Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Начнем с норм закона

В результате упомянутый подзаконный акт просуществовал недолго (с 24. 2010 по 30. 2015). Приказом Минфина России от 25. 2015 № 82н он признан утратившим силу 1 октября 2015 года. С той же даты перестали действовать абз. 9 – 11 пп. 3 п. 1 ст. 165 НК РФ. А положения, содержащиеся в данных абзацах (в обновленном виде), перенесены в новые пункты указанной статьи – 15 и 16. Эти изменения внесены в гл. 21 Федеральным законом от 29. 2014 № 52‑ФЗ. Обратимся к данным нормам.

В пункте 15 ст. 165 НК РФ приведен перечень реестров документов в зависимости от вида совершаемых экспортных операций. Для наглядности обобщим информацию в виде схемы по иному признаку, а именно по видам документов, которые можно заменить их реестрами.

Для подтверждения нулевой ставки

Представляются реестры в электронном виде
Таможенные декларации
с указанием регистрационных номеров этих деклараций
Транспортные, перевозочные и товаросопроводительные и иные документы
Документы, подтверждающие факт оказания отдельных услуг
Таможенные декларации (их копии) с отметками таможенных органов
Копии вышеуказанных документов или реестры отдельных документов на бумажном носителе
Копии документов, подтверждающих факт оказания отдельных услуг

В норме указано, что контракты (договоры) могут быть представлены экспортером в налоговую инспекцию одним из следующих способов:

  • в виде составленного в письменной форме одного документа, подписанного сторонами;
  • в виде комплекта документов, свидетельствующих о достижении согласия по всем существенным условиям сделки и содержащих необходимую информацию о предмете, участниках и условиях сделки, в том числе о цене и сроках ее исполнения.

Важно понимать, что представление реестров не избавляет налогоплательщика от подачи в налоговый орган самих документов. Перечень случаев, когда налоговый орган имеет право истребовать документы, сведения из которых включены в реестры, установлен п. 15 ст. 165 НК РФ (см. Письмо Минфина России от 14. 2016 № 03‑07‑08/21596).

В частности, инспекторы в ходе камеральной проверки вправе выборочно истребовать у налогоплательщика, представившего в электронной форме реестры перевозочных документов, предусмотренных абз. 5 п. 5, п. 1, 6, 6. 1, документы, сведения из которых включены в реестры. Для исполнения данного предписания установлен ограничительный срок – в течение 20 календарных дней с даты получения экспортером требования налогового органа.

Кроме того, проверяющие вправе запросить нужные документы при выявлении несоответствия сведений об экспортных операциях, полученных от таможенных органов (об информационном обмене между ведомствами скажем чуть позже), данным, содержащимся в «электронных» реестрах налогоплательщика, а также документы, сведения из которых таможенники представлять не должны.

Если экспортер не исполнил требование инспекции (полностью или частично), обоснованность применения налоговой ставки 0% в соответствующей части считается неподтвержденной.

Следующий пункт (п. 16) предписывает ФНС (а не Минфину) разработать и утвердить подзаконные акты, устанавливающие формы и правила заполнения «электронных» реестров, а также форматы и порядок их представления в налоговый орган. И надо сказать, что налоговики с этим справились, утвердив «жизнеспособные» приказы по практическому формированию и отправке реестров.

Пока подзаконные акты не утверждены, остаются действующими общие документы, в частности Соглашение о сотрудничестве ФТС России № 01-69/1, ФНС России № ММ-27-2/1 от 21. 2010. Оно в большей степени направлено на обмен информацией между таможенниками и налоговиками о действиях участников внешнеэкономической деятельности в целом. Полагаем, что взаимодействие ведомств будет полезно в частной ситуации, например при обмене сведениями об экспортных операциях в целях контроля за применением ставки 0%.

Продолжим положениями подзаконных актов

В нашем распоряжении оказались два документа, принятые во исполнение норм ст. 165 НК РФ.

Во-первых, это Приказ ФНС России от 30. 2015 № ММВ-7-15/427 (далее – Приказ № ММВ-7-15/427), которым утверждены формы и порядок заполнения реестров, а также форматы и порядок представления реестров в электронной форме.

Второй документ отличается от первого тем, что он предназначен не для всех, а только для участников пилотного проекта. Это семь компаний-экспортеров, с которыми налоговики налаживают «электронное» взаимодействие по подтверждению нулевой ставки (см. приложение 8 к приказу).

А чтобы было меньше вопросов, в пилотном проекте предусмотрены всего два реестра, передаваемых в налоговые органы по ТКС. Это реестр таможенных деклараций, транспортных, товаросопроводительных и иных документов и реестр перевозочных документов для железнодорожного транспорта.

Однако в рамках статьи обратим внимание все же на более общий и универсальный документ – Приказ № ММВ-7-15/427. Им утверждены 14 реестров сведений по различным видам и сочетаниям подтверждающих нулевую ставку документов. Для сравнения: в п. 15 ст. 165 НК РФ изначально выделено всего восемь видов «электронных» реестров. Увеличение их количества объясняется тем, что в НК РФ не могут быть учтены все ситуации, что как раз можно сделать в подзаконном акте. В нем, кстати, не только представлены реестры, но и даны указания по их заполнению.

Полагаем, нет смысла пересказывать содержание каждого реестра и порядок их заполнения. Скажем о том, что должно быть во всех из них: информация о размере налоговой базы, к которой экспортером применяется нулевая ставка НДС. На это обращено внимание в п. 16 ст. 165 НК РФ. Налоговая база определяется по каждой операции, подтверждаемой документами, реквизиты которых отражены в «электронном» реестре сведений. Такой подход позволяет накопительным итогом установить величину налоговой базы по экспортным операциям.

Немаловажным является порядок представления «экспортных» реестров. Это нужно сделать по форматам, утвержденным Приказом № ММВ-7-15/427, не забыв подписать реестры усиленной квалифицированной электронной подписью.

Следует отметить, что днем представления в инспекцию реестра сведений считается дата его отправки экспортером по каналам связи, а не дата получения налоговым органом. В то же время реестр является принятым, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, позволяющей идентифицировать соответствующий налоговый орган (владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи).

«Экспортные» реестры в электронном формате должны быть представлены в срок не позднее 180 календарных дней считая с даты помещения товаров под таможенные процедуры экспорта, свободной таможенной зоны либо со дня проставления на перевозочных документах отметки таможенных органов, свидетельствующей о помещении товаров под указанные таможенные процедуры (п. 9 ст. 165 НК РФ).

Реестр сведений, подтверждающий экспортные операции, не будет считаться принятым налоговым органом, если:

  • не соответствует утвержденному формату;
  • отсутствует (не соответствует) усиленная квалифицированная электронная подпись налогоплательщика;
  • направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит проверка реестров (ошибочное направление).

При наличии оснований для отказа в приеме подтверждающего экспорт реестра налоговый орган формирует соответствующее уведомление, подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет налогоплательщику.

При получении такого уведомления налогоплательщик должен устранить указанные в нем ошибки и повторить процедуру направления реестра.

Пожалуй, это основное, что нужно знать о приказах налоговиков, посвященных практическому подтверждению применения нулевой ставки «электронными» реестрами.

Закончим разъяснениями чиновников

Обратимся к Письму ФНС России от 04. 2016 № ЕД-4-15/1636. Его плюс в том, что налоговики дают не абстрактные советы по применению норм налогового законодательства и принятых в их исполнение нормативных актов, а практические рекомендации с объяснением того, каких именно «электронных» реестров экспортеров касается то или иное указание.

По общему правилу до недавнего времени налогоплательщик-экспортер обязан был подтвердить правомерность применения нулевой ставки НДС документами на бумажном носителе, перечень которых установлен п. 1 ст. 165 НК РФ.

В рассматриваемом письме налоговики также напомнили, что проверяющие на местах вправе истребовать у налогоплательщика документы, сведения из которых включены в реестры № 1 или 5. Указанные документы должны соответствовать требованиям, предусмотренным ст. 165 НК РФ, в том числе содержать отметки российского таможенного органа, подтверждающие совершение экспортной операции.

В случае непредставления налогоплательщиком по требованию налогового органа документов, сведения из которых включены в названные «электронные» реестры, обоснованность применения налоговой ставки 0% в соответствующей части считается неподтвержденной. Если же документы не в порядке (например, не содержат отметки таможенных органов), то, полагаем, подтверждение экспортной ставки будет также под большим вопросом.

Еще одно разъяснение ФНС – Письмо от 01. 2016 № ЕД-4-15/1347, которое касается подтверждения нулевой ставки НДС при осуществлении международных перевозок пассажиров и багажа. Их особенность заключается в том, что маршрут следования может быть сложным, состоящим из двух и более участков, в том числе с последующим возвращением пассажира в первоначальный пункт отправки. Налоговики напомнили, что экспортер может представить в инспекцию в электронной форме реестр перевозочных документов, предусмотренных абз. 5 п. 5, п. 6 и 6. 1 ст. 165 НК РФ, вместо реестров указанных документов на бумажном носителе.

Приложением 29 к Приказу № ММВ-7-15/427 утвержден формат представления реестра перевозочных документов в электронной форме. В сведениях по перевозочному документу (таблица 5. 4 приложения) предусмотрено поле для указания маршрута. В нем по одному такому документу допускается отражать несколько пунктов отправления и назначения одного сложного маршрута.

Если оказание услуги по перевозке в части сложного маршрута приходится на стык налоговых периодов, то номер перевозочного документа указывается в реестре за тот налоговый период, к которому относится соответствующая часть сложного маршрута.

В дополнение к этому ФНС сообщила, что в «электронном» реестре перевозочных документов предусмотрено поле «Примечание». В нем можно указать сведения о части сложного маршрута, дата оказания услуги по которому приходится на иной налоговый период (как на последующий, так и на предыдущий).

В электронном реестре таможенных деклараций, разумеется, таких отметок нет. Но если ревизоры в ходе камеральной проверки истребуют копии таможенных деклараций, на них должны быть проставлены отметки российских таможенных органов. В противном случае документ будет признан не соответствующим требованиям ст. 165 НК РФ, что даст налоговикам право направить повторный запрос на представление правильного документа.

Таможенные органы, в регионах деятельности которых расположены места убытия грузов с таможенной территории РФ, оформляют решение на их вывоз автомобильным и железнодорожным транспортом путем проставления штампа «Вывоз разрешен», подписи должностного лица таможни с отражением даты проставления отметки и оттиска личной номерной печати указанного лица (п. 3 Приказа ФТС России от 18. 2006 № 1327).

Итак, уже сейчас можно подтверждать применение нулевой ставки НДС посредством электронного документооборота налогоплательщиков-экспортеров с налоговыми органами. Приняты не только подзаконные акты, регламентирующие эту процедуру, но и запущен пилотный проект, благодаря которому ряд налогоплательщиков «обкатывает» подтверждение экспортных операций посредством отправки «электронных» реестров. А это означает, что в ближайшем будущем может существенно сократиться документооборот между проверяемыми и проверяющими. По крайней мере, чиновники так считают. Экспортеры начинают внедрять реестры документов в жизнь. Остается надеяться, что также будет надлежащим образом организован обмен информацией между налоговиками и таможенниками, что позволить упростить налоговое администрирование в отношении экспортеров.

Кто оформляет ТН

Перевозка груза происходит на основании договора. Он может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза — заявки грузоотправителя (п. 7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства от 21. 2020 № 2200).

Заключение договора подтверждается транспортной накладной (ТН). Документ обычно выписывает грузоотправитель, однако в его оформлении участвуют также перевозчик и грузополучатель.

Если накладная используется как первичный документ бухгалтерского учета, то составляют четвертый бумажный экземпляр. Его передают грузоотправителю (п. 10 Правил № 2200).

Как заполнить ТН в 2022 году

Приведем общие правила оформления ТН, которых должны придерживаться все лица, ее заполняющие. Во все разделы документа нужно проставить свои сведения. Исключение — случай, когда раздел имеет отметку «(при необходимости)» или «(при наличии)».

Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) бумажной накладной, в них можно проставить прочерки (п. 10, 100 Правил № 2200).

  • грузоотправитель (лицо, осуществляющее погрузку);
  • грузополучатель (уполномоченное им лицо);
  • перевозчик (водитель).

Обратите внимание: водитель не может действовать от имени двух сторон договора перевозки.

Заверять бумажную транспортную накладную печатью не нужно. Это не предусмотрено ее формой. Однако наличие печати ошибкой не будет. Электронный документ необходимо подписать усиленными квалифицированными электронными подписями уполномоченных лиц (п. 6, 10 Правил № 2200).

Исправления в ТН

В ТН можно вносить исправления. Ошибку в бумажной версии документа исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06. 2011 № 402-ФЗ, п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10. 2021 № ИС-учет-33):

  • ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
  • вносят корректную запись;
  • делают надпись «исправлено» и указывают дату исправления;
  • заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Заполнение ТН грузоотправителем

Грузоотправитель в верхней части документа проставляет:

  • в ячейках «Дата» и «№» — дату и номер ТН;
  • в ячейке «Экземпляр» — номер экземпляра ТН;
  • в ячейках «Дата» и «№», относящихся к заказу (заявке) — дату и номер заказа (заявки).

Далее грузоотправитель заполняет разделы 1 — 5, 8, 11, 12. Также может заполнить раздел 6.

Раздел 1

В разделе 1 «Грузоотправитель» указывается (п. 101 Правил № 2200):

  • фамилия, имя, отчество, ИНН и номер телефона физлица-грузоотправителя;
  • полное название, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона компании-грузоотправителя.

Если помимо договора перевозки присутствует договор транспортной экспедиции, в этом разделе следует прописать:

  • сведения об исполнителе услуг экспедиции (экспедиторе), если он принимает груз во владение для перевозки. Одновременно нужно проставить отметку «является экспедитором». В таком случае в разделе 1а необходимо привести сведения о заказчике по договору транспортной экспедиции и реквизиты этого договора;
  • сведения о заказчике услуг экспедиции, если отсутствует факт передачи груза экспедитору, в том числе, если заказчик самостоятельно осуществляет погрузку груза либо погрузка осуществляется по его поручению.

Раздел 2

В разделе 2 «Грузополучатель» прописывается (п. 104 Правил № 2200):

  • фамилия, имя, отчество, ИНН и номер телефона грузополучателя-физического лица;
  • полное название, ИНН, адрес места нахождения и номер телефона — при доставке груза компании;
  • адрес места доставки груза.

Раздел 3

В разделе 3 «Груз» указываются сведения о грузе (п. 105 Правил № 2200). Нужно определить массу груза и вписать ее в специально выделенную строку с указанием метода ее определения. Можно воспользоваться (п. 54 Правил № 2200):

  • взвешиванием, когда определяется разница между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой;
  • расчетным путем, когда масса определяется на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку.

Если масса груза определена взвешиванием, то после определения общей массы груженого транспортного средства может составляться акт взвешивания, который прилагается к транспортной накладной (по требованию одной из сторон договора перевозки). Исключение — перевозка груженого контейнера или съемного кузова. В этом случае акт нужно составить обязательно (п. 55 Правил № 2200).

Если груз штучный либо находится в таре или упаковке, указывается количество грузовых мест, масса нетто и брутто грузовых мест в килограммах, габаритные размеры в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах (п. 53 Правил № 2200).

В этом разделе нужно указать отгрузочное наименование груза. Полагаем, что в общем случае можно привести как точную номенклатуру, так и обобщенное отгрузочное наименование всей партии. В случае погрузки груженого или порожнего контейнера указывается наименование груза «Контейнер», его идентификационный номер, а также количество контейнеров. При оформлении сопроводительной ведомости в ней обязательно указываются характеристики и название груза, погруженного в контейнер, или сведения об отсутствии груза в контейнере.

В случае перевозки опасного груза нужно привести отгрузочное наименование и информацию о каждом опасном веществе, материале или изделии в соответствии с Европейским соглашением о международной дорожной перевозке опасных грузов, заключенным в г. Женеве 30. 1957 (ДОПОГ/ADR).

За неуказание особых отметок или необходимых при перевозке груза мер предосторожности либо за искажение сведений о свойствах груза, в том числе о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности, с грузоотправителя может быть в пользу перевозчика взыскан штраф в размере 20 процентов провозной платы (ч. 3 ст. 35 Устава автомобильного транспорта).

При необходимости определяется объявленная стоимость (ценность) груза. Ее нужно вписать в специально выделенную строку. Объявленная ценность не должна превышать действительной стоимости груза (п. 14 Правил № 2200). Объявление ценности груза не допускается, если (п. 78 Правил № 2200):

  • он подлежит перевозке навалом, насыпью или наливом;
  • он опломбирован грузоотправителем;
  • он — скоропортящийся или опасный;
  • по одной накладной перевозится часть груза.

Раздел 4

В разделе 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)» указывается (п. 106 Правил № 2200):

  • список прилагаемых к накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, карантинными правилами либо регистрационные номера этих документов, если такие документы или сведения о них содержатся в государственных информационных системах;
  • список прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо регистрационные номера этих документов;
  • реквизиты, позволяющие идентифицировать документы, подтверждающие отгрузку товаров, реквизиты сопроводительной ведомости (при перевозке груженых контейнеров или порожних контейнеров).

Раздел 5

В разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки» приводится (п. 107 Правил № 2200):

  • маршрут перевозки, дату и время (сроки) доставки груза (при необходимости);
  • указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований, установленных законодательством;
  • контактная информацию о лицах, по указанию которых может осуществляться переадресовка груза;
  • рекомендации о температурном режиме перевозки, сведения о запорно-пломбировочных устройствах (в случае их предоставления), информация о запрете на перегрузку.

Раздел 8

Раздел 8 «Прием груза» грузоотправитель заполняет в своей части, в частности проставляет подпись с расшифровкой.

Раздел 11

В разделе 11 «Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков (при необходимости)» он вносит сведения о коммерческих актах, если составлялись такие акты. Отметку о составлении акта делает уполномоченное должностное лицо (п. 83, 88, 113 Правил № 2200).

Раздел 12

Раздел 12 заполняется, если ТН используется в качестве первичного учетного документа.

Заполнение ТН перевозчиком

Перевозчик по согласованию с грузоотправителем определяет условия перевозки груза и заполняет в ТН разделы 6 — 12. При погрузке он в своей части заполняет раздел 8, а при выгрузке — раздел 10. При необходимости вносит данные в раздел 9 «Переадресовка (при наличии)» и раздел 11 (п. 28, 30, 108 — 113 Правил № 2200).

1) в разделе 6 «Перевозчик» отражает свои реквизиты, если их не заполнил грузоотправитель: фамилию, имя, отчество водителя, его ИНН или серию, номер, дату выдачи его водительского удостоверения;

2) в разделе 7 «Транспортное средство» указывает:

  • тип, марку, грузоподъемность (в тоннах), вместимость (в кубических метрах) и регистрационный номер транспортного средства;
  • тип владения транспортным средством (по кодам, указанным в разделе);
  • реквизиты документа, подтверждающего основание владения грузовым автомобилем (тягачом, а также прицепом (полуприцепом)), — если транспортное средство находится в аренде, лизинге, получено в безвозмездное пользование;
  • при наличии — номер, дату и срок действия специального разрешения, установленный маршрут движения тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства или транспортного средства, перевозящего опасный груз.

3) в разделе 8 после сверки соответствия представленного груза, упаковки, тары с данными, указанными в разделе 3, а также после внесения оговорок и замечаний при приемке заверяет своей подписью информацию, которую указал работник грузоотправителя при погрузке;

4) раздел 9 «Переадресовка (при наличии)» заполняет в случае изменения в пути следования адреса доставки груза, изменения грузополучателя:

  • при получении указания о переадресовке груза от грузоотправителя (если такие полномочия не передавались грузоотправителем грузополучателю в разделе 5 «Указания грузоотправителя по особым условиям перевозки»);
  • при получении указаний от грузополучателя (если такие полномочия передавались в разделе 5);

5) раздел 10 «Выдача груза» заполняет в своей части. Указанную в данном разделе информацию, в том числе внесенную грузополучателем, водитель перевозчика заверяет своей подписью. При необходимости можно внести оговорки и замечания о дате и времени прибытия или убытия, о состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования, о массе груза и количестве грузовых мест;

6) в разделе 11 вносит, в частности, сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или грузополучателя;

7) раздел 12 заполняет в своей части в случае использования ТН в качестве первичного учетного документа.

Заполнение ТН грузополучателем

Грузополучатель заполняет в ТН разделы 10 и 11. В разделе 10 в присутствии перевозчика (водителя) отмечает (п. 70, 112 Правил № 2200):

  • фактическую дату и время подачи транспортного средства под выгрузку;
  • состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования;
  • массу груза. Определять ее нужно тем же способом, что и при сдаче груза перевозчику (ч. 7 ст. 15 Устава автомобильного транспорта);
  • количество грузовых мест.

Массу, состояние груза, количество грузовых мест можно не проверять, если груз доставлен в исправных крытых транспортных средствах (контейнерах) и имеются исправные пломбы грузоотправителей (ч. 8 ст. 15 Устава автомобильного транспорта). Есть случаи, когда проверки при выдаче груза обязательны (ч. 9, 10 ст. 15 Устава автомобильного транспорта).

Приведенные сведения заверяются подписями (с расшифровкой) грузополучателя или уполномоченного им лица (с указанием должности) и водителя, сдавшего груз.

В раздел 11 грузополучатель может внести сведения об актах о нарушении со стороны грузоотправителя или перевозчика.

По каким операциям нужно подтверждать льготу по уплате НДС

Льготами по налогам признаются налоговые послабления для определенных групп налогоплательщиков, в том числе возможность вообще не платить налоги или платить их в меньшем размере (п. 1 ст. 56 НК РФ). Иными словами, к льготам по НДС относятся операции, которые у одних налогоплательщиков не облагаются налогом, а у других — облагаются. И по ним необходимо формировать реестр документов.

А вот операции, по которым освобождение от НДС доступно для всех категорий налогоплательщиков, к льготируемым не относятся. И реестр подтверждающих документов по льготе НДС по ним составлять не надо (п. 14 постановления Пленума ВАС от 30. 2014 № 33).

Определять операции, освобождаемые от НДС для отдельной группы налогоплательщиков и освобождаемые от НДС для всех плательщиков, поможет наш материал.

А для получения полной и актуальной информации о льготах по НДС предлагаем заглянуть в нашу специальную рубрику.

У налогоплательщиков часто возникают споры с ИФНС, связанные с применением льгот по НДС. Узнать, как складывается свежая судебная практика по этому вопросу, можно из аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Способы представления документов

Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):

  • бумажные заверенные ксерокопии передаются лично налогоплательщиком или через представителя в налоговую инспекцию или заказным письмом по почте (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ);
  • в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика;
  • в виде скан-образов по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика.

Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25. 2014 № ЕД-4-2/24315).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.

Подробности см. здесь.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.

Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материала «Порядок заполнения декларации 3-НДФЛ в личном кабинете».

Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.

Представление документов в электронной форме

Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).

Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.

Благодаря такой возможности вы:

  • избегаете технических ошибок благодаря применению электронных форматов;
  • экономите свои ресурсы (не нужно распечатывать документы и приходить в инспекцию или на почту для их передачи (отправки));
  • гарантированно получаете подтверждение доставки документов.

На подготовку и представление документов у вас есть:

  • 5 рабочих дней, если налоговики ждут от вас документы (информацию) о конкретной сделке или контрагенте, в отношении которого проводится проверка;
  • 10 рабочих дней, если документы истребуются в рамках камеральной или выездной проверки в отношении вашей компании.

Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.

На что ориентироваться при их представлении

При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:

Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.

Как подписать ксерокопии документов

Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.

Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 26 ГОСТ Р 6. 30-2003 (постановление Госстандарта России от 03. 2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:

Должность заверяющего            Личная подпись           Инициалы, фамилия

Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6. 30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.

Копия верна.

20 июня 2022 г.

Генеральный директор ООО «Орион»         ————         Смирнов А.

Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.

Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса

Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Такого же мнения придерживаются:

  • судебные органы (см. решение Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 57).
  • чиновники Минфина (письма от 24.03.2014 № 03-02-08/12763, от 01.08.2013 № 03-02-08/30900, от 15.11.2012 № 03-02-08/99, от 07.08.2009 № 03-02-08/66);

Как оформить копии документов

Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07. 2009 № 03-04-05-01/886).

Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.

Если документов несколько, то копии заверяются отдельно и на каждой ставится заверительная надпись. Об этом сообщает финансовое ведомство в своих письмах от 11. 2012 № 03-02-07/1-122, от 24. 2011 № 03-02-07/1-374, от 30. 2010 № 03-02-07/1-549 <1>, а также налоговое ведомство в письме от 02. 2012 № АС-4-2/16459. Такой же позиции придерживаются и судебные органы (постановление ФАС Московского округа от 05. 2009 № КА-А41/11390-09).

<1> Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 1 НК РФ).

Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01. 2010 № 03-02-07/1-35).

Как подтвердить передачу документов в налоговую? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс, переходите в Готовое решение и узнайте ответ эксперта.

Требование отсканированного варианта документа неправомерно

Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.

В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).

Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».

Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.

Что собой представляет

Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.

Еще в далеких 90-х Росстатом было принято постановление под номером 132, в котором содержался полный перечень учетных документов, включая двенадцатую форму (другое ее название ОКУД 0330212). Использую такие ТН с целью контроля передачи ТМЦ между продающей и покупающей сторонами. Формируют, как и хранят, не только в напечатанном виде, но и более привычном современному миру — электронном.

Несмотря на то что способ оформления данной бумаги был определен законодательством (на государственном уровне решено ее унифицировать), обязательным к исполнению она не является. С начала 2013 года компании и предприниматели вправе составлять собственные версии. При их формировании, соответственно, необходимо придерживаться определенных требований. Однако организации нечасто прибегают к самостоятельной разработке, так как имеющаяся форма очень удобна в работе и включает в себя все необходимые сведения.

Для чего предназначена

Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара. Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.

Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.

Готовые решения для всех направлений

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Показать все решения по автоматизации

Нюансы бумажной версии

Собирая находящуюся в доступе информацию, как заполнить (составить) товарную накладную на товар для ИП, не стоит упускать то, что формировать ее можно как на бумаге, так и в электронном виде. Когда компания занимается оформлением документации в привычном формате (на листах А4), следовать правилам формирования ТОРГ-12 необязательно. В работе можно использовать собственноручно разработанный вариант.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Самостоятельно составленный бланк может содержать любое количество пунктов. Столько, сколько требуется для осуществления деятельности конкретно взятой организации в соответствии со спецификой. То, в какой именно форме будет составляться документ, зависит от решения, принятого руководством. После утверждения альтернативного бланка его нужно зафиксировать в учетной системе предприятия.

В собственную версию предстоит включить ряд необходимых сведений:

  • присвоенный номерной знак и дату оформления;
  • наименование компании получателя груза;
  • бумагу, подтверждающую отгрузку товара (счет-фактура и т. п);
  • табличные данные с перечнем доставленных позиций;
  • личные подписи ответственных участников операции;
  • печать, если организация использует их при составлении документации.

Как правильно заполнять товарную накладную: пример заполнения ТОРГ-12

Несмотря на то что двенадцатая форма была утверждена еще в конце 90-х, строгих требований к ее формирования до сих пор не существует. Однако следует придерживаться определенных (обязательных) норм:

  • Оформлять документ нужно в 2-х экземплярах. Один из них предназначен для продающей стороны, второй для покупающей.
  • При составлении нельзя допускать помарок, ошибок и исправлений.
  • Как и транспортная, ТН составляется разборчивым почерком (печатными буквами). Обычно листы предварительно распечатывают с помощью компьютера, а потом заполняют.
  • Оставлять некоторые пункты свободными не разрешается.
  • Помимо бумажного вида применяется альтернативная электронная версия.

Обязательного заполнения не требует только одна графа — приложения. Если таковых нет (перечня прикладываемых дополнительно бумаг), эту позицию можно оставить незаполненной.

Как заполнить табличную часть (инструкция)

Рассматривая унифицированную форму ТОРГ-12 и изучая правила заполнения по образцам для грузополучателя, несложно заметить, что в каждом документе присутствует таблица. С особенностями ее составления можно ознакомиться ниже:

Наименование пункта

Описание

1

Порядковый номер

Доставленный груз нумеруется по порядку

2

Название, артикул, характеристики товарной позиции

Прописывается название товара, указываются характерные особенности

3

Код продукции

Отмечаются соответствующие значения

4

Единицы измерения

(кг, л, шт. , гр, м и т. )

5

Их кодировка

Присвоенные по ОКЕИ коды-значения

6

Тип упаковки

Проставляется вид тары

7

Кол-во на 1 транспорт-место

Количественные данные поставляемых партий или изделий

8

Число мест, шт. 9

Брутто

10

Нетто

11

Цена

Указываемая в рублях стоимость 1 ед

12

Сумма без НДС

Количество, умноженное на ценовое соответствие

13

Ставка налога на добавленную стоимость

Действующее значение

14

Размер налогового вычета

Величина по каждой позиции

15

Всего средств

Общее суммарное

Что указывается в документе

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

В двенадцатой накладной содержатся все ведущие сведения о продающей и покупающей сторонах, а также непосредственно о позициях товара. Формируется ТН из нескольких основных подразделов:

  • Сведения об отправителе и получателе груза. Подразумевается указание адресов, телефонных номеров, реквизитов банка.
  • Основания для осуществления сделки купли-продажи. В этом пункте отмечается наличие соглашений (на поставку и т. п.).
  • Характеристики формы ТОРГ-12. Присвоенный порядковый номер, день создания.
  • Информация о ТМЦ. Включает отметки о наименовании продукции, измерительные единицы, количественные и весовые параметры, стоимость. Плюс НДС, если таковой присутствует по роду деятельности компании.
  • Перечисление прилагающихся дополнений. В их роли могут выступать паспорта, сертификаты, справки и т. п.
  • Оттиски печатей, если они есть в организации, и подписи участников операции. В этом плане стороне грузоотправителя несколько труднее, так как предстоит завизировать значительно больше бумаг в процессе передачи груза.

Оформление формы ТОРГ-12, образец заполнения в электронном виде

Для составления документов в цифровом формате предусмотрены различные спецсервисы и соответствующее программное обеспечение. Правила формирования ТН такого типа ничем не отличаются от привычной всем бумажной версии. В процессе оформления формируются 2 файла, подлежащих визированию посредством электронно-цифровой подписи. Что весьма удобно в отношении ведения деятельности в современных условиях. Немало коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей уже оценили данную возможность по достоинству.

Чтобы составить двенадцатую форму документа в таком формате, необходимо осуществить переход на специализированный веб-сайт (сервис по обработке ТН) и приступить к заполнению документа. Последовательно ввести требуемую информацию о предстоящем перемещении позиций в предназначенные для этого ячейки. Когда все они будут заполнены, нужно сохранить форму, поставить соответствующую ЭП и отправить электронную версию покупателю. Если потребуется, сохраненную документацию можно распечатать в любое удобное время.

Как подписывать товарную накладную

Составленную по всем правилам бумагу обязаны завизировать все участники процесса. Это представители продающей и покупающей сторон, которые уполномочены выполнять эти действия.

В ряде случаев товар забирает доверенное лицо, сотрудничающее с покупателем. При таком раскладе в соответствующей графе проставляются сведения о нем и реквизиты письменного уполномочия. В подпункте «Получил груз» оставляет свою роспись сотрудник организации, несущий ответственность за нахождение продукции в складской зоне.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

В отношении электронной версии двенадцатой накладной потребуются ЭП как грузоотправителя, так и получателя. Имейте в виду, цифровой документ составляется в одном экземпляре, но содержит в себе 2 файла.

В случае если при заключении сделки задействуется обычная бумажная документация, ставятся следующие личные отметки:

  • подпись представителя покупающей стороны, подтверждающая прием груза;
  • лица, несущего материальную ответственность за принятие товара заказчиком;
  • начальника, бухгалтера и работника, отвечающего за отгрузку от грузоотправителя.

В отношении печатей — полная свобода действий. Они проставляются только тогда, когда используются в компаниях. Обязательными не являются. Тем не менее следует учитывать, что в форме присутствует специально отведенное для них место. А значит, лучше не пренебрегать возможностью оставить оттиск. Так удастся избежать вероятных проблем с проверяющими инстанциями.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Внесение изменений

Безусловно, любые правки в учетной документации — явление крайне нежелательное. Однако не всегда удается сформировать и заполнить ТН без ошибок. Чтобы их исправить, коррективы следует внести в оба экземпляра (для поставщика и получателя).

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Некорректные данные аккуратно перечеркивают, рядом прописывают новые. При этом требуется заверение исправлений подписями представителей участвующих в сделке сторон. Чуть ниже указывается дата, когда были исправлены начальные сведения.

От наличия ошибочных значений не застрахованы и электронные версии формы. В такой ситуации необходимо исправить недочеты и отправить покупателю обновленный вариант. Рассматривая образец заполнения (оформления) товарной накладной ТОРГ-12 по доверенности, стоит запомнить, что установленных правил, согласно которым следует вносить правки — не существует.

Срок хранения документа

Ограничен периодом равным 5 годам. Все это время оформленная двенадцатая форма обязана храниться в компании. Но и в этом моменте не обошлось без исключений. Если ТН выступает в роли подтверждения размера убытка, переходящего на будущее, предусмотрено продление установленного временного промежутка. Нюансы оговорены в статье 283 НК Российской Федерации.

Прием позиций

Когда вместе с перемещаемым грузом заказчику приходит стандартная бумажная версия накладной, работник, который отвечает за принятие продукции и ее хранение, приступает к проверке. Он внимательно сверяет доставленные товарно-материальные ценности с информацией, указанной в сопроводительной документации. Если все в порядке — расписывается, тем самым подтверждая получение и перенаправляет бумагу в отдел бухгалтерии.

В ситуации, когда компания-покупатель осуществляет приемку согласно электронному варианту ТОРГ-12, процесс выглядит несколько иначе:

  • Грузоотправитель формирует документ, ставит на нем ЭП и направляет в бухгалтерию грузополучателя в режиме онлайн.
  • Покупатель принимает электронно-цифровую версию.
  • Сам же заказчик при помощи компьютерной техники распечатывает форму и удостоверяется в правильности ее составления. После чего отдает ответственному сотруднику с целью сверки позиций и данных в ТН.
  • Человек, несущий материальную ответственность за прием поставки, проставляет личную отметку (подпись) по результатам проверки.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

На что обратить внимание при получении

Выясняя, как заполнить вид упаковки в товарной накладной и другие пункты, важно помнить, что перед подписанием необходимо внимательно проверить бумагу на наличие соответствий и отсутствие ошибок. Проверяющему предстоит учесть несколько основных нюансов:

  • Когда приемка товара осуществляется по доверенности, в ТОРГ-12 обязан поставить подпись сотрудник, принимающий гру. Кроме того, обязательны отметки о дате, присвоенном номере и расшифровка росписи.
  • В ситуации, когда заказчик получает продукт собственноручно, снизу справа на документе ему необходимо расписаться, расшифровать свой «автограф» и сделать оттиск печати.
  • Нередко в организациях попросту отсутствуют любые виды штампов. Ничего страшного. При оформлении двенадцатой накладной можно обойтись и без них.
  • К сожалению, не все и далеко не всегда проходит гладко. Если требуемые по правилам формирования личные подписи, нужные сведения об участниках сделки и другие подтверждения передачи отсутствуют — операция считается недействительной.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Особенности оформления возврата

Если отклонения от указанных параметров выявлены после оприходования ТМЦ, отправки их на хранение или постановки на учет, продающей и покупающей сторонам следует составить возвратную документацию.

Правильность заполнения товарной накладной ТОРГ-12 при возврате

Первое, о чем следует помнить — не нужно расписывать подробности и дополнять их сторонней информацией непосредственно в основном документе. Для этого существуют сопроводительные бумаги-дополнения. Для оформления потребуется:

  • Указать адресные данные поставщика и его реквизиты банка. Если поступление ТМЦ уже было оплачено, важно отразить необходимость вернуть средства.
  • Необходимо заполнить пункт «Основание», без него ВН окажется недействительной. Здесь же отмечают порядковые номера и даты составления бумаг, по которым была принята продукция, подлежащая возврату.
  • Возвратная форма должна быть пронумерована и оформлена в день проведения процедуры.
  • Не стоит забывать и о табличной части документа. В ней фиксируются вся информация в соответствии с изначальным вариантом, подтверждающим поставку. Также в ней указывается количество позиций, которые предстоит вернуть поставщику.
  • Кроме того, в документации необходимо отразить положение в отношении НДС. Если этот вычет присутствует в работе организации, нужно указать ставку.
  • Подписывает ВН непосредственно представитель руководящего состава или уполномоченный сотрудник и работник бухгалтерии.

Обо всех вышеперечисленных пунктах следует помнить, разбираясь, как заполнять товарную накладную для ИП и любых коммерческих организаций. Облегчить ведение документооборота можно с помощью специального софта. Подобрать необходимое ПО для автоматизации и оптимизации рабочих процессов можно на сайте «Клеверенс».

В каком виде представлять документы

При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно ­сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 1 НК РФ):

  • лично или через представителя;
  • по почте заказным письмом;
  • в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25. 2014 № ЕД-4-2/24315).