиц. Действуйте по правилам и EXCEL Вас поймет (что существенно упростит работу).

Организовывайте таблицы по их предназначению:

-для ввода информации (используйте минимум форматирования, ускорение ввода, но таблица должна иметь упрощенную структуру и проверку ввода). По сути это база данных.

-для отображения информации (здесь включайте условное форматирование, название таблицы, объединенные ячейки и другие украшения). По сути это отчет.

Аналогичным образом в EXCEL организована работа с диаграммами: имеется таблица с исходными данными, а есть их отображение в виде нужной диаграммы. Причем одни и теже данные можно отобразить по разному.

Таблица в формате EXCEL:

-обязательно имеет заголовок

-содержит строку итогов с наиболее популярными функциями (сложение, подсчет и др

-поддерживает автозаполнение строк при их добавлении

-поддерживает предустановленные стили форматирования (чрезстрочное выделение, выделение заголовков)

На основе таких таблиц удобно создавать диаграммы и Сводные таблицы.

заголовок должен занимать одну строку;

-заголовок должен быть текстовым значением (числовые заголовки могут быть восприняты формулами как значение, что может привести к ошибкам);

-заголовок должен иметь отличное от данных форматирование, например жирным шрифтом;

-сразу же под заголовком должны начинаться записи таблицы.

Часто при использовании функций для работы с базами данных (БДСУММ(), БИЗВЛЕЧЬ()) наличие заголовка вообще является обязательным условием.

Например, не стоит разбивать информацию о сотруднике на 2 таблицы, если в одной перечислены ФИО, № паспорта и должность, а в другой ФИО, номер трудового договора, стаж, домашний адрес. Подсчитать количество сотрудников со стажем менее 5 лет, занимающих определенную должность в этом случае будет гораздо сложнее;

Если на листе несколько таблиц, то разделяйте их, по крайней мере, одной пустой строкой или пустым столбцом (см. статью

Текущая область

)

;

EXCEL автоматически определяет диапазоны с данными (

текущую область

) при построении формул, графиков,

Сводных таблиц

и в других случаях. Пустые строки как раз и служат разделителем текущих областей. При наличии пропусков в столбцах, появляются существенные и никому не нужные сложности, например, при

Поиске номера строки, содержащей последнюю заполненную ячейку в столбце

;

Объединенные ячейки могут стать причиной некорректной работы

фильтра

,

Сводных таблиц

,

структуры

и др. , например, см. статью

Автоподбор ширины столбца и высоты строки по содержимому ячеек

);

  • Избегайте излишнего форматирования,

    т.к. «на вкус и цвет – товарищей нет» и это, к тому же, увеличивает размер файла.

  • Если предполагается использовать

    Расширенный фильтр

    или функции БДСУММ() , БСЧЕТ() , то желательно оставить 3-5 строк над таблицей для размещения формул, пояснений и критериев;

  • По возможности

    сортируйте данные

    , это ускорит работу многих формул, повысит наглядность данных, в ряде случаев позволит использовать стандартные функции, вместо того, чтобы изобретать велосипед и придумывать собственные решения (см.

    Поиск ЧИСЛА ближайшего к заданному. ЧАСТЬ 1. Сортированный список

    );

  • В ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, не рекомендуется в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе для того, чтобы

    отфильтровать

    записи таблицы по названию города, а затем по названию улицы, то придется использовать громоздкие формулы;

  • В каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате

    Дата

    ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате);

  • Прежде чем заполнять таблицу данными подумайте какими средствами и функциями EXCEL Вы будете анализировать данные. Если формулы получаются слишком громоздкими, то, возможно, стоит перепроектировать таблицу.
  • Заполняйте пустые ячейки повторяющимися данными (не оставляйте ячейки пустыми)

    . При наличии пустых ячеек затруднено использование

    фильтра

    и построение формул (см. пример №2).

  • Не распределяйте логически связанные данные по нескольким книгам;
  • По возможности избегайте ссылок на данные из других книг

    ;

Лично я уверен, что правильно сформированная исходная таблица — это 80% решения задачи. Ко мне ни разу не обращались за помощью люди, у которых была грамотно сформированная исходная таблица с данными и они не могли на ее основе сделать, например,

Сводную таблицу

или сделать

отчет

с помощью формул.

Ниже приведу несколько примеров неправильно сформированных таблиц (не делайте так!).

Бытует мнение, что таблицы Microsoft Word — самая неприятная часть текстового редактора. Они неуклюжи, ими трудно управлять, их тяжело форматировать. После прочтения этой статьи у вас не останется таких предубеждений.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к «Экспресс-таблицам». Обратите внимание на пункт «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию».

Кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и перейдите к пункту «Нарисовать таблицу».

Наведите курсор на пространство между строками или столбцами за пределами таблицы и нажмите на появившийся плюс.

Наведите курсор на границу столбцов или строк, схватите её, зажмите клавишу Alt и пользуйтесь удобством сантиметровой линейки.

Такой же трюк можно провернуть и с маркерами отступов и выступов. Наведите на них курсор и зажмите всё ту же клавишу Alt. Используйте горячие клавишиБудь я разработчиком программного обеспечения, я бы нарёк горячие клавиши душевными кнопками. Ведь порой так и хочется обняться с ноутбуком только потому, что они есть. Что же касается таблиц Word, я наиболее часто использую тройку комбинаций:

  • Alt + Shift + «Вверх/Вниз» быстро перемещает текущую строку на одну позицию выше или ниже (просто незаменимая вещь).
  • Ctrl + Shift + A мгновенно превращает прописные буквы в заглавные, что очень полезно для заголовков.
  • Ctrl + Tab добавляет табуляцию в ячейке, в то время как обычный Tab переносит курсор на следующую ячейку.

Преобразуйте текст в таблицуНемного магии, которой можно прихвастнуть на глазах у изумлённой публики. Вместо того чтобы создавать таблицы привычным способом, попробуйте парочку других, более изощрённых, вариантов:

  • Массивы ячеек, скопированные из Excel, вставляютcя в Word как таблица с невидимыми границами.
  • Хорошо структурированный текст легко преобразуется в таблицу штатными средствами Word.

Выделите текст, кликните по закладке «Вставка», щёлкните по «Таблице» и выберите пункт «Преобразовать в таблицу».

Щёлкните в ячейке правой клавишей, выберите пункт «Свойства таблицы», переключитесь на закладку «Ячейка», перейдите к «Параметрам» и проставьте галочку в графе «Вписать текст».

Щёлкните в любой из ячеек правой клавишей мыши, выберите пункт «Свойства таблицы», перейдите к «Параметрам» и снимите галочку в графе «Автоподбор размеров по содержимому».

Эта же опция спасёт вашу таблицу от коллапса, если вам необходимо заполнить некоторые ячейки изображениями: они впишутся в виде миниатюры вместо полномасштабного размера. Есть что добавить? Пишите в комментариях.

Екатеринбург. При поиске автосервиса наткнулся на такой вот ответ к отзыву о работе компании. Поржал. Вот, собсно, и сам отзыв:

Прошло уже довольно много времени, но все же после очередного заезда в сервис по работе с подвеской, всплыли интересные моменты в работе, которую выполняла контора под названием команда а. Почему так поздно пишу отзыв, ответ прост, многое выявил при приемке, которая затянулась на 2 дня! А в течение двухлетнего периода до сих пор нахожу все новое и новое!!! Ну не могу я молчать, я не понимаю, как можно так отвратительно выполнять свою работу?! Нужно, наверное, ненавидеть ее. Начну сначала по фактам косяков. Сломан разъем управления АКПП и залит антифризом — ответ — «это болезнь всех Митсубиси и ниссанов»2. Повреждена новая ступица задняя путем просверливания магнитной полосы сверлом, внимание!!! Для того чтобы почистить отверстие под датчик АБС. Выявление косяка заняло весь рабочий день!!! Выявил я сам под машиной! Мне же больше всех нужно, видимо. Заменили ступицу на б/у. Отдали машину с не закреплённой пластиной поддержки кардана! Вернулся в сервис с грохотом провисшего кардана, который чудом не выпал совсем. Не правильно собрали экраны выпускных коллекторов, согнули крепления, результат- вибрация и дребезг ведра! На замечание реакция — они у вас сгнили, там держаться нечему. Собрал как должно быть, следы гнили не нашел, искал. Без моего ведома, без согласования, сами приняли решение и за 5тр сварили кронштейн двс, который на разборке стоит 2тр. При установке АКПП повредили новый сальник вала, позвонили и обвинили в том, что акпп плохая, туда уже лазили, поэтому лужа. взяли новый сальник опять сняли акпп поставили и коробка стала хорошая. А время при этом идёт. Очень много проводов и разъемов не на своих местах, положены на от. Ну и собственно, почему я решил написать все же отзыв, так сказать, добило меня: Перепутаны рычаги подвески левая и правая стороны, линки стабов из-за этого не в своем положении, сайлентблоки стоят не в своем положении. Развал сделать нормально было нереально.

Все выполненные работы проводили разные люди, после приключений с карданом была просьба руководству проверить все ещё раз, проверили. Вот и делайте выводы.

По покрасочным работам вопросов нет, за что Виталию большой респект.

А вот ответ руководства:Ничего себе, эхо из 2018 года.

Блин, Павел, нет таких цензурных слов, чтобы они выразили всю глубину чувства вины, которую мы до сих пор перед тобой испытываем, я вообще не понимаю, как ты решился привести нам машину на покраску после всей этой долбаной истории с аутлэндером. И, как обычно, косячат механики, отдувается руководство.

Но по порядку: машиной занимались два человека — первым был господин Кирилл, который был недавно нанятым механиком на испытательном сроке, и перебирал там всю ходовую и снимал АКПП для замены заднего сальника коленвала, то есть приложил свои кривые ручонки везде, где только можно, и начудил там, мама не горюй. Кирилл после этого случая был оставлен на работе «до следующего косяка», который долго не заставил себя ждать, и успешно уволен через неделю после этих событий, когда мы поняли, что он из себя представляет как механик. Кроме твоей машины аукнулись ещё несколько автомобилей, где он накосячил. По итогу, мы в течение полугода разгребали за ним косяки, которые он успел натворить за две недели работы. История 2018 года, а сейчас вот 2021, а вылезает отзыв с одной звездой за то, что он ещё и левые с правыми рычаги подвески умудрился перепутать. Человек-легенда в нашем сервисе. Чтоб ему икалось.

АКПП на контрактную менял уже Рома. Рома работает до сих пор, и показывает себя ответственным специалистом, на него жаловаться не могу, мы и клиенты его работой довольны. Теперь по пунктам.

Это, насколько помню, было после снятия АКПП Кириллом. Загнул пин в разъеме, не заметил, еще и фишку от антифриза не продул. Или это при замене на контракт? Честно, не помню, а в заказ-нарядах эти пляски не отображены, а Рома у меня такой ерундой не страдал никогда.

Кирилл. Засунул сверло в отверстие датчика АБС, а потом сутки строил из себя дурака, и делал вид, что ищет причину неисправности. Когда его наконец заставили снять ступицу, и увидели поврежденный магнитный диск АБС, на него наорали, хотя он так и не признался, что это он, и он так и бухтел, оплачивая ступицу с авторазбора.

Кирилл. После того, как машина трое суток не могла выехать из сервиса из-за того, что он устранял свои косяки, а когда устранил, машина доехала до ворот, и у неё отвалилось крепление кардана. Я был готов засунуть этот кардан ему в задницу в этот момент.

Обычно, вопрос клиента, как этот, про дребезг, задаётся мной механику, а клиенту мной же озвучивается ответ, который даёт механик. В этот раз механиком был Кирилл, у которого не хватило мозгов собрать всё так, как было, и также не хватило мозгов понять, что он не так сделал. Мне же на тот момент не хватило мозгов понять, что Кириллу верить на слово ну никак нельзя. Надо было загнать машину и проверить за ним работу, но это сделано не было. Имеем, что имеем.

По заказ-наряду ремонт кронштейна стоил 2800р. Я быстро его тогда не нашел по разборкам, решили, что проще починить. Не согласовали, каюсь, но аргон был под боком, а по разборкам ездить надо.

Опять же, дело давнее, не помню, кто там, что, и с чьих слов говорил про причину течи, но закосячить сальник при установке — не такая редкость в нашей работе. Возможно, увидели течь, но сначала не поняли, что это сальник, а на коробке присутствовал не заводской герметик, поэтому так и сказали. Но за свой счёт коробку сняли повторно, причину выявили, косяк признали, заменили сальник, сделали скидку 1000р за неудобства. Потерянное время — да, плохо, но так случается. Не вижу в этой ситуации чего-то ужасного, кроме, разве что, того, что один из примерно 30 текущих после замены сальников пришёлся как раз на твою многострадальную машину.

Не видел, не могу комментировать, возможно эхо того же Кирилла, который разбирал пол-машины.

Кирюша, Кирюша. После отпавшего кардана я его заставил при мне протягивать все болты ходовой части и крепления двигателя и АКПП. Но как нам заметить, что рычаги перепутаны местами? Как вообще можно подумать, что он стороны перепутает? Не представляю. Также не представляю, как их вообще перепутать нормальному механику. Но нормальный механик — это не про Кирилла.

Что сказать в завершение — я ждал эту 1 звезу еще в 2018, и был уверен, что мы тебя больше здесь не увидим. Уровень нашего с директором ох*евания от происходящего при том ремонте сложно переоценить, но знать, что этот человек, которого при том наняли по рекомендации, окажется настолько «талантливым» механиком, заранее мы не могли, а когда узнали, было уже поздно. Не знаю, что бы я сам сделал, если бы при мне с моей машиной вытворяли такое, тогда мне казалось, что ты наш сервис просто сожжёшь. А ты не только достаточно спокойно для уровня происходящей дичи реагировал на ситуацию, а ещё и приезжал после этого на несколько крупных ремонтов, включая кузовной.

Спасибо тебе, в любом случае, за отзыв, за терпение и за то, что не убил нас тогда молотком.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

  • каждый столбец должен иметь заголовок;
  • в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате

    Дата

    ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);

  • в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
  • в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе

    Сводная таблица

    будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);

  • избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье

Советы по построению таблиц.

Несколько облегчит процесс построения

Сводной таблицы

, тот факт, если исходная

таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007

( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица. Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание

таблицы в формате EXCEL 2007

добавляет новые возможности:

  • при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
  • при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
  • таблице автоматически присваивается

    Имя

    .

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

  • Товар

    – наименование партии товара, например, «

    Апельсины

    »;

  • Группа

    – группа товара, например, «

    Апельсины

    » входят в группу «

    Фрукты

    »;

  • Поставщик

    – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;

  • Дата поставки

    – Дата поставки Товара Поставщиком;

  • Регион продажи

    – Регион, в котором была реализована партия Товара;

  • Продажи

    – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;

  • Сбыт

    – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);

  • Прибыль

    – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

(

Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен

)

откорректируем

Имя

таблицы на «

Исходная_таблица

».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу

будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную

таблицу в формате EXCEL 2007

, для создания

Сводной таблицы

достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт

Сводная таблица.

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что

Сводная таблица

будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка

Сводной таблицы

и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура

Сводной таблицы

в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел

Названия строк. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках

Сводной таблицы

должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область

Названия строк

Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте

ниже

).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу

). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений

Сводной таблицы

, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в

Сводной таблице

, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания

Сводной таблицы

в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в

Сводной таблице. Чтобы обновить

Сводную таблицу

выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить. Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт

Обновить.

Удаление Сводной таблицы

Удалить

Сводную таблицу

можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со

Сводной таблицей

(если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму

Сводную таблицу

: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, нажмите

CTRL

+

A

(будет выделена вся

Сводная таблица

), нажмите клавишу

Delete.

Изменение формата числовых значений

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка

Разделитель групп разрядов.

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области

Названия строк

Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть

Сводную таблицу

, чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что

Сводная таблица

развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица

примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в

Сводной таблице

перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
  • Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
  • Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся

Сводной таблицы

должен быть таким:

Теперь воспользовавшись

Выпадающим (раскрывающимся) списком

в ячейке

B1

(поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей

Сводной таблицы

напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры.

Также

стандартный механизм фильтрации

данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов

Сводной таблицы.

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение

    Сводной таблицы

    , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;

  • Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
  • выделите единственное значение поля Сбыт в

    Сводной таблице

    , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;
  • Выделите одно значение

    Сводной таблицы

    в столбце Названия строк;

  • В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт

    Группировка по полю

    ;

  • Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт

Разгруппировать

в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать.

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно

Группировка по полю

будет выглядеть так:

Теперь

Сводная таблица

показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам

Сводной таблицы

можно применить правила

Условного форматирования

как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

  • Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
  • Нажмите ОК.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.

Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов).

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+»=»).

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+»=».

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

Как в Excel заполнить ячейки одинаковыми значениями?

Сначала рассмотрим, как автоматически заполнять ячейки в Excel. Для примера заполним наполовину незаполненную исходную таблицу.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Это небольшая табличка только на примере и ее можно было заполнить вручную. Но в практике иногда приходится заполнять по 30 тысяч строк. Чтобы не заполнять эту исходную таблицу вручную следует создать формулу для заполнения в Excel данными – автоматически. Для этого следует выполнить ряд последовательных действий:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

При заполнении 30-ти тысяч строк невозможно не допустить ошибки. Выше приведенный способ не только экономит силы и время, но и исключает возникновение ошибок вызванных человеческим фактором.

Внимание! В 5-том пункте таблица красиво заполнилась без ошибок, так как наша активная ячейка была по адресу A2, после выполнения 4-го пункта. При использовании данного метода будьте внимательны и следите за тем где находится активная ячейка после выделения. Важно откуда она будет брать свои значения.

Полуавтоматическое заполнение ячеек в Excel из выпадающего списка

Теперь в полуавтоматическом режиме можно заполнить пустые ячейки. У только несколько значений, которые повторяются в последовательном или случайном порядке.

В новой исходной таблице автоматически заполните колонки C и D соответствующие им данными.

  • Заполните заголовки колонок C1 – «Дата» и D1 – «Тип платежа».
  • В ячейку C2 введите дату 18.07.2015
  • В ячейках С2:С4 даты повторяются. Поэтому выделяем диапазон С2:С4 и нажимаем комбинацию клавиш CTRL+D, чтобы автоматически заполнить ячейки предыдущими значениями.
  • Введите текущею дату в ячейку C5. Для этого нажмите комбинацию клавиш CTRL+; (точка с запятой на английской раскладке клавиатуры). Заполните текущими датами колонку C до конца таблицы.
  • Диапазон ячеек D2:D4 заполните так как показано ниже на рисунке.
  • В ячейке D5 введите первую буку «п», а дальше слово заполнят не надо. Достаточно нажать клавишу Enter.
  • В ячейке D6 после ввода первой буквы «н» не отображается часть слова для авто-заполнения. Поэтому нажмите комбинацию ALT+(стрела вниз), чтобы появился выпадающий список. Выберите стрелками клавиатуры или указателем мышки значение «наличными в кассе» и нажмите Enter.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Такой полуавтоматический способ ввода данных позволяет в несколько раз ускорить и облегчить процесс работы с таблицами.

Внимание! Если значение состоит из нескольких строк, то при нажатии на комбинацию ALT+(стрела вниз) оно не будет отображаться в выпадающем списке значений.

Разбить значение на строки можно с помощью комбинации клавиш ALT+Enter. Таким образом, текст делится на строки в рамках одной ячейки.

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Примечание. Обратите внимание, как мы вводили текущую дату в пункте 4 с помощью горячих клавиш (CTRL+;). Это очень удобно! А при нажатии CTRL+SHIFT+; мы получаем текущее время.

Пример №1 неправильного построения таблицы

Рассмотрим пример таблицы для учета денежных средств (приход/ расход).

Исходная таблица пользователя выглядит так.

Просьба пользователя состоит в том, чтобы помочь сделать отчет по типам расходов.

Уникальность примера состоит в том, что здесь практические все «не так».

  • Столбец В (приход) практически не заполняется;
  • Столбец D — лишний;
  • Строка итогов находится под заголовком, а не над ним или под таблицей.

На основе этой таблицы невозможно построить Сводную таблицу или применить Автофильтр. Например, при применении Автофильтра среди сумм расходов фигурирует итоговая сумма расходов!

Теперь избавимся от лишних столбцов.

Заметим, что в статьи расходов попали суммы прихода денежных средств. Чтобы не ввести в замешательство пользователей можно либо вводить суммы расходов со знаком минус, а приходов с +, либо сделать еще один столбец «Тип платежа», где указывать Платеж это или Расход. В нашем случае просто переименуем заголовок «Статья расходов» в «Тип платежа».

Теперь переделаем расчет итогов.

Как видно из рисунка выше, мы преобразовали таблицу в

формат таблиц EXCEL 2007

, а итоги разместили над таблицей.

И, наконец, заключительный аккорд — составление

Сводной таблицы.

Сводная таблица получается в несколько кликов и позволяет провести простейший анализ по статьям расходов. Строку Приход можно скрыть с помощью фильтра (см. ячейку

А3

).

С новой таблицей приятно работать, т. для анализа можно применять стандартные средства и простые формулы, доступные для понимания обычным пользователям.

Пример №2 неправильного построения таблицы (наличие в строках пустых ячеек)

Предположим, что составляется таблица мест работы сотрудников.

Как видно из рисунка выше, у одного сотрудника может быть несколько предыдущих мест работы. Тот, кто делал таблицу, в целях экономии времени, решил оставить пустыми некоторые ФИО, предполагая, что и так понятно к кому относится место работы. Незаполненные ячейки выделены розовым.

Чтобы отобразить все места работы сотрудника

Козлов

, необходимо заполнить значениями розовые ячейки в столбцах

Фамилия, Имя, Отчество, Код_сотрудника.

Как правило, Ваша исходная таблица должна содержать набор записей (строк), в котором заполнено каждое поле (столбец). Именно этого ожидают инструменты EXCEL: формулы, сводные таблицы, автофильтр и др.

Совет:

О быстром способе заполнения значениями из соседних ячеек читайте

здесь.

Пример №3 неправильного построения таблицы (повторяющиеся столбцы)

Спроектируем таблицу для случая учета приобретения материалов в целях ремонта (за этот пример отдельное спасибо одному из пользователей нашего сайта).

Ремонт происходит в здании в 6 разных комнатах №№41-46. В каждой комнате нужно разместить 5 типов розеток (трех-, двухфазные, разного цвета и др. ) К каждому типу розетки нужен свой кабель (с разным количеством жил, диаметром).

Сначала создадим таблицу, где номера комнат расположены в столбцах.

Вроде бы все правильно: легко подсчитать количество розеток и кабеля для каждой комнаты =СУММ(B5:B9). Подсчет общего количества розеток для всех комнат ( =B10+D10+F10+H10+J10+L10 ), вроде тоже легко осуществить, хотя и не совсем удобно, при вводе формулы можно ошибиться столбцом или забыть просуммировать нужную ячейку.

Теперь подсчитаем общее количество розеток каждого типа и длину кабеля для каждого типа розетки. Для этого создадим другую таблицу (см. рисунок ниже). В ячейку

B16

введем формулу =B5+D5+F5+H5+J5+L5

Далее,

Маркером заполнения

, формулу нужно скопировать в ячейки ниже и вправо.

Если комнат в нашем примере было бы не 6, а, например, 18 или 50, то стало бы очевидно, что такой подход не годится (таблица разрастается вправо, а не вниз, формулы становятся сложнее). Конечно, для подсчета розеток определенного типа вместо формулы =B5+D5+F5+H5+J5+L5 можно написать формулу =СУММПРОИЗВ(ЕЧЁТН(СТОЛБЕЦ(B5:M5))*B5:M5) , но как правило, пользователь способный написать такую формулу, изначально проектирует таблицу по другому.

Более корректно спроектировать таблицу, разместив номера комнат в строках:

Теперь в каждой строке таблицы тип розетки связан с номером комнаты, в той же строке указано соответствующее количество и длина кабеля (см. файл примера ).

Косвенным свидетельством, что новая таблица спроектирована более корректно, является тот факт, что теперь появилась возможность использовать стандартные средства и функции EXCEL.

Например, с помощью

фильтра

(

CTRL+SHIFT+L

) и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ() можно быстро подсчитать количество розеток для каждой комнаты.

Стандартная и общеизвестная функция СУММЕСЛИ() быстро позволяет подсчитать количество розеток определенного типа =СУММЕСЛИ($A$6:$A$35;$A42;B$6:B$35) и соответствующую длину кабеля =СУММЕСЛИ($A$6:$A$35;$A42;C$6:C$35).

Формула теперь не сильно зависит от количества комнат, меняется лишь размер диапазона ячеек.

При желании, можно с помощью

Проверки данных

организовать

Выпадающий список

и получить детальные отчеты по каждому типу розетки или номеру комнаты.

Определенной платой за удобство является повторяющийся ввод номеров комнат (столбец D) и наименований типов розеток (столбец А).

Функция СЧЁТ, СЧЁТЗ и СЧИТАТЬПУСТОТЫ для подсчета ячеек в Excel

Ниже на рисунке представлены разные методы подсчета значений из определенного диапазона данных таблицы:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

В строке 9 (диапазон B9:E9) функция СЧЁТ подсчитывает числовые значения только тех учеников, которые сдали экзамен. СЧЁТЗ в столбце G (диапазон G2:G6) считает числа всех экзаменов, к которым приступили ученики. В столбце H (диапазон H2:H6) функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ ведет счет только для экзаменов, к которым ученики еще не подошли.

Принцип счета ячеек функциями СЧЁТ, СЧЁТЗ и СЧИТАТЬПУСТОТЫ

Функция СЧЁТ подсчитывает количество только для числовых значений в заданном диапазоне. Данная формула для совей работы требует указать только лишь один аргумент – диапазон ячеек. Например, ниже приведенная формула подсчитывает количество только тех ячеек (в диапазоне B2:B6), которые содержат числовые значения:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

СЧЁТЗ подсчитывает все ячейки, которые не пустые. Данную функцию удобно использовать в том случаи, когда необходимо подсчитать количество ячеек с любым типом данных: текст или число. Синтаксис формулы требует указать только лишь один аргумент – диапазон данных. Например, ниже приведенная формула подсчитывает все непустые ячейки, которые находиться в диапазоне B5:E5.

Функция СЧИТАТЬПУСТОТЫ подсчитывает исключительно только пустые ячейки в заданном диапазоне данных таблицы. Данная функция также требует для своей работы, указать только лишь один аргумент – ссылка на диапазон данных таблицы. Например, ниже приведенная формула подсчитывает количество всех пустых ячеек из диапазона B2:E2:

Заполнить пустые ячейки нулями или значениями предыдущих

Как видно из выше приведенных примеров, каждая из функций обладает своим специальным предназначением и упрощает пользователю процесс обработки данных, предоставив возможность обойти сложные формулы логических комбинаций с функцией ЕСЛИ.

Изменение функции итогов

При создании

Сводной таблицы

сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в

Сводной таблице

выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество.

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш

Сводный отчет. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем

Сортировка от Я до А.

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

  • Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение

    Сводной таблицы

    , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;

  • Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
  • Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В

    Сводной таблице

    появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;