Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Бланк Товарной накладной ТОРГ-12

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

  • doc
  • docx
  • odt

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Как заполнить бланк товарной накладной ТОРГ-12 онлайн? Это можно сделать в сервисе Выставить-счет. рф, в котором можно легко создать накладную ТОРГ-12, распечатать или отправить по электронной почте. Попробуйте прямо сейчас без регистрации создать Счет, а к нему Товарную накладную: Demo-вход.

Что нужно знать про Товарную накладную

  • Отгрузка товара
  • Получение товара по доверенности
  • Получение товара по печати (без доверенности)
  • Что такое возвратная товарная накладная?

Альбомный или книжный формат ТОРГ-12

Можно использовать и горизонтальный, и вертикальный формат товарной накладной ТОРГ-12. Установленных норм расположения листа при печати ТОРГ-12 нет, следовательно можно распечатать ТОРГ-12 в альбомном или книжном формате. Всё зависит от возможностей программы и от параметров печати.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» ст. 9 п

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Печатная форма товарной накладной ТОРГ-12 может быть индивидуально разработана организацией или предпринимателем по своему усмотрению.

Обязательные данные в товарной накладной

Существует обязательный перечень реквизитов, которые должны содержаться в товарной накладной. Отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита делает товарную накладную ТОРГ-12 недействительной, такую накладную недопустимо применять к бухгалтерскому учету.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Дополнительные реквизиты первичного учетного документа Товарная накладная, кроме обязательных реквизитов, может содержать любую дополнительную информацию, это не является нарушением.

Верхняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (шапка)

  • ТОРГ-12 создается в двух экземплярах, один продавцу, а другой – покупателю.
  • Номер товарной накладной должен соответствовать нумерации документов, утвержденной в учетной политике организации.
  • Дата товарной накладной указывается текущая, на момент совершения факта хозяйственной жизни или после его окончания, в соответствии ст. 9 п. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете».
  • Графа Грузоотправитель заполняется реквизитами организации-грузоотправителя. На практике данная графа обычно совпадает с графой Поставщик, или указываются реквизиты другой организации, которая является грузоотправителем (например, транспортной компании).
  • Графа Структурное подразделение заполняется в случае, если товарно-материальные ценности передаются от обособленного подразделения организации-поставщика.
  • Графа Грузополучатель заполняется реквизитам организации грузополучатель. На практике в данная графа совпадает с графой Плательщик, или указываются реквизиты другой организации являющейся грузополучателем.
  • Графа Поставщик заполняется реквизитами организации-поставщика, т. е. в данной графе указываются реквизиты организации, продающей товар.
  • Графа Плательщик заполняется реквизитами организации-плательщика, т. е. содержит реквизиты организации, которой продается товар.
  • В реквизитах Грузоотправителя, Грузополучателя, Поставщика и Плательщика необходимо указать: наименование организации или предпринимателя, адрес, телефон, факс, ИНН, КПП, банковские реквизиты, наименование банка, БИК, кор.сч, р/сч или л/сч.
  • Напротив всех реквизитов в конце строки заполняется специальное поле — код ОКПО.
  • Вид деятельности по ОКДП на практике не заполняется, поле остаётся пустым.
  • В графе Основание обычно указывается «Счет» или «Договор», в конце данной строки в специальных полях номер и дата указываются соответственно номер и дата Счета или Договора.
  • В графе номер и дата Транспортной накладной указывается её номер и дата соответственно. Данное поле является необязательным, его можно оставить пустым в том случае, если транспортная накладная не создаётся.
  • Вид операции — на практике не заполняется, поле остаётся пустым.

Нижняя часть товарной накладной ТОРГ-12 (подвал)

Нижняя часть содержит итоговые данные товарной накладной:

  • Товарная накладная имеет приложение на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • содержит _ порядковых номеров записей — указывается количество порядковых номеров записи в перечне товаров. Необходимо написать число прописью.
  • Всего мест _ — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Масса груза (нетто) _ и Масса груза (брутто) _ — на практике не заполняется, остаётся пустым.
  • Приложение (паспорта, сертификаты и т.п.) на _ листах — на практике не заполняется, ставится прочерк.
  • Всего отпущено на сумму _ — указывается итоговая сумма всех товаров в накладной. Необходимо написать сумму прописью.

Подписи ответственных лиц (левая сторона, продавец):

  • Отпуск груза разрешил — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.
  • Главный (старший) бухгалтер — указывается ФИО и ставится подпись главного бухгалтера.
  • Отпуск груза произвел — указывается должность, ФИО и ставится подпись ответственного лица.

Отгрузка товара. Индивидуальный предприниматель расписывается только один раз в графе Отпуск груза разрешил. В крупных компания во всех трех местах могут расписываться разные люди, в соответствии со своими должностными обязанностями. В небольших компаниях во всех трех местах может расписаться одно и тоже лицо, например, Генеральный директор. Менеджер тоже может расписаться во всех трёх полях, но только при действующем внутриорганизационном приказе с правом отгружать товары, подписывать отгрузочные и бухгалтерские документы.

Получение товара по доверенности и правила заполнения ТОРГ-12

Товар может получить доверенное лицо, предоставив доверенность формы М-2, М-2а, оформленную в установленном порядке, с обязательным предъявлением удостоверяющего документа (паспорт). Доверенность остаётся у Продавца.

Заполнение ТОРГ-12 по доверенности. В случае, если товар получают по доверенности, необходимо заполнить следующие три графы:

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

  • По доверенности № _ — указывается номер и дата выдачи доверенности. В случае, если доверенность без номера, то указывается б/н и дата её выдачи.
  • выданной _ — указывается наименование организации, выдавшей доверенность (например, ООО «Покупатель», экспедитору Иванову А. В.).
  • Далее в графе Груз принял — ставится должность, подпись и ФИО лица, которому выдана доверенность. Если доверенность выдана лицу, которое не является сотрудником организации, то должность не указывается.

Доверенность формы М-2, М-2а даёт конкретное право, а именно получение товарно-материальных ценностей, соответственно право расписаться только в графе Груз принял. Права расписываться в графе Груз получил грузополучатель данная доверенность не даёт.

Гражданский кодекс РФ ст. 312. Отгрузка товара

Отгрузка товара Продавцом Покупателю должна осуществляется только при предъявления паспорта и документа (доверенность или копия приказа) на право получения данного товара. Игнорируя эти правила вы рискуете отгрузить товар «не официальному» представителю организации, тем самым несёте риск последствий не предъявления такого требования.

Получение товара без доверенности (имея при себе печать)

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

  • Получить товар от имени организации без доверенности может только её единоличный исполнительный орган, например, генеральный директор. Однако, в этом случае продавец перед составлением товарной накладной обязан убедиться, что лицо, получающее товар, является настоящим единоличным исполнительным органом. Необходимо потребовать документ о назначении генерального директора, который содержит паспортные данные, а также потребовать предъявить и сам паспорт для сверки этих данных.
  • Получить товар может также материально-ответственное лицо, назначенное приказом генерального директора, или на основании генеральной доверенности. В приказе и в генеральной доверенности должны быть явно указаны полномочия на получение товара и право подписи товарной накладной ТОРГ-12, а также паспортные данные материально-ответственного лица. Продавец также обязан сверить паспортные данные при отгрузке товара.

В обоих случаях подпись ставится только в одной графе Груз получил грузополучатель:

Дата в Товарной накладной ТОРГ-12

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

  • Дата составления — указывается фактическая дата составления товарной накладной.
  • Дата отгрузки товара — указывается фактическая дата отгрузки товара со склада.
  • Дата получения товара — указывается фактическая дата получения товара .

Большинство бухгалтеров склоняются к тому, чтобы в товарной накладной были три одинаковые даты: дата составления накладной, дата отгрузки и дата получения товара. Таким образом, в дальнейшем бухгалтер сможет без проблем провести такой документ в бухгалтерском учете (в бухгалтерской программе).

Настоятельно рекомендуется получить разъяснения от своего бухгалтера по заполнению даты. На практике достаточно легко может возникнуть ситуация, когда все три даты будут разными. И данная ситуация усложнит работу бухгалтера, у которого возникает головная боль, как правильно оприходовать товар, на какой временный или виртуальный склад переместить товар, когда списать и т.

Наличие синей печати в ТОРГ-12

С 01 января 2013 года такой атрибут как печать организации является не обязательным атрибутом, т. отсутствует в списке первичных документов как обязательный реквизит. Фактически, наличие печати в ТОРГ-12 теперь не требуется, как и её отсутствие в Счете-фактуре. Однако, ставить печать в ТОРГ-12 можно, это не нарушение, а всего лишь дополнительный реквизит.

Возвратная товарная накладная

Возвратная накладная — это накладная на возврат товара. Внешне возвратная накладная ничем не отличается от обычной товарной накладной, в ней только меняются местами данные грузоотправителя с грузополучателем и поставщика с плательщиком, а стоимость товара, НДС и др. остаются неизменными.

Что собой представляет

Представитель покупающей стороны обязан подписать ТН, когда служба доставки (курьерская или от компании-продавца) привозит новые позиции. При любых обстоятельствах, будь то посылка частному лицу из другого города или партия замороженных пельменей, доставленная в продовольственный магазин. Так, если предприниматель заказывает определенное количество, вместе с ним ему отправляют соответствующий документ. В момент его подписания покупатель своим действием подтверждает, что получил заявленный груз и претензий к поставщику не имеет.

Кроме того, сопроводительная документация данного типа необходима для подтверждения расходов в налоговой инспекции, если торговая точка функционирует по основной или упрощенной системе налогообложения.

По закону деятельность любой организации, связанная с производством, хранением и перепродажей, должна быть документально оформлена, проводимого посредством док-ов первичного учета, которые формируются и утверждаются руководящим составом компании.

Пытаясь узнать, как оформить накладную на товар и правила оформления ТОРГ-12 со стороны продавца, стоит запомнить, что еще в конце 90-х Росстат опубликовал постановление под номером 132. В нем содержится полный каталог учетных бумаг, включая рассматриваемую нами форму, именуемую иначе как ОКУД 0330212. Область применения этой ТН ограничивается передачей товарно-материальных ценностей от продающей стороны к покупающей. Составлять и хранить такую документацию допускается не только в напечатанном виде, но и в аналогичном электронном формате.

С помощью данного документа происходит документальная фиксация оптовых поставок покупателям. Для формирования необходимо задействовать типовой бланк установленного образца или разработать альтернативную версию, полностью соответствующую требованиям. Заполнять самостоятельно созданную ТН следует с соблюдением всех правил, предусмотренных законодательством.

Порядок оформления расшифровка аббревиатуры

Глядя на говорящее название, несложно понять, что заглавные буквы являются сокращенным вариантом слова «торговля». В каталоге различных видов бумаг первичного учета по контролю проведения торговых операций отображены все имеющиеся формы, предназначенные для формирования документального подтверждения. На сегодняшний день другие образцы от ТОРГ-1 до ТОРГ-31 считаются необязательными. Однако многие бухгалтерские подразделения до сих пор их используют.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Готовые решения для всех направлений

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Показать все решения по автоматизации

Тип документа

Рассматриваемая нами ТН выступает подтверждением передачи/реализации продукции сторонней компанией. Поэтому относится к разряду внешней документации.

Собирая информацию, как оформить товарную накладную ТОРГ-12 и узнать обязательные реквизиты для заполнения, важно помнить о ряде нюансов. Данная форма хоть и представляет собой универсальный вариант, по всем параметрам соответствующий требованиям законодательства в этой сфере, единой все-таки не является. Предприниматели вправе задействовать иные версии. Так, по закону допускается разработать и составить ТН самостоятельно.

Занимаясь составлением документа, необходимо учитывать все обязательные пункты, которые должны отображаться на бумаге. С этим у многих возникают трудности. В итоге нередко возникают недопонимания при взаимодействии с представителями проверяющих инстанций. Именно поэтому подавляющее большинство компаний все же отдают предпочтение двенадцатой форме.

Применение

Накладная оформляется при передаче прав собственности на товарные позиции и иные ТМЦ посредством реализации или отпуска от продающей стороны к покупающей. Компания вправе использовать не только установленный в соответствии с законодательством образец, но и составить собственную версию.

При приеме товара

В данном случае ТН формируется организацией, осуществляющей отгрузку. Как следствие, требуется оформление от компании-поставщика. Сделать это можно в одном из наиболее предпочтительных вариантов: письменном или электронном. Нередко формат документации определяется по обоюдному соглашению покупателя и продавца.

Тот, кто покупает продукцию, имеет право отказаться принимать ее без соответствующего документального сопровождения. При этом если во время процедуры передачи будут обнаружены несоответствия передаваемых позиций по качественным показателям, и представитель принимающей стороны захочет сделать возврат, ему потребуется составить документ на возвращаемые ценности.

Выясняя, что это такое форма ТОРГ-12 в бухгалтерии и каковы требования к товарной накладной, следует помнить — вместе с ней оформляется акт о расхождении по качеству и количеству изделий в виде ТОРГ-2. Параллельно необходимо обсудить нюансы обратной передачи товара и обязательно зафиксировать устную договоренность в письменном виде. В противном случае некачественную продукцию попросту не удастся вернуть.

На реализацию

Продажа (предоставление прав собственности на груз от одного лица другому на возмездной основе) также сопровождается соответствующими бумагами. Рассматриваемая нами ТН предполагает наличие сведений о перемещении ТМЦ со склада и по расчетам с покупающей стороной.

Такие документы формируются компанией-продавцом. В них обозначаются реквизиты организации. Покупатель принимает доставленную продукцию и рассчитывается в момент отгрузки.

В пунктах «Плательщик» и «Грузополучатель» в равной степени проставляются следующие данные:

  • название компании;
  • ее месторасположение (адресные данные);
  • банковские реквизиты.

На отгрузку

Нередко товарные позиции и иные материальные ценности передают в одну точку, а оплачивается осуществление процедуры из другой. При таком раскладе в ТН надлежит указывать сведения не только о получателе груза, но и о плательщике (по отдельности). В установленной форме для этого существуют специальные графы.

Организация, проводящая оплату, — это покупатель. Принимать товар может стороннее (например, дочернее) предприятие, представительство или филиал. Данный вид операции в ТОРГ-12 подразумевает обязательное отображение в соглашении купли-продажи кому конкретно будет направлена продукция и кто выступит в роли грузополучателя.

На поставку

Когда ТМЦ поставляются посредством задействования третьей компании, продающей стороне необходимо кроме двенадцатой накладной выписать еще и товарно-транспортную. Оформляется ТТН по нормам унифицированного образца 1-Т.

Эта бумага всегда составляется в количестве 3-х экземпляров, предназначенных для поставщика, фирмы-перевозчика и покупателя. Следует отметить, что формирование данной документации требуется на каждую партию товара, которую перемещают с помощью одного транспортного средства (не на весь объем поставки целиком, перевозимый в несколько рейсов).

Особенности заполнения

Формированием ТН занимаются сотрудники бухгалтерии, склада или другие работники компании, наделенные таковыми полномочиями. Единого образца, по которому требовалось бы составлять такую документацию, не существует. Можно придерживаться имеющегося общего шаблона или сформировать собственный вариант. Число строк и таблиц не регламентируется, если нужно, будет несложно уменьшить или, наоборот, — увеличить.

Соблюдая правильность оформления документов согласно товарной накладной ТОРГ-12, стоит помнить, что в ней обязаны находиться такие сведения:

  • наименование продающей компании;
  • информация о покупающей;
  • описание продукции с указанием веса, числа и стоимости.

ТН может оформляться на одном листе или сразу на нескольких (зависит от перечня составляющих передаваемого груза). Во втором случае на титуле указывается, сколько именно страниц есть в наличии.

Бумага в обязательном порядке составляется в 2-х экземплярах. Один из них забирает себе непосредственно продавец, другой отправляется к покупателю. При необходимости допускается прикреплять дополнения, сведения о которых также фиксируются в самой форме.

Пример следует детально рассмотреть на прилагающемся изображении:

Правила оформления товарной накладной ТОРГ-12 при получении товара

Сотрудник, уполномоченный оформлять соответствующую документацию, в первую очередь приступает к указанию сторон, заключающих сделку. В графе для отправителя груза отмечается наименование фирмы-отправителя с последующим указанием нужных реквизитов. Строка получателя предназначена для внесения аналогичных сведений о покупателе. Позиция «Поставщик» подразумевает дублирование данных из «Грузоотправителя». В графу «Плательщик» копируется информация о грузополучателе.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Следом документ датирую и присваивают ему номер в соответствии с общим документооборотом предприятия. Только после этого приступают к составлению таблицы, в которую вносят:

  • точный список перемещаемой продукции;
  • указывают единицы измерения (шт, кг, л, и т. п.);
  • количественные показатели;
  • цены;
  • итоговую стоимость поставки.

Под табличным отображением прописывают, сколько страниц имеет ТН. В определенной графе проставляют стоимостное значение в прописном варианте. В завершение бумага идет на подпись:

  • работнику, который занимается отпуском груза;
  • главбуху;
  • ответственному за приемку.

Для чего нужна эта форма

Ее используют все стороны-участники торгового процесса. Накладная позволяет осуществлять сверку передаваемых товаров с указанными в ней данными. Если покупателя не устраивает качество привезенных изделий, на основании документального подтверждения он вправе вернуть ее поставщику или совершить обмен на продукцию, обладающую надлежащими качественными характеристиками.

Кроме того, ТН задействуют в своей работе экспедиторы. Она помогает им избежать проблем, подтверждая какое конкретно количество перевозится. Никто не обвинит водителя в краже, если перевозимый груз сопровождается документальным доказательством.

Какую информацию содержит

Сформированный документ состоит из следующих позиций

  • данные об участниках, кто продает, отправляет, получает и оплачивает груз;
  • реквизиты соглашения, на базе которого осуществляется передача;
  • дата и присвоенный номер;
  • перечень товара плюс единицы измерения;
  • список прилагающихся бумаг;
  • подписи всех, кто участвует в процессе.

Проставление печатей организаций и предпринимателей не является обязательным элементом. Поэтому некоторые бизнесмены и компании обходятся без них.

Допустимо ли использование не только для товарооборота

По факту, закона, запрещающего применять такую документацию, к примеру, в сфере услуг, не существует. Современные бухгалтерские программы позволяют составить стандартный вариант акта, подходящий по всем критериям для этой области. Однако при таком раскладе не исключены проблемы с проверяющими органами. Ведь оформить приемку принимающая сторона действительно сможет без особых затруднений, но вот провести выписку-продажу со склада продающей уже гораздо проблематичнее.

Любой компании для осуществления деятельности, основанной на товарно-материальном обороте, необходимы соответствующие бумаги первичного учета. Утверждение такой документации, как правило, производится представителями руководящего состава.

Еще в далеких 90-х Росстатом было принято постановление под номером 132, в котором содержался полный перечень учетных документов, включая двенадцатую форму (другое ее название ОКУД 0330212). Использую такие ТН с целью контроля передачи ТМЦ между продающей и покупающей сторонами. Формируют, как и хранят, не только в напечатанном виде, но и более привычном современному миру — электронном.

Несмотря на то что способ оформления данной бумаги был определен законодательством (на государственном уровне решено ее унифицировать), обязательным к исполнению она не является. С начала 2013 года компании и предприниматели вправе составлять собственные версии. При их формировании, соответственно, необходимо придерживаться определенных требований. Однако организации нечасто прибегают к самостоятельной разработке, так как имеющаяся форма очень удобна в работе и включает в себя все необходимые сведения.

Для чего предназначена

Рассматривая на примерах заполненные накладные ТОРГ-12 с обязательными полями для заполнения, следует помнить, что этот документ активно используют две стороны: продающая и покупающая. Продавец с ее помощью контролирует отгрузку товара со склада, а покупатель оформляет приемку. По ТН данного типа поставщик осуществляет списание позиций товара. Документ обычно составляется бухгалтером, кладовщиком или другим лицом, уполномоченным на проведение подобных операций. Грузополучатель, в свою очередь, согласно этой форме фиксирует поступление груза.

Представителей контролирующих органов нередко интересует не только сама бумага, но и прилагающиеся к ней дополнения: сертификаты на изделия, паспорта, различные справки.

Нюансы бумажной версии

Собирая находящуюся в доступе информацию, как заполнить (составить) товарную накладную на товар для ИП, не стоит упускать то, что формировать ее можно как на бумаге, так и в электронном виде. Когда компания занимается оформлением документации в привычном формате (на листах А4), следовать правилам формирования ТОРГ-12 необязательно. В работе можно использовать собственноручно разработанный вариант.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Самостоятельно составленный бланк может содержать любое количество пунктов. Столько, сколько требуется для осуществления деятельности конкретно взятой организации в соответствии со спецификой. То, в какой именно форме будет составляться документ, зависит от решения, принятого руководством. После утверждения альтернативного бланка его нужно зафиксировать в учетной системе предприятия.

В собственную версию предстоит включить ряд необходимых сведений:

  • присвоенный номерной знак и дату оформления;
  • наименование компании получателя груза;
  • бумагу, подтверждающую отгрузку товара (счет-фактура и т. п);
  • табличные данные с перечнем доставленных позиций;
  • личные подписи ответственных участников операции;
  • печать, если организация использует их при составлении документации.

Как правильно заполнять товарную накладную: пример заполнения ТОРГ-12

Несмотря на то что двенадцатая форма была утверждена еще в конце 90-х, строгих требований к ее формирования до сих пор не существует. Однако следует придерживаться определенных (обязательных) норм:

  • Оформлять документ нужно в 2-х экземплярах. Один из них предназначен для продающей стороны, второй для покупающей.
  • При составлении нельзя допускать помарок, ошибок и исправлений.
  • Как и транспортная, ТН составляется разборчивым почерком (печатными буквами). Обычно листы предварительно распечатывают с помощью компьютера, а потом заполняют.
  • Оставлять некоторые пункты свободными не разрешается.
  • Помимо бумажного вида применяется альтернативная электронная версия.

Обязательного заполнения не требует только одна графа — приложения. Если таковых нет (перечня прикладываемых дополнительно бумаг), эту позицию можно оставить незаполненной.

Как заполнить табличную часть (инструкция)

Рассматривая унифицированную форму ТОРГ-12 и изучая правила заполнения по образцам для грузополучателя, несложно заметить, что в каждом документе присутствует таблица. С особенностями ее составления можно ознакомиться ниже:

Наименование пункта

Описание

1

Порядковый номер

Доставленный груз нумеруется по порядку

2

Название, артикул, характеристики товарной позиции

Прописывается название товара, указываются характерные особенности

3

Код продукции

Отмечаются соответствующие значения

4

Единицы измерения

(кг, л, шт. , гр, м и т. )

5

Их кодировка

Присвоенные по ОКЕИ коды-значения

6

Тип упаковки

Проставляется вид тары

7

Кол-во на 1 транспорт-место

Количественные данные поставляемых партий или изделий

8

Число мест, шт. 9

Брутто

10

Нетто

11

Цена

Указываемая в рублях стоимость 1 ед

12

Сумма без НДС

Количество, умноженное на ценовое соответствие

13

Ставка налога на добавленную стоимость

Действующее значение

14

Размер налогового вычета

Величина по каждой позиции

15

Всего средств

Общее суммарное

Что указывается в документе

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

В двенадцатой накладной содержатся все ведущие сведения о продающей и покупающей сторонах, а также непосредственно о позициях товара. Формируется ТН из нескольких основных подразделов:

  • Сведения об отправителе и получателе груза. Подразумевается указание адресов, телефонных номеров, реквизитов банка.
  • Основания для осуществления сделки купли-продажи. В этом пункте отмечается наличие соглашений (на поставку и т. п.).
  • Характеристики формы ТОРГ-12. Присвоенный порядковый номер, день создания.
  • Информация о ТМЦ. Включает отметки о наименовании продукции, измерительные единицы, количественные и весовые параметры, стоимость. Плюс НДС, если таковой присутствует по роду деятельности компании.
  • Перечисление прилагающихся дополнений. В их роли могут выступать паспорта, сертификаты, справки и т. п.
  • Оттиски печатей, если они есть в организации, и подписи участников операции. В этом плане стороне грузоотправителя несколько труднее, так как предстоит завизировать значительно больше бумаг в процессе передачи груза.

Оформление формы ТОРГ-12, образец заполнения в электронном виде

Для составления документов в цифровом формате предусмотрены различные спецсервисы и соответствующее программное обеспечение. Правила формирования ТН такого типа ничем не отличаются от привычной всем бумажной версии. В процессе оформления формируются 2 файла, подлежащих визированию посредством электронно-цифровой подписи. Что весьма удобно в отношении ведения деятельности в современных условиях. Немало коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей уже оценили данную возможность по достоинству.

Чтобы составить двенадцатую форму документа в таком формате, необходимо осуществить переход на специализированный веб-сайт (сервис по обработке ТН) и приступить к заполнению документа. Последовательно ввести требуемую информацию о предстоящем перемещении позиций в предназначенные для этого ячейки. Когда все они будут заполнены, нужно сохранить форму, поставить соответствующую ЭП и отправить электронную версию покупателю. Если потребуется, сохраненную документацию можно распечатать в любое удобное время.

Как подписывать товарную накладную

Составленную по всем правилам бумагу обязаны завизировать все участники процесса. Это представители продающей и покупающей сторон, которые уполномочены выполнять эти действия.

В ряде случаев товар забирает доверенное лицо, сотрудничающее с покупателем. При таком раскладе в соответствующей графе проставляются сведения о нем и реквизиты письменного уполномочия. В подпункте «Получил груз» оставляет свою роспись сотрудник организации, несущий ответственность за нахождение продукции в складской зоне.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

В отношении электронной версии двенадцатой накладной потребуются ЭП как грузоотправителя, так и получателя. Имейте в виду, цифровой документ составляется в одном экземпляре, но содержит в себе 2 файла.

В случае если при заключении сделки задействуется обычная бумажная документация, ставятся следующие личные отметки:

  • подпись представителя покупающей стороны, подтверждающая прием груза;
  • лица, несущего материальную ответственность за принятие товара заказчиком;
  • начальника, бухгалтера и работника, отвечающего за отгрузку от грузоотправителя.

В отношении печатей — полная свобода действий. Они проставляются только тогда, когда используются в компаниях. Обязательными не являются. Тем не менее следует учитывать, что в форме присутствует специально отведенное для них место. А значит, лучше не пренебрегать возможностью оставить оттиск. Так удастся избежать вероятных проблем с проверяющими инстанциями.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Внесение изменений

Безусловно, любые правки в учетной документации — явление крайне нежелательное. Однако не всегда удается сформировать и заполнить ТН без ошибок. Чтобы их исправить, коррективы следует внести в оба экземпляра (для поставщика и получателя).

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Некорректные данные аккуратно перечеркивают, рядом прописывают новые. При этом требуется заверение исправлений подписями представителей участвующих в сделке сторон. Чуть ниже указывается дата, когда были исправлены начальные сведения.

От наличия ошибочных значений не застрахованы и электронные версии формы. В такой ситуации необходимо исправить недочеты и отправить покупателю обновленный вариант. Рассматривая образец заполнения (оформления) товарной накладной ТОРГ-12 по доверенности, стоит запомнить, что установленных правил, согласно которым следует вносить правки — не существует.

Срок хранения документа

Ограничен периодом равным 5 годам. Все это время оформленная двенадцатая форма обязана храниться в компании. Но и в этом моменте не обошлось без исключений. Если ТН выступает в роли подтверждения размера убытка, переходящего на будущее, предусмотрено продление установленного временного промежутка. Нюансы оговорены в статье 283 НК Российской Федерации.

Прием позиций

Когда вместе с перемещаемым грузом заказчику приходит стандартная бумажная версия накладной, работник, который отвечает за принятие продукции и ее хранение, приступает к проверке. Он внимательно сверяет доставленные товарно-материальные ценности с информацией, указанной в сопроводительной документации. Если все в порядке — расписывается, тем самым подтверждая получение и перенаправляет бумагу в отдел бухгалтерии.

В ситуации, когда компания-покупатель осуществляет приемку согласно электронному варианту ТОРГ-12, процесс выглядит несколько иначе:

  • Грузоотправитель формирует документ, ставит на нем ЭП и направляет в бухгалтерию грузополучателя в режиме онлайн.
  • Покупатель принимает электронно-цифровую версию.
  • Сам же заказчик при помощи компьютерной техники распечатывает форму и удостоверяется в правильности ее составления. После чего отдает ответственному сотруднику с целью сверки позиций и данных в ТН.
  • Человек, несущий материальную ответственность за прием поставки, проставляет личную отметку (подпись) по результатам проверки.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

На что обратить внимание при получении

Выясняя, как заполнить вид упаковки в товарной накладной и другие пункты, важно помнить, что перед подписанием необходимо внимательно проверить бумагу на наличие соответствий и отсутствие ошибок. Проверяющему предстоит учесть несколько основных нюансов:

  • Когда приемка товара осуществляется по доверенности, в ТОРГ-12 обязан поставить подпись сотрудник, принимающий гру. Кроме того, обязательны отметки о дате, присвоенном номере и расшифровка росписи.
  • В ситуации, когда заказчик получает продукт собственноручно, снизу справа на документе ему необходимо расписаться, расшифровать свой «автограф» и сделать оттиск печати.
  • Нередко в организациях попросту отсутствуют любые виды штампов. Ничего страшного. При оформлении двенадцатой накладной можно обойтись и без них.
  • К сожалению, не все и далеко не всегда проходит гладко. Если требуемые по правилам формирования личные подписи, нужные сведения об участниках сделки и другие подтверждения передачи отсутствуют — операция считается недействительной.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Особенности оформления возврата

Если отклонения от указанных параметров выявлены после оприходования ТМЦ, отправки их на хранение или постановки на учет, продающей и покупающей сторонам следует составить возвратную документацию.

Правильность заполнения товарной накладной ТОРГ-12 при возврате

Первое, о чем следует помнить — не нужно расписывать подробности и дополнять их сторонней информацией непосредственно в основном документе. Для этого существуют сопроводительные бумаги-дополнения. Для оформления потребуется:

  • Указать адресные данные поставщика и его реквизиты банка. Если поступление ТМЦ уже было оплачено, важно отразить необходимость вернуть средства.
  • Необходимо заполнить пункт «Основание», без него ВН окажется недействительной. Здесь же отмечают порядковые номера и даты составления бумаг, по которым была принята продукция, подлежащая возврату.
  • Возвратная форма должна быть пронумерована и оформлена в день проведения процедуры.
  • Не стоит забывать и о табличной части документа. В ней фиксируются вся информация в соответствии с изначальным вариантом, подтверждающим поставку. Также в ней указывается количество позиций, которые предстоит вернуть поставщику.
  • Кроме того, в документации необходимо отразить положение в отношении НДС. Если этот вычет присутствует в работе организации, нужно указать ставку.
  • Подписывает ВН непосредственно представитель руководящего состава или уполномоченный сотрудник и работник бухгалтерии.

Обо всех вышеперечисленных пунктах следует помнить, разбираясь, как заполнять товарную накладную для ИП и любых коммерческих организаций. Облегчить ведение документооборота можно с помощью специального софта. Подобрать необходимое ПО для автоматизации и оптимизации рабочих процессов можно на сайте «Клеверенс».

Когда надо составлять ТТН

Ее оформление происходит при перевозке ТМЦ от одного владельца к другому. Сама доставка производится самостоятельно силами компании-отправителя или при содействии компании-перевозчика (третье лицо). Тот, кто отправляет груз, выписывает и накладную (его изначальный собственник для отчуждения права или одно из подразделений предприятия-собственника в адрес другого). При использовании услуг коммерческой перевозки договор на них может составляться отправителем или получателем. Тогда обсуждаемый документ может выписываться той или другой стороной.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

ТТН или ТОРГ- 12

Первый позволяет перемещать имущество от одного пункта в другой. По этой бумаге происходит списание с баланса грузоотправителя в счет нового владельца. Ключевой момент — наличие автотранспортного средства в этой схеме. Это действие может происходить не в виде сделки между двумя фигурантами, а в качестве пересылки ТМЦ между отделениями одной организации.

ТН (второй из представленных) необходим конкретно при осуществлении продажи и переходе права на собственность. При этом неважно задействован здесь транспорт или нет.

Порядок, правила заполнения ТТН и образец

Для опытных специалистов ее составление не составляет труда, поскольку бланк со значениями готов к оформлению. Нужно лишь знать, что и куда вписывать.

  • Сначала документу присваиваем № и указываем его (используя внутреннюю нумерацию, принятую на предприятии), проставляем дату.
  • В строчку «грузоотправитель» пишем информацию о компании, отправляющей ТМЦ (с полным названием, геолокацией и работающим телефоном).
  • По аналогии прописываем сведения об адресанте в пункте «грузополучатель».
  • Там, где стоит слово «плательщик», надо вписать фирму, оплачивающую услуги по перевозке.
  • Рядом со всеми сторонами сделки надо написать верные коды ОКПО.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Форма товарно-транспортной накладной

Она бывает унифицированной, то есть единой для применения. Можно брать стандартный для всех формат, чтобы наверняка избежать претензий от налоговой за самоуправство при ведении документации. Все сведения умещаются на одном листе А4 при компактном размещении информации и горизонтальном расположении. Используемые здесь коды можно смотреть в общероссийском классификаторе.

При использовании специализированной программы формирование док-та происходит автоматически, если правильно внести все данные. Но сегодня разрешено самим разрабатывать удобную форму, сокращая ее, что значительно облегчает работу.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Как заполнять товарно-транспортную накладную (ТТН) — правила, образец

Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.

Несмотря на разрешение не использовать унифицированный формат, структурированность в ТТ-накладной обязательно имеется. Все нужно излагать четко и информативно. В начале ведения хоздеятельности можно взять в открытом доступе распространенные примеры. Но в дальнейшем рекомендуется отладить работу и применять типовые формы. Помочь в составлении помогут специализированные программы.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Как правильно оформлять ТТН по образцу

Если используется стандартизированный бланк, то для опытных сотрудников его оформление не станет чем-то затруднительным. Однако, государство в свое время разрешило не пользоваться разработанными ранее форматами первичных документов. Предприятия как хозяйствующие субъекты могут разрабатывать их сами. Транспортирующие организации и заказчики постоянно имеют дело с этими накладными. Это несколько усложняет процесс работы для последующих фигурантов.

В стандарте предполагается оформление нескольких разделов. Если налоговая инспекция будет придираться к неправильно оформленной документации и выпишет штраф, то его сумма будет варьироваться в зависимости от категории проступка. К тому же ответственность уполномоченного лица расценивается ниже и при недочетах штрафы приходят на его имя в меньшем размере, чем для целой компании. Нужно возложить контрольные функции на главбуха. И обеспечить его хорошим программным обеспечением на компьютере. То же самое касается складских работников. Автоматизация работы упростит процесс ее исполнения и минимизирует ошибки. Зачастую проблемы возникают именно при заполнении 2 транспортного раздела ТТН.

Чем отличается от ТН

Выше упоминалось понятие ТОРГ-12. Это форма Т-накладной (а именно «товарная»). Она стандартизирована на государственном уровне. Здесь также присутствуют столбцы и строчки со значением, которые следует заполнить. Предоставляется частная информация об участниках и используется общероссийская кодировка.

ТТ-накладная оформляется, если для доставки привлекается транспорт (с его полным описанием), а с вышеупомянутой можно обойтись и без него. Первую разрешено использовать при совершении продаж и при простом перемещении груза. А вторая требуется исключительно при наличии товарно-денежных отношений. Она более обширна и включает много сведений (в т. условия совершения сделки, количество ТМЦ, стоимость, НДС).

Кроме того, существует другое понятие ТН («транспортная»). Предназначена для автогрузовой перевозки.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Кто должен оформлять ТТ накладную

В зависимости от ситуации и этапа это делает получатель либо отправитель (и все их работники и представители). Обычно именно отправляющий прикладывает ее к погрузке и дальше каждый занимается внесением своих данных. Водитель о пути следования, а получающий расписывает процедуру принятия. К поставке может быть привлечено третье лицо (на договорных условиях сотрудничества). Тогда к ТТН транспортная компания, специализирующаяся на перевозе, также имеет отношение. Договор с ней вправе заключать обе стороны.

Структура документа

Кроме унифицированного бланка, где наглядно видна структурированность, имеется специальная инструкция о порядке расчетов за перевозку от 83 года. Последняя редакция пришлась на 1997 год. Она точно описывает инструктаж заполнения в пошаговом режиме. Всего здесь предполагается 16 блоков-правил со своим количеством граф и абзацев на тему корректного документального оформления.

С начала 11 года (Федеральный закон 402) формат такой учетной «первички» утверждается экономическим субъектом. Однако, в нем должны присутствовать все необходимые реквизиты (расписанные в том же ФЗ). Поэтому теперь унифицированные общероссийские формы можно и не применять, а разрабатывать свои с требующимися пунктами. Но для избежания ошибок хороша и готовая основа для заполнения. Главное, что работает единое для всех ситуаций правило: составлять накладную надо при свершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно по его окончании. В целом понимать структурное расположение блоков нужно всем фигурантам. Надо учесть также, как правильно заполнять и подписывать ТТН водителю.

Как правильно заполнять товарно-транспортную накладную

Узнай, как в 10 раз ускорить работу с документами на складе?

Можно ли использовать единичный бланк для разных перевозок

На каждую сделку оформляется свой документ. Разрешается скорее перевозить за один раз разносортный груз в большом объеме. Так категории товаров будут совершенно разные. Но адресатов может быть несколько. То есть изначально определено несколько пунктов для посещения или они вычеркиваются и заменяются по пути следования.