Товарно-транспортная и транспортная накладная

Ваш браузер устарел!

Для корректной работы c сайтом
glavkniga. ru
обновите свой браузер:

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Mozilla/5. 0 (iPhone; CPU iPhone OS 5_0 like Mac OS X) AppleWebKit/534. 46 (KHTML, like Gecko) Version/5. 1 Mobile/9A334 Safari/7534

Транспортная накладная — это первичный учетный документ, который обязательно применять при заключении договора на перевозку грузов автомобильным транспортом:

  • ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Информация Минфина России № ПЗ-10/2012;
  • ч. 1, 2 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Составлять такую транспортную накладную нужно по установленной форме:

В конце статьи есть шпаргалка

В этой накладной грузоотправитель и перевозчик согласовывают условия перевозки. Для бухгалтерского и налогового учета она подтверждает прием и сдачу груза, а также расходы на перевозку (Письмо Минфина России от 15. 2018 № 03-03-06/1/73696).

Грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель заинтересованы в правильности заполнения транспортной накладной:

  • с 1 января 2022 года можно формировать не только на бумаге, но и в электронном виде;
  • с 1 марта 2022 года — по обновленной форме (Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ, Постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 и от 30.11.2021 № 2116).

При отгрузке товара компания может составить товарно-транспортную и транспортную накладную — к тому же требования к последней изменились с начала 2021 года. Расскажем в статье, как сделать выбор.

Что такое транспортная накладная

Товарно-транспортная и транспортная накладная

С 1 января 2021 года транспортная накладная — это необходимый документ при доставке товаров на автомобиле по территории РФ (закон от 08. 2007 № 259-ФЗ, ст. 785 ГК, Правила перевозок грузов автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200). Этот документ водитель должен по требованию предъявлять инспекторам ГИБДД, он составляется в трех экземплярах и содержит сведения о грузе, о его приемке и сдаче, об ответственных лицах.

Верно заполненная ТН — это первичный документ, который подтверждает услуги по доставке груза, заключение договора перевозки и стоимость доставки. Так что он важен для компании и нужен бухгалтеру, который на его основании учитывает расходы на транспортировку.

А еще важно использовать новый бланк накладной, утвержденный постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4.

Что такое товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортную накладную оформляют к транспортной накладной (постановление Госкомстата №78 от 28-11-97). Но с 2013 года этот документ перестал быть обязательным (информация №ПЗ-10/2012 Минфина), хотя многие компании продолжают использовать его — и в таком случае использование формы 1-Т должно отражаться в учетной политике.

Обязательна ТТН только при перевозке алкоголя и спиртосодержащей продукции, этилового спирта (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 22. 1995 № 171-ФЗ). В противном случае перевозка и сама поставка алкоголя признается незаконной. Партию алкоголя сопровождают также справками, сертификатами и декларациями, но ТТН также необходима. Даже если груз перевозят собственным транспортом и только между складами компании.

Из ТТН сведения о партии алкоголя поступают в систему ЕГАИС по контролю за оборотом алкоголя, на базе ТТН создают декларации по «алкогольным» сделкам. Накладную заполняют на каждую отдельную партию алкоголя, отдельно каждому получателю, даже если перевозят их одним транспортом.

В товарно-транспортной накладной один раздел посвящен сведениям о товаре, другой — о транспорте:

  • в товарном разделе указывают данные, которые нужны отправителю товара для его списания с учета, получателю — для оприходования;
  • в транспортном разделе указывают данные для перевозчика и отправителя: число мест, погрузочно-разгрузочные работы, стоимость услуги перевозки.

Какой документ нужен для налогового и бухгалтерского учета

Хотя обязательное оформление ТТН отменили с 2013 года, до сих пор иногда возникают споры с контролирующими органами по поводу отсутствия документа (не только в связи с перевозкой алкоголя). Поэтому компании часто оформляют документы по принципу «лишним не будет»: ТН, ТТН и накладную ТОРГ-12. В этом случае порядок надо закрепить в учетной политике.

Если компания вывозит товары (кроме алкоголя) собственным транспортом и договора на перевозку нет, то не понадобится ни ТН, ни ТТН. Нужна только накладная ТОРГ-12, она служит подтверждением расходов по приобретению товаров. Тогда расходы на транспортировку учитываются в общем порядке по документам о покупке бензина, оплате труда водителя, амортизации транспортного средства и пр.

Чтобы легче вводить в учет накладные, пользуйтесь веб-сервисом Контур. Бухгалтерия. Здесь есть встроенный электронный документооборот и система распознавания первичных документов. В сервисе легко вести учет, работать с сотрудниками, сдавать отчетность через интернет. Первые 14 дней бесплатны для всех новичков.

Приложение N 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным
транспортом(в ред. Постановления Правительства РФ от 30. 2021 N 2116)

Экземпляр
N

1а Заказчик услуг по организации
перевозки груза (при наличии)

является
экспедитором

(реквизиты, позволяющие идентифицировать
Грузоотправителя)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать
Заказчика услуг по организации перевозки груза)

реквизиты документа, определяющего основания
осуществления расчетов по договору перевозки иным лицом, отличным от
грузоотправителя (при наличии)

(реквизиты договора на выполнение услуг по
организации перевозки груза)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать Грузополучателя)

(адрес места доставки груза)

(отгрузочное наименование груза (для опасных
грузов — в соответствии с ДОПОГ), его состояние и другая необходимая
информация о грузе)

(количество грузовых мест, маркировка, вид тары
и способ упаковки)

(масса груза брутто в килограммах, масса груза
нетто в килограммах (при возможности ее определения), размеры (высота,
ширина, длина) в метрах (при перевозке крупногабаритного груза), объем груза
в кубических метрах и плотность груза в соответствии с документацией на груз
(при необходимости), дополнительные характеристики груза, учитывающие
отраслевые особенности (при необходимости)

(в случае перевозки опасного груза — информация
по каждому опасному веществу, материалу или изделию в соответствии с пунктом
5. 1 ДОПОГ)

(объявленная стоимость (ценность) груза (при
необходимости)

Сопроводительные документы на груз (при наличии)

(перечень прилагаемых к транспортной накладной
документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными (при наличии),
карантинными, иными правилами в соответствии с законодательством Российской
Федерации, либо регистрационные номера указанных документов, если такие
документы (сведения о таких документах) содержатся в государственных
информационных системах)

(перечень прилагаемых к грузу сертификатов,
паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых
установлено законодательством Российской Федерации, либо регистрационные
номера указанных документов, если такие документы (сведения о таких
документах) содержатся в государственных информационных системах)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать
документ(-ы), подтверждающий(-ие) отгрузку товаров) (при наличии), реквизиты
сопроводительной ведомости (при перевозке груженых контейнеров или порожних
контейнеров)

Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки

(маршрут перевозки, дата и время/сроки доставки
груза (при необходимости)

(контактная информация о лицах, по указанию
которых может осуществляться переадресовка)

(указания, необходимые для выполнения
фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований,
установленных законодательством Российской Федерации)

(температурный режим перевозки груза (при
необходимости), сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их
предоставления грузоотправителем), запрещение перегрузки груза)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать
Перевозчика)

(реквизиты, позволяющие идентифицировать
водителя(-ей)

(тип, марка, грузоподъемность (в тоннах),
вместимость (в кубических метрах)

(регистрационный номер транспортного средства)

Тип владения: 1 — собственность; 2 — совместная
собственность супругов; 3 — аренда; 4 — лизинг; 5 —

(реквизиты документа(-ов), подтверждающего(- их)
основание владения грузовым автомобилем (тягачом, а также прицепом
(полуприцепом) (для типов владения 3, 4, 5)

(номер, дата и срок действия специального
разрешения, установленный маршрут движения тяжеловесного и (или)
крупногабаритного транспортного средства или транспортного средства,
перевозящего опасный груз) (при наличии)

(реквизиты лица, осуществляющего погрузку груза в
транспортное средство)

(наименование (ИНН) владельца объекта
инфраструктуры пункта погрузки)

(адрес места погрузки)

(заявленные дата и время подачи транспортного
средства под погрузку)

(фактические дата и время прибытия под погрузку)

(фактические дата и время убытия)

(масса груза брутто в килограммах и метод ее
определения (определение разницы между массой транспортного средства после
погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно или
расчетная масса груза)

(количество грузовых мест)

(тара, упаковка (при наличии)

(оговорки и замечания перевозчика (при наличии) о
дате и времени прибытия/убытия, о состоянии, креплении груза, тары, упаковки,
маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест, о
проведении погрузочных работ)

(подпись, расшифровка подписи лица,
осуществившего погрузку груза, с указанием реквизитов документа,
подтверждающего полномочия лица на погрузку груза)

(подпись, расшифровка подписи водителя,
принявшего груз для перевозки)

Переадресовка (при наличии)

(дата, вид переадресовки на бумажном носителе или
в электронном виде (с указанием вида доставки документа)

(адрес нового пункта выгрузки, новые дата и
время подачи транспортного средства под выгрузку)

(реквизиты лица, от которого получено указание на
переадресовку)

(при изменении получателя груза — реквизиты
нового получателя)

Новый бланк транспортной накладной применяют с 1 января 2021 года. Оформлять его должны все три стороны сделки по перевозке товаров: отправитель, перевозчик и получатель, а иногда еще и экспедитор. Расскажем, что изменилось в бланке и как его заполнять.

Что нового в транспортной накладной в 2021

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Обновленную накладную применяют с начала 2021 года. Она утверждена постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200, бланк есть в Приложении № 4. В нем появились новые графы.

  • Раздел 1 «Грузоотправитель». Появилась отметка, что отправитель груза — экспедитор: ставьте галочку, если экспедитор платит за доставку груза согласно договору и значит имеет статус отправителя. А еще добавился раздел 1а для сведений о заказчике доставки — их вносят при необходимости.
  • Раздел 3 «Груз». Указывают стоимость груза и входные данные товарных накладных, счетов-фактур, договора, которые относятся к грузу.
  • Раздел 6 «Прием груза». Вписывают данные о лице, которое передает груз перевозчику.
  • Раздел 11 «Транспортное средство». Сюда вносят данные о машине и код, который характеризует тип владения автомобилем: «1» — авто в собственности, «2» — арендованное автосредство; «3» — в лизинге.

В течение 2021 года накладную составляют в бумажном виде, а с начала 2022 года появится формат электронного документа, ожидается его утверждение от ФНС, Минтранса и Минцифры.

Когда заполняют транспортную накладную

С помощью транспортной накладной оформляют перевозки товаров на автотранспорте по РФ. Это первичный документ, который подтверждает расходы на доставку груза, в нем же оговариваются условия доставки.

Если водитель везет на своем авто груз, он обязан иметь при себе транспортную накладную и предъявлять ее по требованию сотрудникам Госавтоинспекции. Если накладной на груз у водителя нет, он рискует получить штраф 500 рублей (ч. 2 ст. 3 КоАП РФ).

Накладная нужна в двух случаях:

  • если продавец доставляет товар на собственном транспорте (кроме тех случаев, когда стоимость доставки включена в цену товара и это отражено в договоре);
  • если товар от продавца покупателю доставляет сторонняя компания.

Накладную не оформляют в таких ситуациях:

  • если товар доставляет поставщик, но доставка включена в стоимость товара;
  • если покупатель забирает груз на собственной машине, тогда расходы на перевозку он подтверждает зарплатной ведомостью, путевым листом или другим документом.

Кто отвечает за оформление документа

Транспортную накладную оформляет заказчик перевозки — грузоотправитель или экспедитор. Но вообще, стороны при составлении договора перевозки могут решить, кому поручить оформление накладной, это может быть и перевозчик. А если груз перевозят для личных или семейных нужд, то составить бумагу тоже может перевозчик.

Сколько экземпляров нужно

В заполнении бумаг участвуют три стороны: отправитель груза, перевозчик и получатель. Каждый из них вносит свои сведения на своем этапе работы. Поэтому бумажные ТН составляют в трех экземплярах, чтобы у каждой стороны был свой оригинал. Каждый из них должны подписать все стороны. Изначально, при отправке груза, накладная заполняется не полностью, сведения в некоторые разделы добавляются в процессе доставки и при передаче груза в конце доставки.

Еще один нюанс: если партия груза не вошла в одну машину, а распределилась по 2 и более машинам, на каждое авто нужно составить отдельный документ в трех экземплярах. Водитель каждой машины будет заполнять часть данных в своих бланках. Но если один автомобиль везет несколько заказов, на них можно составить единый документ.

Как заполняют транспортную накладную

Есть требования к накладной, которые делают ее действительной (основаны на Правилах перевозок груза автотранспортом, Письме Минтранса РФ от 26. 2021 № Д3/6976-ИС).

Для подтверждения расходов указывают дату, сведения обо всех сторонах, стоимость перевозки. В разделах 6, 7, 15, 16 указывают должности ответственных лиц, имена и подписи. В накладной не обязательно ставить печать, но если поставите — это ни на что не повлияет. Если строка не заполняется из-за отсутствия сведений, в ней ставят прочерк. Можно не заполнять разделы с пометкой «при необходимости».

Накладную можно начать заполнять ручкой с синими или черными чернилами, а еще с помощью компьютера и распечатать экземпляр для грузоотправителя с уже заполненными полями. Далее можно продолжить заполнять документ ручкой.

Как грузоотправитель заполняет транспортную накладную

Отправлять груз могут поставщик, покупатель или экспедитор. Иногда покупатель становится и отправителем, и получателем груза.

Шапка: вносится день заполнения, номер ТН и экземпляра, указывается день доставки и номер заявки на доставку.

Раздел 1. Имя заказчика или название организации, контакты и другие данные. Если экспедитор платит за доставку, он считается грузоотправителем, тогда ставит галочку в соответствующем поле.

Раздел 2. Заполняется по аналогии с Разделом 1, но с указанием сведений о грузополучателе.

Раздел 3. Раздел обширный, в него вносят сведения о грузе: название груза, число грузовых мест, масса, размеры, опасные вещества, если есть, стоимость. Данные об объявленной ценности берут из товарной накладной или УПД.

Раздел 4. Здесь приводят реквизиты отгрузочных документов, которые прилагаются к накладной, чтобы избежать сомнений налоговой в реальности сделки.

Раздел 5. Здесь пишут сроки доставки, температурный режим и другие требования при обращении с грузом. А еще вносят сведения об автомобиле, который будет везти груз.

Раздел 6. Сюда вписывают сведения о лице, которое передает груз перевозчику, адрес, день и время погрузки. Затем добавляют фактические данные по итогам погрузки, описывают. Фиксируют состояние груза, вес, число грузомест. Причастные к погрузке ставят свои подписи под разделом.

Раздел 7. Сюда вносят адрес, дату и время доставки.

Раздел 15 и раздел 16. Здесь нужны должность, имя и подпись.

Как перевозчик заполняет накладную

Раздел 6 и раздел 7. Подписывает водитель перевозчика.

Раздел 8. Сюда перевозчик вписывает плату за хранение на складе, штраф за задержку вывоза и пр.

Раздел 9. Здесь указывают дату заказа, имя, должность принявшего заказ и его подпись. В течение трех дней после этой даты перевозчик должен рассмотреть заявку.

Раздел 10. Указывают имена и контакты перевозчика и его водителя.

Раздел 11. Данные о машине и тип владения: в собственности, в аренде или лизинге.

Раздел 12. Раздел для комментариев.

Раздел 13. Номер, дата и период действия разрешения на транспортировку, сведения о маршруте — если везем опасные или крупногабаритные грузы, режим работы водителя.

Раздел 14. Если меняется адрес доставки, водитель вносит сюда новый.

Раздел 15. Нужна подпись.

Раздел 16. Стоимость услуги доставки, провозную плату и метод расчета, расходы на перевозку, НДС. Также сюда вписывают название, адрес и банковские реквизиты сторон, ставят подписи ответственных лиц.

Как грузополучатель заполняет накладную

Раздел 7. Получатель принимает груз, осматривает его и затем в присутствии перевозчика вносит следующие данные в бумаги:

  • день и время прибытия машины для выгрузки товара, день и время отъезда пустой машины;
  • состояние груза, упаковки, пломб и пр.; если груз прибыл в запечатанном контейнере с пломбами, состояние можно не проверять, а если пломбы сорваны, придется открыть контейнер и описать состояние и число товаров;
  • вес груза  — способ взвешивания должен быть тот же, что и при отправке;
  • число грузовых мест.

Раздел 17. Если у любой из сторон возникают претензии к провозу или состоянию груза, сюда вписывают замечания. Если замечания обширные, то составляют акт с перечислением претензий, а в 17 раздел вносят только номер акта и поясняют, что замечания приведены в нем.

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если допустили ошибку при заполнении документа, не нужно все переписывать. Можно сделать исправление прямо в бумажном бланке:

  • зачеркните одной чертой текст с ошибкой, но так чтобы его можно было прочитать;
  • внесите правильную запись рядом;
  • сделайте пометку «Исправлено» и проставьте дату исправления;
  • подпишите правку, расшифруйте подпись.

Не нужно закрашивать текст с ошибкой с помощью белил или заштриховывать его полностью — это может стать основанием для претензии от контролирующих органов.

Что значит накладная для бухгалтерского учета

Минфин считает, что транспортная накладная для подтверждения договора о доставке необходима. Но суды считают, что из-за отсутствия накладной нельзя признать договор перевозки недействительным — просто нужны другие доказательства. ФНС учла мнение Верховного суда и нормы ст. 252 НК РФ и решила, что при отсутствии транспортной накладной или при неверном заполнении организация или ИП могут представить другие документы, которые косвенно подтверждают расходы. Это могут быть договоры, счета-фактуры, платежки, товарные накладные.

Чтобы упростить учет и работу с первичными документами, подключите веб-сервис Контур. Бухгалтерия. В системе легко вести бухгалтерский и налоговый учет, обмениваться документами, рассчитывать налоги и зарплату, автоматически формировать отчетность и отправлять ее через интернет. Все новички могут бесплатно тестировать систему 14 дней.

  • С 1 января 2022 года транспортная накладная оформляется на бумажном носителе либо создается в электронном виде (ст. 2 Федерального закона от 02.07.2021 № 336-ФЗ). Электронная транспортная накладная формируется в форме электронного документа, заверенного усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) участников информационного взаимодействия. Сформированные документы нужно будет направлять в специальную информационную систему. Формат электронной транспортной накладной утверждается ФНС совместно с Минтрансом по согласованию с Минцифры ().
  • С 1 марта 2022 года:
    Нужно составлять на бумаге еще и четвертый ее экземпляр для грузоотправителя в случае, если транспортная накладная используется как первичный документ (подп. 4 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116). В остальных случаях на бумажном носителе транспортная накладная, как и прежде, составляется в трех экземплярах (оригиналах): для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).Если транспортная накладная применяется в качестве первичного учетного документа, то нужно заполнить новый раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) ‎в рублях (при необходимости)» (подп. 27 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116).Если перевозчик меняет автомобиль или водителя, то он обязан уведомить стороны договора перевозки. Сведения о замене нужно отразить в разделе 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство» (подп. 5 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116).Договор перевозки считается заключенным, если произведена погрузка груза грузоотправителем в транспортное средство перевозчика и заполнен обеими сторонами раздел 8 «Прием груза» транспортной накладной (подп. 12 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116).
  • Нужно составлять на бумаге еще и четвертый ее экземпляр для грузоотправителя в случае, если транспортная накладная используется как первичный документ (подп. 4 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116). В остальных случаях на бумажном носителе транспортная накладная, как и прежде, составляется в трех экземплярах (оригиналах): для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (п. 10 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
  • Если транспортная накладная применяется в качестве первичного учетного документа, то нужно заполнить новый раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) ‎в рублях (при необходимости)» (подп. 27 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116).
  • Если перевозчик меняет автомобиль или водителя, то он обязан уведомить стороны договора перевозки. Сведения о замене нужно отразить в разделе 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство» (подп. 5 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116).
  • Договор перевозки считается заключенным, если произведена погрузка груза грузоотправителем в транспортное средство перевозчика и заполнен обеими сторонами раздел 8 «Прием груза» транспортной накладной (подп. 12 п. 3 Изменений, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.11.2021 № 2116).

Сравнение прежней и новой формы

  • В новой транспортной накладной сокращено количество разделов с 17 до 12. Теперь в бланке этой накладной нет разделов «Условия перевозки», «Информация о принятии заказа (заявки) к исполнению», «Оговорки и замечания перевозчика», «Прочие условия», «Подписи сторон».
  • Более детальные изменения в составе транспортной накладной описаны в таблице:

Разделы новой формыНовые правила по заполнениюПрежние правила заполнения

1При указании данных об иностранных лицах:

юрлицо: вместо ИНН указывают иные реквизиты, позволяющие идентифицировать юрлицо, в том числе страну, резидентом которой эта организация является;физлицо: вместо ИНН указывают данные о стране, резидентом которой это физлицо является, а также данные документа, удостоверяющего личность
В предыдущем порядке заполнения такой оговорки нет

2
3Объявленную стоимость можно указывать при необходимостиВ предыдущей форме такой оговорки нет
4Название раздела дополнили словами «при наличии», то есть раздел не является обязательным для заполненияВ предыдущей форме такой оговорки нет
5Переименовано название раздела, теперь это «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе обновленной формы по сравнению с действующей нужно указывать новые сведения:

маршрут перевозки, дату и время доставки груза (при необходимости);контактную информацию о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка
В предыдущей форме раздел называется «Указание грузоотправителя». Сведения о характеристиках транспортного средства, которое необходимо для перевозки, теперь не предусмотрены 
6При указании данных физлица вместо ИНН можно указать серию и номер водительского удостоверения водителя. Также изменился номер раздела В предыдущей форме это раздел 10
7По сравнению с действующей формой в разделе пять типов владения вместо трех. Появились новые типы владения: «совместная собственность супругов» и «безвозмездное пользование». Также появились новые сведения:

реквизиты документов, подтверждающих основания владения грузовым автомобилем, тягачом, а также прицепом или полуприцепом (для аренды, лизинга и безвозмездного пользования);номер, дата и срок действия специального разрешения, установленный маршрут для движения тяжеловесного и крупногабаритного транспорта или перевозящего опасный груз (при наличии). Изменился номер разделаВ предыдущей форме это раздел 11. Информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения и установленный маршрут для движения тяжеловесного и крупногабаритного транспорта или перевозящего опасный груз в предыдущей форме указывают в разделе 13
8В разделе нужно будет указывать новые сведения:

реквизиты лица, осуществляющего погрузку груза в транспортное средство;наименование (ИНН) владельца объекта инфраструктуры пункта погрузки. Изменился номер раздела В предыдущей форме это раздел 6

9По сравнению с действующей формой заполнение этого раздела необязательно. Также есть изменения, где требуется указать вид переадресовки: на бумаге или в электронном виде. В действующей форме — устно или письменно. Изменился номер разделаВ предыдущей форме это раздел 14
10В разделе появился новый реквизит: оговорки и замечания перевозчика о дате и времени прибытия/убытия, состоянии и массе груза и т. Изменился номер разделаВ предыдущей форме это раздел 7. В предыдущей форме оговорки и замечания перевозчика указывают в разделе 12 
11Изменился номер разделаВ предыдущей форме это раздел 17
12Изменился номер и название раздела. Содержание раздела также изменилось. Это связано с тем, что транспортную накладную с заполненным разделом 12 можно использовать в качестве первичного учетного документа. В разделе 12 теперь указывают:

стоимость услуг перевозки без налога;налоговую ставку;сумму налога, предъявляемого покупателю;стоимость услуг перевозки с налогом;реквизиты, позволяющие идентифицировать экономического субъекта, составляющего документ о факте хозяйственной жизни со стороны перевозчика;реквизиты, позволяющие идентифицировать экономического субъекта, составляющего документ о факте хозяйственной жизни со стороны грузоотправителя;основание, по которому экономический субъект является составителем документа со стороны грузоотправителя и со стороны перевозчика;реквизиты, позволяющие идентифицировать лицо, от которого будут поступать деньги
В предыдущей форме это раздел 16. В предыдущей форме указывают только стоимость услуги в рублях с детализацией расходов. В новой форме такой детализации не предусмотрено

Образец заполнения формы транспортной накладной начиная с 1 марта 2022 года см. во вложении.

Оформление транспортной накладной в зависимости от обстоятельств

По общему правилу транспортную накладную выписывает грузоотправитель (организация, которая заказывает перевозку груза), если в договоре перевозки не установлено иное. В договоре перевозки стороны могут установить, что накладную должен выписать сам перевозчик (ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08. 2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21. 2020 № 2200).

Транспортную накладную оформляют, когда товар (груз) покупателю доставляет:

  • транспортная компания. Если перевозку в транспортной компании заказывает покупатель, то в этом случае он является грузоотправителем и по общему правилу должен составить транспортную накладную;
  • продавец (поставщик) собственным транспортом, при условии что стоимость доставки в договоре купли-продажи (поставки) указана отдельно от стоимости товара. В таком случае договор является смешанным, содержащим элементы договора купли-продажи (поставки) и договора перевозки (п. 3 ст. 421 ГК РФ).

Когда груз покупателю доставляет сам экспедитор, то договор транспортной экспедиции содержит элементы договора перевозки груза (п. 3 ст. 421 ГК РФ). И тогда в транспортной накладной в качестве грузоотправителя указывается продавец, перевозчиком является экспедитор, а грузополучатель — покупатель.

Если экспедитор в рамках договора транспортной экспедиции заключает договор перевозки груза с транспортной компанией, то при заключении экспедитором такого договора:

  • от имени продавца — экспедитор оформляет транспортную накладную на основании выданной ему доверенности и указывает продавца в качестве грузоотправителя;
  • от своего имени — экспедитор оформляет транспортную накладную от своего имени, указав себя в качестве грузоотправителя.

Расходы на экспедиторские услуги еще надо подтверждать поручением экспедитору, экспедиторской распиской и актом оказания услуг (Письмо Минфина России от 11. 2019 № 03-03-06/1/15512).

Особенности заполнения транспортной накладной при доставке товара (груза) продавцом

Распространенный способ доставки, когда по договору купли-продажи товара обязанность по доставке возложена на продавца. В этом случае заполнение транспортной накладной зависит от обстоятельств:

  • как сформирована стоимость доставки (включена в цену товара или установлена сверх нее);
  • где переходит право собственности на товар (на складе продавца или покупателя).

Когда товар передан в собственность покупателю на складе продавца, то продавец доставляет уже «чужой» товар. А значит, он оказывает покупателю транспортную услугу. Продавец выступает в качестве автоперевозчика, а покупатель — заказчика. Если стоимость доставки включена в цену товара, то покупателю для отражения расходов на доставку и продавцу для учета доходов, кроме товарной накладной, никакой другой документ не требуется (Письмо Минфина РФ от 15. 2010 № 03-03-06/1/413).

Когда товар в собственность передается на складе покупателя, то продавец везет свой товар. И если стоимость доставки выделена отдельно, то оформить транспортную накладную необходимо для подтверждения расходов у покупателя и выручки у продавца.

Разделы новой транспортной накладной, по которым наиболее часто возникают вопросы, можно заполнить так:

Стоимость доставкиПереход права собственности на товарРазделы новой транспортной накладной:

  Грузоотправитель (раздел 1)Перевозчик (раздел 6)Грузополучатель (раздел 2)
Включена в цену товараНа складе покупателяТранспортная накладная не оформляется, так как договор перевозки не заключается
На складе продавцаПокупательПродавецПокупатель
Установлена сверх цены товараНа складе покупателяПродавец
На складе продавцаПокупатель

Транспортную накладную оформлять не надо:

  • продавцу, если товар доставляет он и стоимость доставки товаров в договоре поставки не указана отдельно (включена в стоимость товаров), а товар передан в собственность покупателю на складе покупателя;
  • покупателю, если он перевозит товар собственным транспортом.

Новая форма транспортной накладной в 2022 году

Новая форма транспортной накладной представлена в приложении № 4 к Постановлению Правительства РФ от 21. 2020 «Об утверждении правил перевозки грузов автотранспортом». Уменьшилось количество разделов с 17 до 12, поменялись их нумерация и содержание.

Требования к заполнению накладной появились в новом разделе IX Правил. Раньше отдельного порядка не было, а инструкции по заполнению были прописаны в самой форме.

В новой форме обязательно заполняются все разделы, кроме отмеченных как «при необходимости» или «при наличии». Если информации или оснований для заполнения отдельных граф нет, в накладной проставляются прочерки. Рассмотрим на примере Раздела 3 «Груз», в нем обязательно должны быть отражены:

  • описание груза;
  • отгрузочное наименование груза;
  • состояние груза;
  • способ упаковки;
  • вид тары;
  • количество грузовых мест;
  • маркировка (при отсутствии пишем «Отсутствует»);
  • плановая масса груза.

Остальные сведения без необходимости можно не прописывать, в том числе объявленную стоимость, по которой раньше такая возможность не предусматривалась. А раздел 4 «Сопроводительные документы» можно совсем не заполнять, он отмечен как «при наличии».

Есть и другие важные изменения:

  • Раздел 5 «Указания по особым условиям перевозки». Изменили состав: убрали сведения о характеристиках ТС, добавили сведения о маршруте, дате и времени доставки, а также контакты лиц, которые могут назначить переадресовку.
  • Раздел 6 «Перевозчик». Больше нельзя указывать лиц, которые фактически не перевозили груз, то есть перевозчик не может передать право перевозки другому лицу. У водителей вместо ИНН можно будет указывать дату и номер ВУ.
  • Раздел 7 «Транспортное средство». Появилось два новых типа владения ТС: совместная собственность супругов и безвозмездное пользование.
  • Раздел 8 «Прием груза». Нужно будет указывать реквизиты лица, которое грузит товар. Это будет грузоотправитель, если он сам выполнял погрузку, или иное уполномоченное лицо, например экспедитор.
  • Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Раздел дополнили новыми сведениями. Если заполнить его полностью, накладную можно будет использовать как первичный учетный документ.

С 1 марта 2022 года транспортную накладную можно составлять в электронной форме. Формат электронной транспортной накладной утвержден приказом ФНС от 09. 2021 № ЕД-7-26/1065. Мы рассказали о новом формате, переходном периоде и порядке подписи документа в статье «Электронные транспортные накладные: что изменится с 1 марта».

Когда нужна транспортная накладная

Транспортная накладная — это документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки. Если заполнить раздел 12, транспортную накладную можно будет использовать как первичный учетный документ — подтверждать ей расходы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26. 2018 № 26).

Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.

Кто оформляет транспортную накладную

Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец, поставщик или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.

В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.

Сколько экземпляров накладной составлять

Бумажные транспортные накладные составляют в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.

Если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ (заполнить раздел 12), понадобится еще один экземпляр для грузоотправителя (п. 10 Правил).

Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль (п. 12 Правил).

Как заполнить транспортную накладную

Есть несколько общих правил, которых все должны придерживаться при работе с транспортной накладной:

  • Чтобы накладная служила первичным учетным документом и подтверждала расходы, в ней должен быть заполнен раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Кроме того, понадобится четвертый экземпляр оригинала для грузоотправителя. Также должны быть соблюдены требования ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.
  • Печать на транспортной накладной не нужна, но ее наличие ошибкой не будет.
  • В строках можно ставить прочерки, если для их заполнения нет информации. Разделы с отметкой «при необходимости» заполнять не обязательно (п. 10 Правил).
  • Изменение условий перевозки, в том числе переадресовка, не являются ошибками. Они отражаются в Разделе 9 «Переадресовка».

Далее подробно разберем порядок заполнения накладной каждой из сторон.

Как заполнить грузоотправителю

Грузоотправителем может быть продавец, покупатель или экспедитор. Например, если покупатель нанял перевозчика, чтобы самовывозом забрать товар со склада продавца, то покупатель будет и грузоотправителем, и грузополучателем.

Грузоотправитель заполняет шапку накладной: дату, номер документа, номер экземпляра (документ составляется в количестве трех-четырех штук, каждый экземпляр имеет свой номер), дату и номер заявки. Дополнительно он оформляет разделы 1–5, 8, 11 и 12. Если нужно, заполняется раздел 6 «Перевозчик».

Раздел 1 «Грузоотправитель». Укажите ФИО физлица или наименование организации, ИНН, адрес, телефон. При наличии договора транспортной экспедиции в качестве грузоотправителя указывается:

  • Экспедитор, если он принял груз во владение. Одновременно проставляется отметка «Является экспедитором».
  • Заказчик услуг по перевозке (грузовладелец), если экспедитор не принимал груз во владение, в том числе если заказчик перевозки сам погрузил товар.

Если грузоотправителем выступает экспедитор, то заполняется Раздел 1а.

Раздел 2 «Грузополучатель». Заполните аналогично первому разделу, но данными получателя груза. Дополнительно укажите адрес доставки.

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Раздел 3 «Груз». Его заполняет лицо, погрузившее груз в транспорт. Этот раздел достаточно объемный, он включает данные о перевозимом грузе по пяти пунктам: отгрузочное наименование, количество грузовых мест, маркировка, тара и упаковка, масса и габариты, перечень опасных веществ — заполняйте на провоз опасного груза. Если данных для заполнения нет, можно поставить прочерк.

Объявленную ценность теперь разрешено не указывать. При необходимости ее можно взять из товарной накладной или УПД. Она не должна превышать действительную стоимость груза. В ряде случаев ее нельзя указывать (п. 78 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом).

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Контур. Маркет распознает товары в скане накладной и сопоставит с вашим каталогом

Раздел 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии). В этом разделе надо привести реквизиты прилагаемых к накладной документов. Сюда входят сертификаты, паспорта, удостоверения на груз, документы на отгрузку, сопроводительные ведомости, документы, предусмотренные ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными нормами и пр. При их наличии у налоговой будет меньше причин сомневаться в сделке. Раздел можно не заполнять.

Раздел 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки». В этом разделе нужно прописать указания, которые транспортная компания должна соблюдать во время перевозки груза: температурный режим, данные о пломбах, санитарные и карантинные требования и пр. В разделе должны быть указаны контакты лиц, по указанию которых может произойти переадресовка.

При необходимости указывается маршрут перевозки, дата и время доставки груза.

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Раздел 8 «Прием груза». Впишите данные лица, осуществляющего погрузку, и наименование (ИНН) владельца пункта погрузки, адрес места погрузки. При погрузке указываются уже фактические дата и время прибытия и отбытия машины, описывается состояние груза, его масса, количество занятых мест. Раздел должен быть заверен подписями лица, у которого забирают груз, водителя и грузоотправителя (при необходимости).

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Если вы составляли акты о нарушениях или претензии к перевозчику или грузополучателю, внесите сведения о них. Случаи, когда нужен акт, перечислены в п. 81 Правил.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». Заполняйте, если транспортную накладную планируете использовать как первичный учетный документ. Грузоотправитель указывает сведения о должностном лице, которое подписывает накладную, ставит его подпись, прописывает реквизиты договора перевозки.

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Как заполнить перевозчику

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 8 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 10 «Выдача груза». Перевозчик заполняет разделы 6–12 транспортной накладной.

Раздел 6 «Перевозчик». Если этот раздел не заполнил грузоотправитель, его заполняет грузоперевозчик. Укажите сведения о себе и реквизиты водителя: Ф. , ИНН, водительское удостоверение, телефон.

Раздел 7 «Транспортное средство». Перевозчик указывает сведения об автомобиле, на котором повезут груз: тип, марку, грузоподъемность, вместимость, регномер. Дополнительно надо выбрать тип владения: собственность, совместная собственность супругов, лизинг,  аренда или безвозмездное пользование.

Если транспорт не соответствует требованиям грузоотправителя, заявленным в разделе 5, то он может отказаться от погрузки (п. 31 Правил, утв. постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200).

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Раздел 8 «Прием груза». Этот раздел заполняет грузоотправитель, а водитель перевозчика ставит свою подпись и указывает Ф. С этого момента груз считается вверенным перевозчику.

Если нужно, водитель может указать в специальной строке свои замечания о состоянии груза, тары, упаковки, датах прибытия и убытия.

Раздел 9 «Переадресовка» водитель заполняет, если получил указания о переадресовке груза от уполномоченного лица (раздел 5 накладной).

Раздел 10 «Выдача груза». Как и в разделе 8, водитель ставит свою подпись с расшифровкой, а также может оставить замечания по разгрузке. Другие сведения обычно заполняет грузополучатель.

Раздел 12 «Стоимость перевозки груза». В этом разделе перевозчик прописывает стоимость услуг по перевозке без НДС, ставку налога, сумму налога, предъявленную покупателю, и общую стоимость услуг перевозки. Также он указывает свои реквизиты и реквизиты договора перевозки.

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Важно! Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку, если в ней есть все необходимые реквизиты и правильно заполнен раздел 12. Если нет раздела 12, к транспортной накладной должен прилагаться другой первичный документ, который определяет цену перевозки. Например, универсальный передаточный документ.

Как заполнить грузополучателю

Грузополучатель должен заполнить раздел 10 «Выдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:

  • фактические дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
  • описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
  • массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
  • количество грузовых мест.

Товарно-транспортная и транспортная накладная

Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08. 2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

Раздел 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков». Его может заполнить любая из сторон, если у нее есть претензии: найдены нарушения условий провоза груза, его порча, повреждение упаковки и т.

Как исправить ошибку в транспортной накладной

Если в накладной допустили ошибку, её разрешено исправить прямо в бумажном документе. Алгоритм следующий:

  • Неверную запись зачеркивают одной чертой, чтобы она оставалась читаемой.
  • Вносят правильную запись.
  • Делают пометку «исправлено» и отмечают дату корректировки.
  • Заверяют правку подписью с расшифровкой.

Товарно-транспортная и транспортная накладная