Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т)

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06. 2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов:

Товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей.

Транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей заказчиков автотранспорта с организациями — владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями — владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

При централизованном вывозе грузов со станций железных дорог, портов, пристаней, аэропортов перевозка оформляется товарно-транспортными накладными, составляемыми совместно с работниками организаций — владельцев автотранспорта, станций железных дорог, пристаней, портов, аэропортов.

В условиях, когда на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, товарно-транспортная накладная выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах: первый — остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей;

второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью водителя, вручаются водителю;

второй — сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;

третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации — владельцу автотранспорта.

Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация — владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику — заказчику автотранспорта, а четвертый — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет товарно-материальных ценностей, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах:

первый и второй экземпляры передаются организации — владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основанием для расчетов организации — владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй — прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы;

третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

При отгрузке товара компания может составить товарно-транспортную и транспортную накладную — к тому же требования к последней изменились с начала 2021 года. Расскажем в статье, как сделать выбор.

Что такое транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т)

С 1 января 2021 года транспортная накладная — это необходимый документ при доставке товаров на автомобиле по территории РФ (закон от 08. 2007 № 259-ФЗ, ст. 785 ГК, Правила перевозок грузов автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200). Этот документ водитель должен по требованию предъявлять инспекторам ГИБДД, он составляется в трех экземплярах и содержит сведения о грузе, о его приемке и сдаче, об ответственных лицах.

Верно заполненная ТН — это первичный документ, который подтверждает услуги по доставке груза, заключение договора перевозки и стоимость доставки. Так что он важен для компании и нужен бухгалтеру, который на его основании учитывает расходы на транспортировку.

А еще важно использовать новый бланк накладной, утвержденный постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4.

Что такое товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортную накладную оформляют к транспортной накладной (постановление Госкомстата №78 от 28-11-97). Но с 2013 года этот документ перестал быть обязательным (информация №ПЗ-10/2012 Минфина), хотя многие компании продолжают использовать его — и в таком случае использование формы 1-Т должно отражаться в учетной политике.

Обязательна ТТН только при перевозке алкоголя и спиртосодержащей продукции, этилового спирта (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 22. 1995 № 171-ФЗ). В противном случае перевозка и сама поставка алкоголя признается незаконной. Партию алкоголя сопровождают также справками, сертификатами и декларациями, но ТТН также необходима. Даже если груз перевозят собственным транспортом и только между складами компании.

Из ТТН сведения о партии алкоголя поступают в систему ЕГАИС по контролю за оборотом алкоголя, на базе ТТН создают декларации по «алкогольным» сделкам. Накладную заполняют на каждую отдельную партию алкоголя, отдельно каждому получателю, даже если перевозят их одним транспортом.

В товарно-транспортной накладной один раздел посвящен сведениям о товаре, другой — о транспорте:

  • в товарном разделе указывают данные, которые нужны отправителю товара для его списания с учета, получателю — для оприходования;
  • в транспортном разделе указывают данные для перевозчика и отправителя: число мест, погрузочно-разгрузочные работы, стоимость услуги перевозки.

Какой документ нужен для налогового и бухгалтерского учета

Хотя обязательное оформление ТТН отменили с 2013 года, до сих пор иногда возникают споры с контролирующими органами по поводу отсутствия документа (не только в связи с перевозкой алкоголя). Поэтому компании часто оформляют документы по принципу «лишним не будет»: ТН, ТТН и накладную ТОРГ-12. В этом случае порядок надо закрепить в учетной политике.

Если компания вывозит товары (кроме алкоголя) собственным транспортом и договора на перевозку нет, то не понадобится ни ТН, ни ТТН. Нужна только накладная ТОРГ-12, она служит подтверждением расходов по приобретению товаров. Тогда расходы на транспортировку учитываются в общем порядке по документам о покупке бензина, оплате труда водителя, амортизации транспортного средства и пр.

Чтобы легче вводить в учет накладные, пользуйтесь веб-сервисом Контур. Бухгалтерия. Здесь есть встроенный электронный документооборот и система распознавания первичных документов. В сервисе легко вести учет, работать с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) — это документ, который нужен для учёта перемещения автомобильным транспортным средством товарно-материальных ценностей и оплаты их перевозки. Накладная фиксирует то, что отправитель списал груз со своего склада, а покупатель получил его.

Например, вы решили купить товар в городе А для переработки или перепродажи в городе Б. Допустим, вес товара составляет 20 тонн. При проверке потребуется подтвердить документально, каким образом перемещался груз. У этой операции есть риск быть признанной бестоварной, поэтому мы указываем автопредприятие и все подробности о перевозке. Провоз автотранспортом крупных партий груза без необходимого пакета бумаг грозит штрафами и другими санкциями как экспедитору, так и вашей организации.

Товарно-транспортную накладную оформляют в случаях, когда есть посредник между продавцом и покупателем, то есть доставку осуществляет логистическая компания.

Кто отвечает за оформление товарно-транспортной накладной?

Тот, кто заказывает перевозку. Как правило, это делает продавец-отправитель, но если транспортировку организует получатель, то он берёт эти обязанности на себя.

Когда не нужны товарно-транспортные накладные?

При самовывозе, то есть когда покупатель товара отвечает за доставку — в этом случае будет достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12. Иначе говоря, ТТН нужна только когда вы заключаете договор на перевозки, чтобы водитель мог предъявить документ контролирующим органам во время транспортировки.

В 2013 году появилась товарная накладная (ТН) альтернатива товарно-транспортной накладной (ТТН). Чем они отличаются?

  • В товарной накладной нет транспортного раздела, потому что на основании этой бумаги товарно-материальные ценности (ТМЦ) не ставятся на учёт.
  • ТН — это просто сопроводительная документация, подтверждающая доставку и предоставление транспортных услуг.
  • ТН не может использоваться как база для бухгалтерской отчётности.
  • Документы регулируются разными законодательными актами.
  • ТТН включает только товарный и транспортный разделы, а в ТН их 17.
  • ТТН необходимо выписывать в четырёх экземплярах, ТН — в трёх.
  • ТТН содержит подробную информацию о грузе (код, стоимость и количество), графы для подписей ответственных за отгрузку.
  • ТН предусматривает желаемые условия для перевозки (при какой температуре, в какой упаковке, каким транспортом) и переадресацию в случае изменения адреса получения во время транспортировки.
  • Товарно-транспортная накладная не предусматривает строки об НДС, из-за чего возможны претензии со стороны налоговой по поводу правомерности вычета.
  • При наличии ТН можно не заполнять ТТН, но при выдаче последней заводить ТН всё ещё нужно — документы не всегда носят взаимоисключающий характер.

Перечень товаров (ТМЦ), которые в Российской Федерации можно перемещать только по ТТН:

  • Алкоголь
  • Спиртосодержащая продукция
  • Этиловый спирт

Сколько нужно товарно-транспортных накладных?

Документ делается в четырёх экземплярах:

  • Первый остаётся у грузоотправителя (он нужен для списания груза)
  • Ещё три копии с визами отправителя водитель подписывает и берёт с собой
  • Одна из копий остаётся у грузополучателя (для добавления товара на учёт)
  • Два оставшихся экземпляра нужны организации, которая владеет автотранспортом, чтобы произвести расчёт с заказчиком и выдать заработную плату водителю

Как правильно заполнять бланк?

  • Начинаем с номера накладной из внутреннего документооборота фирмы, даты заполнения (она же дата отправки груза)
  • Пишем полное название, фактический адрес и телефон отправителя и получателя
  • В поле «Плательщик» указываем дополнительно реквизиты получателя
  • Заполняем марку и госномер автомобиля (и прицепа, если он есть), номер путевого листа (внутреннего документа компании-отправителя), данные о владельце и водителе из путевого листа
  • В специальном окошке справа от каждой фирмы нужно вписать код общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО)

Первый раздел (товарный) нужен для списания товара у того, кто его отгружает, и оприходования у компании-покупателя. Он должен содержать:

  • Наименование груза и информацию о его ценности
  • Сертификаты, паспорта качества и прочую сопроводительную документацию
  • Дату и время отправки и принятия груза
  • Информацию о том, что заявка на перемещение груза принята
  • Стоимость перевозки и то, как будет производиться расчёт
  • Дату составления, подписи директоров или других ответственных представителей компаний с расшифровками

Второй (транспортный) раздел предназначен для расчётов за перевозку и включает:

  • Данные об автомобиле и водителе, который повезёт груз
  • Номер водительского удостоверения водителя

Теперь проверяем подписи:

  • В строке «Отпуск разрешил» должен расписаться руководитель фирмы или начальник склада
  • Товарный раздел подписывает главный бухгалтер
  • Работник грузоотправителя, который отгрузил ТМЦ, ставит подпись в строке «Отпуск груза произвёл»
  • Если грузополучатель лично получает товар в месте отгрузки, он расписывается в графе «Груз получил грузополучатель»
  • В строке «Принял» транспортного раздела ставится подпись при поступлении на склад грузополучателя

Если была допущена ошибка — ничего страшного, её можно зачеркнуть, исправить, заверив подписью и указав дату.

Что делать при утрате, недостаче или повреждении груза? Это ответственность перевозчика?

Грузоотправитель должен надлежащим образом упаковать и закрепить груз, указать вес товара в нетто и брутто. Если водителю кажется, что погрузка была произведена неправильно, он либо ставит отметку об этом и требует грузоотправителя её заверить, либо отказывается от перевозки, чтобы предотвратить нарушения. В противном случае по закону экспедитор должен предоставить доказательства того, что ТМЦ повреждены не по его вине. Иначе ему не избежать материальной ответственности за недостачу или порчу.

Транспортная накладная относится к первичным бланкам и служит для учета передвижения грузов, сопровождения товарно-материальных ценностей от отправителя к получателю.

Данный документ не надо путать с товарной накладной, она только свидетельствует, что право собственности на товар перешло от продавца к покупателю, также следует разделять понятия ТН и ТТН (товарно-транспортная накладная).

Транспортная накладная используется, когда нужно подтвердить списание продукции у отправителя, транспортировку перевозчиком и занесение в приход груза у конечного получателя. Чтобы заполнить такой бланк, надо обязательно указать полную информацию о продукции, транспортном средстве, используемом для транспортировки, условиях доставки, данные об отправителе и грузополучателе. Для этого применяется унифицированная форма, которая претерпела очередные изменения в 2021-м.

Транспортная накладная. Актуальный бланк и образец документа

Применять транспортную накладную необходимо на территории РФ с 25. Такая форма бланка использовалась до 2017 года, когда для документа Постановлением Правительства № 1529 от 12. 17 была выпущена новая редакция. Раньше документ служил основанием только для перевозки крупногабаритных, тяжеловесных грузов. Изменившаяся форма применяется не для крупногабаритных и тяжеловесных грузов, но также и для иных видов товаров, перевозимых крупногабаритными ТС.

Помимо формы видоизменились особенности заполнения документа транспортная накладная. В специальных графах указывается маршрут передвижения транспорта, в том числе с опасными грузами. Отдельно указывается стоимость предоставляемых услуг (водитель или логистическая компания), а также условия, порядок расчетов между исполнителем и заказчиком.

  • в первом разделе необходимо указать информацию об отправителе груза, оставлено место для отметки, что отправителем является экспедитор;
  • добавлен пункт 1а, где можно указать полные сведения о получателе товара или заказчике работ;
  • раздел 3 теперь включает не только данные о наименовании груза, но и стоимость/ценность товара, реквизиты товарного документа, он же и подтверждает отгрузку продукции со склада;
  • в графе о приемке товара надо указать данные о доставке груза, личности того, кто будет принимать и забирать товар (необходимы подписи перевозчика и лица, забирающего груз).

Различия ТТН и ТН, особенности заполнения

Несмотря на то, что в практику перевозок грузов были введены накладные нового типа, отмены ТТН (товарно-транспортной) так и не произошло. Сегодня правила перевозок груза разрешают использование транспортных накладных обоих типов. Но различия между ними есть, так, ТТН отличается от ТН следующим:

Как заполняется транспортная накладная в 2021 году?

Документ заполняют следующим образом:

  • в разделы 1-6, 16 отправитель вносит информацию о перевозчике, получателе, товаре, записывает данные обо всех сопроводительных документах, условиях приемки товара, обязательно ставятся дата и подписи всех сторон;
  • в документе прописываются условия перемещения, это разделы 8-11, 13, а также 15 и 16, обязательно оформление пунктов транспортной накладной, касающихся стоимости предоставляемых услуг, порядка оплаты, параметров грузового ТС;
  • в разделе 13 ставится отметка о перемещении транспортным средством грузов с опасными свойствами;
  • расписывается маршрут следования, даты и сроки;
  • обязательно проставляется стоимость груза, расчета и оплаты пошлины, провозной платы;
  • при сдаче товара по достижении конечного пункта следования заполняется 7 пункт транспортной накладной.

При подготовке накладной обновленной формы не допускаются прочерки или пустые поля. Это соответствует требованиям нового Постановления и транспортному Уставу, которые и регулируют движение подобных документов, осуществление грузоперевозок. Заполнение выполняется в трех экземплярах, по одной накладной получают отправитель, заказчик и транспортная компания. Бланк подписывается, прикладывается к пакету документации на груз. Когда товар перевозят несколькими автомобилями, необходимо заполнение накладной на каждый. То есть для всех ТС оформляется по три таких экземпляра.

Транспортная накладная — важный, обязательный к заполнению документ, он нужен при перемещении любых товаров. На нем базируется учет и регулирование перевозок, расчета расходов, связанных с транспортировкой, стоимости оказанных услуг.

Порядок оформления транспортной накладной регламентируется специальными Правилами грузоперевозок автомобильным транспортом. В бланке всегда заполняются все разделы, информация должна быть полной и исчерпывающей.

Накладные — это вид сопроводительных документов для товаров. В разных случаях компании и ИП используют разные виды накладных, а иногда заменяют их универсальными передаточными документами. Расскажем, как выбрать тип накладной, как заполнить и подписать.

Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т)

Виды накладных и обязательные реквизиты

Накладную прилагают к товару, когда передают его от одного владельца другому. Ее используют при продаже и перевозке товара: подпись покупателя на накладной подтверждает, что товар принят и с ним все в порядке. Физлица подписывают накладные, например, когда принимают дома доставку из Икеи. Юрлица и ИП точно так же принимают товары от поставщика вместе с накладной. Скажем, кофейня заказывает партию сливок, а своей подписью в накладной поставщика как бы сообщают: сливки получили, претензий нет.

Есть несколько форм накладных:

  • товарная (ТОРГ 12);
  • товарно-транспортная;
  • транспортная.

А еще организации могут вводить собственные формы этого документа, закрепив их в учетной политике и согласовав с контрагентами. Это стоит делать, если специфика предприятия требует вносить в документ дополнительные сведения, для которых нет полей в типовой форме: например, стоимость в иностранной валюте.

В любой накладной — типовой форме или разработанной самостоятельно — должны быть обязательные реквизиты, без которых он не имеет юридической силы:

  • вид товара, его количество и стоимость;
  • НДС;
  • в накладных на перевозку — сведения о перевозчике;
  • реквизиты поставщика и покупателя;
  • подпись и печать поставщика и покупателя.

Реже используют другие формы накладных: на отпуск материалов на сторону — при отпуске материалов со склада в филиалы или другим юрлицам. Накладная-требование служит для учета движения ТМЦ между цехами или отделами одной организации.

Зачем нужны накладные

Мы уже сказали, что накладная с подписями показывает, что поставщик передал, а покупатель принял товар по такой-то цене в такие-то сроки.

Но еще накладные — это первичные документы. Они помогают подтвердить расходы для налоговой, если компания или ИП работают на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы». Еще они нужны для получения вычета по НДС, но тогда накладная сопровождается счетом-фактурой. Но если накладную подписывают в момент передачи товара, то счет-фактуру можно сформировать и передать в течение 5 дней после этого. Эти два документа во многом дублируют друг друга, но они не взаимозаменяемы. Иногда вместо накладной оформляется универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет пару накладная + счет-фактура.

Отсутствие накладных или ошибки в них могут привести к неточностям в бухотчетности. А это уже ведет к проблемам с налоговой, расчетом дивидендов и получением кредита. К тому же накладные подтверждают совершение операции и выполнение обязательств, и если дело доходит до суда, они становятся важным аргументом для решения спора.

Товарная накладная ТОРГ-12

С помощью этой накладной оформляют продажу юрлицу или ИП, для сопровождения товаров физлицам обычно не применяют. Заполняют в двух экземплярах, если оформляется на бумаге: один остается у продавца и свидетельствует об отгрузке товаров, другой отдают покупателю при приемке товаров. В электронном виде поставщик создает один файл документа и пересылает его покупателю, для этого у каждого из них должны быть электронные подписи и подключение к системе ЭДО.

Чаще всего в сделках используют стандартную форму ТОРГ-12, но компания вправе создать собственный шаблон и закрепить его в учетной политике.

При заполнении товарной накладной в графу 3 вносят код товара: либо внутренний номенклатурный номер, либо код товара из ОКПД2, который помогает понять, какую ставку НДС применять при продаже этого товара. Если товар облагается по льготной ставке, то лучше в накладной проставлять именно код из ОКПД2: это будет дополнительным подтверждением правомерности применения ставки.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортную накладную по форме Т-1 заполняют, если товар доставляет перевозчик: в ней есть поля для сведений о транспортной компании и условиях доставки. До 2013 года этот документ был обязательным, но теперь он необходим только при перевозке спирта и спиртосодержащей продукции, иначе такая перевозка будет незаконной, даже если поставщик доставляет груз собственным транспортом. Сведения из Т-1 передаются в систему ЕГАИС для контроля за оборотом алкоголя и на основе Т-1 формируются декларации по «алко-сделкам». При этом на каждую партию алкоголя нужно заполнять отдельную накладную.

Некоторые компании, которые не торгуют алкоголем, продолжают заполнять форму Т-1 для собственного учета, но тогда работу с этой формой нужно закрепить в учетной политике.

В накладной есть два раздела — о товаре и транспорте:

  • товарный раздел заполняется сведениями о товаре: название, стоимость, количество, это нужно для списания с учета у поставщика и для оприходования у покупателя;
  • товарный раздел заполняется сведениями для перевозчика и отправителя груза: стоимость перевозки, погрузочно-разгрузочные работы, число мест.

Транспортная накладная

Транспортная накладная необходима с 1 января 2021 года при доставке грузов по России (закон от 08. 2007 № 259-ФЗ, ст. 785 ГК, Правила перевозок грузов автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200). Перевозчик должен предъявить его инспекторам дорожной инспекции.

Транспортную накладную заполняют в трех экземплярах: вносят данные о грузе, ответственных лицах, приемке и сдаче товара. С 1 января 2022 года можно заполнять этот документ в электронном виде.

Транспортная накладная подтверждает стоимость доставки, заключение договора перевозки и сопроводительные работы при доставке, поэтому он нужен как первичный документ для учета расходов на перевозку. Даже если компания заполняет товарно-транспортную накладную Т-1, то транспортную накладную для перевозки она все равно обязана сформировать — если, конечно, не доставляет товары собственными силами (помимо алкоголя).

Ведите учет накладных и других первичных документов в веб-сервисе Контур. Бухгалтерия. В системе понятный интерфейс, бухгалтерский и налоговый учет, зарплата, отчетность и другие полезные инструменты. Первые две недели бесплатны для новичков.

Новый бланк транспортной накладной применяют с 1 января 2021 года. Оформлять его должны все три стороны сделки по перевозке товаров: отправитель, перевозчик и получатель, а иногда еще и экспедитор. Расскажем, что изменилось в бланке и как его заполнять.

Что нового в транспортной накладной в 2021

Товарно-транспортная накладная (форма N 1-Т)

Обновленную накладную применяют с начала 2021 года. Она утверждена постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4. В нем появились новые графы.

  • Раздел 1 «Грузоотправитель». Появилась отметка, что отправитель груза — экспедитор: ставьте галочку, если экспедитор платит за доставку груза согласно договору и значит имеет статус отправителя. А еще добавился раздел 1а для сведений о заказчике доставки — их вносят при необходимости.
  • Раздел 3 «Груз». Указывают стоимость груза и входные данные товарных накладных, счетов-фактур, договора, которые относятся к грузу.
  • Раздел 6 «Прием груза». Вписывают данные о лице, которое передает груз перевозчику.
  • Раздел 11 «Транспортное средство». Сюда вносят данные о машине и код, который характеризует тип владения автомобилем: «1» — авто в собственности, «2» — арендованное автосредство; «3» — в лизинге.

В течение 2021 года накладную составляют в бумажном виде, а с начала 2022 года появится формат электронного документа, ожидается его утверждение от ФНС, Минтранса и Минцифры.

Когда заполняют транспортную накладную

С помощью транспортной накладной оформляют перевозки товаров на автотранспорте по РФ. Это первичный документ, который подтверждает расходы на доставку груза, в нем же оговариваются условия доставки.

Если водитель везет на своем авто груз, он обязан иметь при себе транспортную накладную и предъявлять ее по требованию сотрудникам Госавтоинспекции. Если накладной на груз у водителя нет, он рискует получить штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 3 КоАП РФ).

Накладная нужна в двух случаях:

  • если продавец доставляет товар на собственном транспорте (кроме тех случаев, когда стоимость доставки включена в цену товара и это отражено в договоре);
  • если товар от продавца покупателю доставляет сторонняя компания.

Накладную не оформляют в таких ситуациях:

  • если товар доставляет поставщик, но доставка включена в стоимость товара;
  • если покупатель забирает груз на собственной машине, тогда расходы на перевозку он подтверждает зарплатной ведомостью, путевым листом или другим документом.

Кто отвечает за оформление документа

Транспортную накладную оформляет заказчик перевозки — грузоотправитель или экспедитор. Но вообще, стороны при составлении договора перевозки могут решить, кому поручить оформление накладной, это может быть и перевозчик. А если груз перевозят для личных или семейных нужд, то составить бумагу тоже может перевозчик.

Сколько экземпляров нужно

В заполнении бумаг участвуют три стороны: отправитель груза, перевозчик и получатель. Каждый из них вносит свои сведения на своем этапе работы. Поэтому бумажные ТН составляют в трех экземплярах, чтобы у каждой стороны был свой оригинал. Каждый из них должны подписать все стороны. Изначально, при отправке груза, накладная заполняется не полностью, сведения в некоторые разделы добавляются в процессе доставки и при передаче груза в конце доставки.

Еще один нюанс: если партия груза не вошла в одну машину, а распределилась по 2 и более машинам, на каждое авто нужно составить отдельный документ в трех экземплярах. Водитель каждой машины будет заполнять часть данных в своих бланках. Но если один автомобиль везет несколько заказов, на них можно составить единый документ.

Как заполняют транспортную накладную

Есть требования к накладной, которые делают ее действительной (основаны на Правилах перевозок груза автотранспортом, Письме Минтранса РФ от 26. 2021 № Д3/6976-ИС).

Для подтверждения расходов указывают дату, сведения обо всех сторонах, стоимость перевозки. В разделах 6, 7, 15, 16 указывают должности ответственных лиц, имена и подписи. В накладной не обязательно ставить печать, но если поставите — это ни на что не повлияет. Если строка не заполняется из-за отсутствия сведений, в ней ставят прочерк. Можно не заполнять разделы с пометкой «при необходимости».

Накладную можно начать заполнять ручкой с синими или черными чернилами, а еще с помощью компьютера и распечатать экземпляр для грузоотправителя с уже заполненными полями. Далее можно продолжить заполнять документ ручкой.

Как грузоотправитель заполняет транспортную накладную

Отправлять груз могут поставщик, покупатель или экспедитор. Иногда покупатель становится и отправителем, и получателем груза.

Шапка: вносится день заполнения, номер ТН и экземпляра, указывается день доставки и номер заявки на доставку.

Раздел 1. Имя заказчика или название организации, контакты и другие данные. Если экспедитор платит за доставку, он считается грузоотправителем, тогда ставит галочку в соответствующем поле.

Раздел 2. Заполняется по аналогии с Разделом 1, но с указанием сведений о грузополучателе.

Раздел 3. Раздел обширный, в него вносят сведения о грузе: название груза, число грузовых мест, масса, размеры, опасные вещества, если есть, стоимость. Данные об объявленной ценности берут из товарной накладной или УПД.

Раздел 4. Здесь приводят реквизиты отгрузочных документов, которые прилагаются к накладной, чтобы избежать сомнений налоговой в реальности сделки.

Раздел 5. Здесь пишут сроки доставки, температурный режим и другие требования при обращении с грузом. А еще вносят сведения об автомобиле, который будет везти груз.

Раздел 6. Сюда вписывают сведения о лице, которое передает груз перевозчику, адрес, день и время погрузки. Затем добавляют фактические данные по итогам погрузки, описывают. Фиксируют состояние груза, вес, число грузомест. Причастные к погрузке ставят свои подписи под разделом.

Раздел 7. Сюда вносят адрес, дату и время доставки.

Раздел 15 и раздел 16. Здесь нужны должность, имя и подпись.

Как перевозчик заполняет накладную

Раздел 6 и раздел 7. Подписывает водитель перевозчика.

Раздел 8. Сюда перевозчик вписывает плату за хранение на складе, штраф за задержку вывоза и пр.

Раздел 9. Здесь указывают дату заказа, имя, должность принявшего заказ и его подпись. В течение трех дней после этой даты перевозчик должен рассмотреть заявку.

Раздел 10. Указывают имена и контакты перевозчика и его водителя.

Раздел 11. Данные о машине и тип владения: в собственности, в аренде или лизинге.

Раздел 12. Раздел для комментариев.

Раздел 13. Номер, дата и период действия разрешения на транспортировку, сведения о маршруте — если везем опасные или крупногабаритные грузы, режим работы водителя.

Раздел 14. Если меняется адрес доставки, водитель вносит сюда новый.

Раздел 15. Нужна подпись.

Раздел 16. Стоимость услуги доставки, провозную плату и метод расчета, расходы на перевозку, НДС. Также сюда вписывают название, адрес и банковские реквизиты сторон, ставят подписи ответственных лиц.

Как грузополучатель заполняет накладную

Раздел 7. Получатель принимает груз, осматривает его и затем в присутствии перевозчика вносит следующие данные в бумаги:

  • день и время прибытия машины для выгрузки товара, день и время отъезда пустой машины;
  • состояние груза, упаковки, пломб и пр.; если груз прибыл в запечатанном контейнере с пломбами, состояние можно не проверять, а если пломбы сорваны, придется открыть контейнер и описать состояние и число товаров;
  • вес груза  — способ взвешивания должен быть тот же, что и при отправке;
  • число грузовых мест.

Раздел 17. Если у любой из сторон возникают претензии к провозу или состоянию груза, сюда вписывают замечания. Если замечания обширные, то составляют акт с перечислением претензий, а в 17 раздел вносят только номер акта и поясняют, что замечания приведены в нем.

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если допустили ошибку при заполнении документа, не нужно все переписывать. Можно сделать исправление прямо в бумажном бланке:

  • зачеркните одной чертой текст с ошибкой, но так чтобы его можно было прочитать;
  • внесите правильную запись рядом;
  • сделайте пометку «Исправлено» и проставьте дату исправления;
  • подпишите правку, расшифруйте подпись.

Не нужно закрашивать текст с ошибкой с помощью белил или заштриховывать его полностью — это может стать основанием для претензии от контролирующих органов.

Что значит накладная для бухгалтерского учета

Минфин считает, что транспортная накладная для подтверждения договора о доставке необходима. Но суды считают, что из-за отсутствия накладной нельзя признать договор перевозки недействительным — просто нужны другие доказательства. ФНС учла мнение Верховного суда и нормы ст. 252 НК РФ и решила, что при отсутствии транспортной накладной или при неверном заполнении организация или ИП могут представить другие документы, которые косвенно подтверждают расходы. Это могут быть договоры, счета-фактуры, платежки, товарные накладные.

Чтобы упростить учет и работу с первичными документами, подключите веб-сервис Контур. Бухгалтерия. В системе легко вести бухгалтерский и налоговый учет, обмениваться документами, рассчитывать налоги и зарплату, автоматически формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.

Срок действия Правил ограничен 01. 2026.

100. Информация, определенная разделами формы транспортной накладной, является обязательной к заполнению, за исключением случаев, когда информация имеет отметку «(при необходимости)».

Идентификационный номер налогоплательщика указывается в отношении лиц, зарегистрированных в налоговых органах Российской Федерации.

Для иностранной организации при отсутствии регистрации в налоговых органах Российской Федерации вместо идентификационного номера налогоплательщика указываются иные реквизиты, позволяющие идентифицировать иностранное юридическое лицо, в том числе страна, резидентом которой оно является. Для иностранного физического лица, являющегося грузоотправителем, заказчиком услуг, связанных с перевозкой груза или грузополучателем, вместо идентификационного номера налогоплательщика указывается страна, резидентом которой оно является, данные документа, удостоверяющего личность (вид, номер, дата выдачи документа).

101. К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 «Грузоотправитель», 1а «Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)», 2 «Грузополучатель», 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии), 6 «Перевозчик», 7 «Транспортное средство», 8 «Прием груза», 9 «Переадресовка» (при наличии), 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» относятся:

для юридического лица — полное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, адрес места нахождения, номер телефона;

для физического лица — фамилия, имя, отчество (при наличии), идентификационный номер налогоплательщика или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.

При этом если в разделе 8 «Прием груза» лицо, осуществившее погрузку груза (лицо — владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование, а в электронной транспортной накладной — идентификационный номер налогоплательщика грузоотправителя.

К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся идентификационный номер налогоплательщика составителя документа, наименование документа, дата и номер документа. Для иностранного физического лица — составителя документа указывается также фамилия, имя, отчество (при наличии).

102. Раздел 1 «Грузоотправитель» заполняется в отношении грузоотправителя, являющегося стороной договора перевозки груза, в значении, определенном Федеральным законом.

В случаях, когда кроме договора перевозки груза присутствует договор на выполнение услуг по организации перевозки груза (в значениях, определенных Федеральным законом «О транспортно-экспедиционной деятельности»), в разделе 1 «Грузоотправитель» указываются:

лицо, которое является исполнителем услуг по организации перевозки груза и принимает груз во владение для перевозки с одновременным проставлением отметки «является экспедитором», за исключением случаев, предусмотренных настоящим пунктом;

лицо, которое является заказчиком услуг по организации перевозки груза, если факт передачи груза во владение исполнителю услуг, связанных с организацией перевозки груза, для перевозки отсутствует, в том числе если такое лицо самостоятельно осуществляет погрузку груза в транспортное средство либо погрузка осуществляется по его поручению.

103. Раздел 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)» заполняется при наличии договора на выполнение услуг по организации перевозки груза, если грузоотправителем является исполнитель таких услуг. Также указываются реквизиты указанного договора.

104. Раздел 2 «Грузополучатель» заполняется в отношении грузополучателя в значении, определенном Федеральным законом.

Вносится информация о месте доставки груза.

105. Раздел 3 «Груз» заполняется лицом, осуществившим погрузку груза в транспортное средство, указанным в разделе 8 «Прием груза». В разделе 3 «Груз» указывается информация о наименовании груза, его состоянии и иная информация, определенная настоящим разделом.

В случае погрузки груза на транспортное средство путем погрузки груженого или порожнего контейнера в разделе 3 «Груз» указывается наименование груза «Контейнер», его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При этом оформление сопроводительной ведомости производится с обязательным указанием в ней характеристик и наименования груза, погруженного в контейнер, или с указанием об отсутствии груза в контейнере.

106. В раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии) вносятся наименования, реквизиты прилагаемых к транспортной накладной документов, указанных в настоящем разделе.

107. В раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки» вносится информация о маршруте перевозки, о сроке доставки груза грузополучателю, об ограничениях скорости движения, об особенностях перевозки конкретного груза, о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка, их контактах и о способах передачи указаний на переадресовку, об указаниях, необходимых для выполнения требований законодательства Российской Федерации.

108. Раздел 6 «Перевозчик» заполняется в отношении юридического лица или индивидуального предпринимателя, принявшего на себя по договору перевозки груза обязанность перевезти и выдать управомоченному на их получение лицу вверенный грузоотправителем груз в пункте назначения с использованием транспортных средств, указанных в разделе 7 «Транспортное средство», находящихся в законном владении перевозчика.

При этом если лицо не осуществляет фактическое перемещение груза, такое лицо в разделе не указывается.

Также в разделе 6 «Перевозчик» указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), идентификационный номер налогоплательщика или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителя).

109. В раздел 7 «Транспортное средство» вносится информация, определенная настоящим разделом, в отношении транспортного средства (в случае перевозки автопоездом — в отношении тягача, прицепа, или полуприцепа отдельно).

В поле «Тип владения» указывается цифра, соответствующая типу владения транспортным средством перевозчиком, указанным в разделе 6 «Перевозчик».

Тип владения «2 — совместная собственность супругов» определяется при использовании перевозчиком транспортного средства, зарегистрированного в установленном порядке на одного из супругов, не являющегося перевозчиком.

Тип владения «5 — безвозмездное пользование» определяется при использовании транспортного средства на безвозмездной основе на основании доверенности или договора.

110. В раздел 8 «Прием груза» вносится информация, подтверждающая вверение грузоотправителем груза перевозчику.

В разделе 8 «Прием груза» указывается информация о лице, осуществившем погрузку груза в транспортное средство:

грузоотправителе — в случае осуществления погрузки непосредственно грузоотправителем, который указан в разделе 1 «Грузоотправитель»;

ином уполномоченном грузоотправителем лице, осуществившем погрузку груза в транспортное средство, если это предусмотрено договором перевозки груза, с указанием документов, подтверждающих такие полномочия. При этом при наличии договора на выполнение услуг, связанных с организацией услуг по перевозке груза, когда грузоотправитель принимает груз во владение для перевозки, таким лицом не может указываться заказчик услуг, связанных с перевозкой груза.

В указанном разделе проставляются подписи:

грузоотправителя (лица, осуществившего погрузку груза в транспортное средство);

водителя (после сверки водителем соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разделе 3 «Груз», а также после внесения оговорок и замечаний перевозчика при приеме груза).

Для подписания электронной транспортной накладной водителем может использоваться простая электронная подпись (в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме») или усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат проверки ключа которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке, при условии последующего подписания электронной транспортной накладной усиленной квалифицированной электронной подписью перевозчика.

111. В раздел 9 «Переадресовка» вносится информация, необходимая для организации переадресовки груза, определенная настоящим разделом (при наличии).

Раздел 9 «Переадресовка» заполняется перевозчиком:

при получении перевозчиком указания о переадресовке груза от грузоотправителя (если такие полномочия не передавались грузоотправителем грузополучателю в разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»);

при получении перевозчиком указаний от грузополучателя (если такие полномочия передавались грузоотправителем грузополучателю в разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»).

112. В раздел 10 «Выдача груза» вносится информация, подтверждающая выдачу груза перевозчиком грузополучателю (лицу, управомоченному на получение груза).

В указанном разделе проставляется подпись грузополучателя или уполномоченного грузополучателем лица. При этом если грузополучателем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, проставляется подпись лица, уполномоченного этим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на действия по приемке груза и (или) на оформление факта приемки груза.

113. В раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)» вносятся отметки грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, в том числе сведения об актах взвешивания и иных коммерческих актах, составленных сторонами договора перевозки от начала до окончания оформления транспортной накладной.

114. Раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» заполняется в случае использования транспортной накладной в качестве первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

В указанный раздел вносится предусмотренная настоящим разделом информация о стоимости услуг перевозки без налога, налоговой ставке, сумме налога, предъявляемого покупателю, стоимости услуг перевозки с налогом, а также о подписях и должностях лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны перевозчика и грузоотправителя, об иных реквизитах, необходимых для идентификации этих лиц.

Правила использования материалов сайта ATI

Все права на любые материалы, опубликованные на сайте ATI. SU, защищены в соответствии с российским и международным законодательством об авторском праве и смежных правах. Вся информация, размещенная на данном веб-сайте, предназначена только для персонального использования. Запрещается ее воспроизведение, копирование и/или распространение в какой-либо форме, а также автоматизированное извлечение ее любыми сервисами без официального разрешения Админиcтрации сайта.

Транспортная накладная

Внимание! Транспортная накладная не является сопроводительным документом, удостоверяющим легальность производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (Разъяснение Росалкогольрегулирования от 08. 2011).

Применяется — с 1 марта 2022 года

Утверждена — Постановлением Правительства РФ от 21. 2020 N 2200 <1>

— в MS-Excel

Образец заполнения транспортной накладной >>>

Материалы по заполнению транспортной накладной:

— Готовое решение: Как заполнить транспортную накладную с 1 марта 2022 г.

— Статья: Изменились форма транспортной накладной и правила оформления перевозочных документов (Сухов А. ) («Бухгалтер Крыма», 2022, N 1)

Архивные формы транспортной накладной:

— транспортная накладная с 1 января 2021 года до 1 марта 2022 года

— транспортная накладная с 22 декабря 2017 года по 31 декабря 2020 года

— транспортная накладная с 15 декабря 2015 года по 21 декабря 2017 года

— транспортная накладная с 13 марта 2012 года по 14 декабря 2015 года