Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

У меня нет проблем с Почтой России.

Я работал над новым сайтом Почты России, и по долгу службы мне пришлось разобраться, что и как в ней устроено. И это не так ужасно, как мне казалось. Оказывается, нужно просто понять, что и как работает.

Позвольте объяснить

Пресс-служба Почты России не видела этот текст до публикации (возможно, после публикации тоже). Мы не согласовывали его ни с кем. Почта России не платила нам за эту статью и даже не предлагала. Такие уж мы люди: делаем добро и отпускаем его в воду.

Многие люди, а также представители коммерческих структур регулярно отправляют через Почту России заказные письма с описью вложения и уведомлением об успешном вручении адресату различного содержания. Правда, далеко не все знают, как правильно отправить свое письмо с описью вложения и уведомлением о вручении и можно ли переслать заказное письмо с простым уведомлением, поэтому стоит разобраться в этом вопросе подробно.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

  • Виды писем на Почте России
  • Простое письмо: что за письмо и как его доставляют
  • Заказное письмо: определение
  • Отправка заказного письма с уведомлением: алгоритм действий
  • Виды уведомлений
  • Отправка заказного письма с уведомлением и описью: порядок действий

Ценные письма — это особый вид почтовых отправлений, оформление которых предполагает объявление их ценности, что позволит в случае их утери или порчи, рассчитывать отправителю на получение полноценной денежной компенсации от Почты России. При этом клиенты почтового оператора также могут составить для ценного письма опись вложения, что будет являться документальным подтверждением вложения в отправление определенных предметов. Учитывая этот факт, стоит разобраться в том, как отправить свое ценное письмо с описью вложения и что писать на ценном письме с описью.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

  • Чем ценное письмо отличается от других писем Почты России
  • Ограничения по весу и размеру для ценного письма
  • Порядок отправки
  • Если необходима опись
  • Стоимость и сроки доставки

Официальные документы в суд и документы, которые впоследствии могут быть использованы в суде отправляются письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Для судебных документов используется письмо с объявленной ценностью, уведомлением и описью вложения. Чтобы отправить документы необходимо во-первых:

  • Купить конверт
    Имейте ввиду, что на почте конвертов может не оказаться. Их можно заранее купить в канцелярских магазинах.
  • Попросить в почтовом окошке у работницы почты
    — 2 описи почтового вложения
    — уведомление о вречении

Перед тем как встать в живую очередь для отправки, нужно предварительно заполнить все бланки. Мы подготовили пример заполнения бланков для отправки письма с апелляционной жалобой в Арбитражный суд от Иванова И. Как заполнить конвертЕсли вам повезло и конверты есть в продаже в почтовом отделении, обратите внимание, что нужно купить конверт без марки.

  • Левый верхний угол
    Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При желании можно вписать номер мобильного телефона.
  • Правый нижний угол
    Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес.
  • Правый верхний угол
    Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Если вы забыли или не знаете индекс, его можно найти на сайте Почты России ссылка.

После заполнения полей заклеивать конверт не нужно. Как заполнить уведомлениеНа 1 конверт нужно заполнить 1 уведомление с обеих сторон. На лицевой стороне указываются данные отправителя. Данные человека или организации, которая отправляет письмо.

  • простое
    уведомление о вручении придет в почтовый ящик
  • письма
  • с объявленной ценностью

На обратной стороне указываются данные получателя письма.

  • письма
  • с объявленной ценностью

Как заполнить опись вложения (2 одинаковых экземпляра)Бланк «опись» заполняется следующим образом:


  • Номер документа, причем документы разрешается группировать, как на скане
  • Наименование предметов
    Название документов с указанием номеров и дат
  • Количество предметов
    Количество листов в документе
  • Объявленная ценность
    Чаще всего вписывается 1 рубль
  • Ощий итог предметов и объявленной ценности
    Общее количество отправляемых листов документов, то есть сумма количества листов, указанных выше. Общая ценность 1 рубль.
  • Отправитель
    ФИО или название организации отправителя.
  • Подпись
    Подпись отправителя

На 1 конверт заполняется 2 описи. Одна вкладывается в письмо и уходит получателю. Вторая опись сразу возвращается отправителю после заполнения почтовым работником. Номер почтового идентификатора вписывает работник почты. Именно по нему вы впоследствии сможете отслеживать движение письма.

Ограничения по весу и размеру для ценного письма

Прежде чем написать ценное письмо и идти на почту для его отправки, следует ознакомиться с существующими ограничениями по максимальному весу и габаритам для таких отправлений.

Ценная записка, к которой может быть оформлена опись вложения, может иметь следующие габариты:

  • 110 на 220 миллиметров, так называемый конверт евростандарта, или 114 на 162 миллиметров формата C6;
  • 229 на 324 миллиметра формата C4.

Также для подобных записок существует ограничение по максимальному весу:

  • для значимых записок, отправляемых по территории Российской Федерации, максимальный вес равен 100 г;
  • для ценных писем, отправляемых по РФ 1 класса, максимальный вес не может превышать 0,5 кг;
  • максимальный вес важной записки, отправляемой за границу, составляет 2 килограмма.

Стоит отметить, что отправлять такие ценные послания также можно с подключением ряда следующих платных услуг:

  • с использованием наложенного платежа, предполагающего оплату получателем не только услуги доставки товара, но и его стоимости;
  • с оформлением описи вложения;
  • с отправкой уведомления отправителю о вручении адресату;
  • с подключением сервиса СМС-уведомления о факте вручения отправления адресату.

Важно! Стоит отметить, что первые две платные услуги недоступны при отправке простых и заказных писем.

Что и как отправлять Почтой России

На первый взгляд, у Почты России много непонятных услуг: уведомление о вручении, опись вложения, наложенный платеж, объявленные ценности и какие-то классы отправлений. Разобраться в этом непросто, особенно если отправляешь что-то пару раз в год. Чтобы было проще, я отсортировал услуги по потребностям.

Отправить письмо дедушке

Вам нужно простое письмо. Купите на почте про запас несколько конвертов с напечатанными на них марками, каждый стоит 25 Р. Пишите письмо, вкладывайте пару фотографий, подписывайте адрес дедушки и бросайте в любой почтовый ящик. Почта доставит отправление в почтовый ящик адресата.

Обычный конверт за 25 рублей

Выслать документы заказчику

Документы лучше отправлять заказным письмом. Оно вручается адресату лично или его представителю по доверенности. Письму присваивается индивидуальный номер, по которому можно отследить его перемещения.

Купите в канцелярском магазине десяток конвертов для листов формата А4 — такой формат называется C4. На почте купите марки номиналом 56 Р и 3 Р. Я обычно беру марки сразу на 500 Р, про запас. Марки лучше иметь свои, потому что услуга по наклейке марок на заказные письма платная — от 5 до 25 Р в зависимости от региона. Печатайте договор, вкладывайте в конверт, пишите адрес и наклеивайте марки — 59 Р.

Заказное письмо оформляют у оператора почтового отделения. Он присваивает письму номер отслеживания и взвешивает его, чтобы рассчитать стоимость доставки. Тариф будет выше 59 Р, если вес отправления более 20 граммов — это два листа формата А4. В этом случае наклейте на конверт дополнительные марки — по 3 Р за каждые 20 граммов. То есть за отправку письма весом от 21 до 40 граммов вы наклеиваете марки на 62 Р.

Письмо доставят в почтовое отделение. Почтальон принесет в почтовый ящик получателя уведомление, что письмо пришло и его можно забрать. Можно не дожидаться уведомления и отслеживать письмо по номеру на сайте Почты России.

Чтобы документы дошли быстрее, можно отправить их письмом первого класса. Оно дороже — от 113 Р за отправление до 20 граммов, но идет действительно быстрее. Такие письма обрабатываются в приоритетном порядке, а для доставки используют даже самолеты. Например, письмо первого класса из Москвы и Санкт-Петербурга в областной центр на Урале или в Западной Сибири может быть доступно для получения через 48 часов после отправки. Кроме того, работники почты наклеивают на него марки бесплатно.

Отправить важные документы государству, клиенту или банку

Вам нужно ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Такое отправляют только в отделении.

Чтобы ускорить процесс, заполните опись заранее на сайте Почты России. Чем выше оцените стоимость вложения, тем больше будет тариф за пересылку. Поэтому при отправлении документов лучше оценить их в 1 Р.

Распечатайте опись, вложите в конверт с документами и отдайте оператору. Конверт не заклеивайте: сотрудница в отделении сверит документы в конверте с описью. После оформления письма она выдаст вам копию описи с печатью. Когда письмо придет адресату, вам в почтовый ящик вернется уведомление о вручении. Цена отправления такого письма — от 250 Р в зависимости от веса и объявленной ценности.

Опись и уведомление о вручении — это документы с юридической силой. Они доказывают, что в конверте было именно то, что вы отправляли, и всё дошло. Получатель не отвертится, что он получил ваше письмо. Если что, с описью и уведомлением можно идти в суд. Обычно с описью вложения отправляют досудебные претензии.

Опись вложения и уведомление о вручении. Убедитесь, что на них стоят штампы почтового отделения с датой и подпись оператора. Без них документы не имеют юридической силы

Послать книгу в подарок

Книги, журналы и небольшие предметы вроде пары футболок отправляйте бандеролью. Стоимость бандероли зависит от веса, в среднем заплатите за нее 150—300 Р.

Пакеты для бандеролей: от 15 до 50  в зависимости от размера

Бандероль отправляют в отделении. Купите пакет для бандероли, напишите на нем адрес. Пишите адрес синей шариковой ручкой — гелевая размажется.

Если боитесь, что отправление потеряется, отправляйте ценной бандеролью с описью. Оценивать в 1 Р смысла нет, потому что в случае потери вам ровно столько и выплатят, а почтовый тариф за объявление ценности увеличится на 50 Р.

После оформления оператор выдаст чек, на котором напечатан трек-номер — по нему можно отслеживать статус отправления на сайте Почты.

Отправить покупку на «Авито»

Если вы отправляете вещь, за которую хотите деньги, выбирайте бандероль или посылку с наложенным платежом. Заполните бланк на сайте Почты России и укажите, куда перевести деньги — на расчетный счет.

Укажите стоимость вещи и введите данные счета

С наложенным платежом покупатель не обманет — ему не выдадут посылку, пока он не заплатит сумму платежа в отделении. Но если получатель передумает, то отправление вернется к вам обратно через пару месяцев, и вам придется доплатить, чтобы забрать его.

Отправить бабушке подарки

Если у вас есть большие и тяжелые вещи: книги, банки с соленьями, зимние сапоги и три кило конфет, — отправляйте их посылкой.

Коробки для посылок, от 40 до 150

Заполните бланки на сайте Почты и распечатайте их.

Если отправляете что-то хрупкое, позаботьтесь о мягких упаковочных материалах. Я обычно перекладываю вещи опилками или сеном из зоомагазина. Чтобы упаковать все хорошо, я сначала покупаю на почте коробку, а вещи укладываю дома. Потом несу коробку в отделение вместе с бланками и отправляю.

Средняя посылка по России будет стоить 300—500 Р. Оператор выдаст чек с трек-номером для отслеживания.

К сожалению, Почта России не идеальна. Сайт хороший, идеи просвещенные, но в отделениях и сортировочных центрах работают очень разные люди. У почты есть проблемы, о которых нужно знать.

Что не следует отправлять Почтой России

Не стоитКак правильно

Деньги и драгоценности. Запрещено законом. В сортировочном отделении отправление проверят рентгеном, а содержимое изымут. Деньги отправлять на карту. Драгоценности привезти лично или нанять курьерскую службу. Последнюю фотографию прадедушки или редкую картину. Иногда отправления теряются безвозвратно. Почта выплатит за них небольшую компенсацию. Отправить курьерской службой со страховкой. Оружие, наркотики. Запрещено. В лучшем случае изымут, в худшем — домой придет наряд с собакой. Не трогать, оставить где лежат, вызвать полицию. Вазу или телескоп. Разобьют. Отправить транспортной компанией, тщательно упаковать и обклеить стикерами «Хрупкое». Застраховать. Айфон или Макбук. Могут украсть сотрудники Почты России. Вместо гаджета в коробке окажется кирпич. Выслать курьерской службой со страховкой. Очень срочные и важные документы. Могут не доехать в срок или потеряться. Отправить надежной курьерской службой, например DHL.

Как я отправлял Почтой гипсовую скульптуру

Несколько лет назад я купил домой гипсовую скульптуру. Магазин отправил мне ее посылкой. Когда посылка пришла, на почте мне выдали мятую коробку, никаких наклеек о хрупкости на ней не было. Внутри вместо скульптуры оказалась гипсовая пыль и осколки размером с копеечную монету. Магазин свалил вину на Почту России, а в отделении мне предложили компенсацию в 200 Р.

Отправка заказного письма с уведомлением и описью

Для того чтобы отправить письмо с описью вложения, не требуется наличие каких-то специфических знаний. По сути, процесс оформления пересылки такого отправления полностью аналогичен отправке заказной и обычной корреспонденции.

Фактически единственным нюансом тут будет являться оформление отдельного бланка по форме 107 под названием «Опись вложения». Его можно получить от операциониста абсолютно бесплатно по первому запросу.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Опись вложения — это удобная дополнительная услуга от почтового оператора, которой может воспользоваться любой клиент.

Для пересылки письма, посылки или бандероли с описью вложения достаточно следовать следующей инструкции:

  • сперва потребуется купить конверт нужного формата и заполнить адресные ярлыки;
  • далее нужно будет получить и заполнить два экземпляра бланка описи вложения.

Оформив эту бумагу, отправитель предоставит возможность получателю проверить содержимое посылки в присутствии сотрудника отделения связи до момента получения отправления.

Важно отметить, что любые отправления, пересылаемые вместе с описью вложения, передаются операционисту в не запечатанном виде для того, чтобы он имел возможность сверить информацию, указанную в бланке, с тем, что действительно находится внутри конверта или коробки.

Необходимость в заполнении сразу двух бланков описи объясняется тем, что один остается у отправителя, а второй будет отправлен вместе с конвертом адресату.

Как заполнять почтовую опись вложения — скачать бланк формы Ф-107

Известно, что надзорные органы оставляют за организациями право отправки ценной документации посредством почты. В виде почтовых отправлений принимаются отчеты, исковые заявления, претензии и требования. Услугами почтовых отделений активно пользуются бухгалтеры при сдаче налоговой декларации.

Чтобы предприятия могли доверить столь ценные бумаги сотрудникам почты, приказом ФГУП «Почта России» была разработан специальный бланк описи, способный гарантировать доставку корреспонденции в полном объеме. Поговорим о том, как выглядит почтовая опись вложения, и каковы правила ее заполнения.

Понятие

Итак, с целью определения точного содержания отправления и учетом его стоимости, а также для гарантии доставки ценной корреспонденции почтой РФ была введена специальная форма вложения в ценное письмо.

Завизировав бланк печатью отделения, сотрудник почты вкладывает его в отправление, после чего запечатывает корреспонденцию и отправляет. На руках у отправителя также остается экземпляр описи с печатью.

Бланк описи был разработан в 2012 году, став единым на всей территории РФ. Сегодня форма ф-107 применяется для отправки ценных писем, а также для более весомых отправлений – посылок, бандеролей. Так как в данной статье речь идет об отправке важной документации организациями, далее будет рассмотрен порядок отправки именно ценных писем с вложением в виде бланка ф-107.

Правила заполнения бланка

Тех, кто впервые столкнулся с формой ф-107, интересует вопрос ответ на вопрос о том, как правильно заполнить опись вложения в заказное письмо. В пустующие строки формы следует вписать следующую информацию:

  • Тип отправления – письмо, бандероль.
  • Имя и адрес получателя. Если речь идет об организации – полное наименование получателя и/или имя представителя организации.
  • Основная часть бланка – таблица. В нее вписывают полный перечень корреспонденции, с указанием количества и стоимости писем. Если отправитель решил не присваивать оценочную стоимость отправлению, ему необходимо поставить в соответствующих полях прочерки.
  • Конечные строки таблицы – итоговая сумма наименований и их общая стоимость.
  • Конец бланка – поля, где расписываются отправитель и сотрудник почты. От сотрудника отделения также потребуется указание его должности. Далее на бланке ставится печать почты РФ.

Чтобы избежать возможных ошибок со стороны отправителей, почты РФ опубликовала образец заполнения описи вложения, который также доступен к скачиванию.

Порядок отправки

Чтобы отправить письмо с описью, необходимо прийти в одно из отделений почты России. Важно помнить, что отправление принимается незапечатанным, а требуемое количество приложений в виде описи – 2 штуки.

Один из экземпляров бланка сотрудник почты поместит в пакет с корреспонденцией, второй – выдаст на руки отправителю.

Работник почты проверит все содержимое пакета на соответствие перечню в бланке ф-107. Курьер также уточнит правильность написания адреса получателя, завизирует форму штампом и подписью.

Объявленная ценность – что это такое

Есть ли необходимость в объявлении ценности? Ведь отправитель вправе установить стоимость отправления равной нулю, поставив в соответствующей графе бланка прочерк и избежав оплаты страховки.

Внутренний регламент почты установил следующее правило – если при пересылке товар теряется, тогда почта РФ предлагает отправителю компенсацию в сумме объявленной ценности.

Таким образом, объявленная стоимость становится дополнительной гарантией надежной доставки без материальных потерь со стороны предприятия.

Чем выгодно почтовое отправление

Почему при отправке ряда ценных бумаг, сотрудники бухгалтерии все чаще отдают предпочтение почтовым отправлениям с описью вложения? Дело в том, что в своей повседневной деятельности бухгалтер любой организации вынужден сталкиваться с обилием важных сведений, оформлять ценные документы и производить сложные вычисления. Все это, как правило, сопряжено с катастрофической нехваткой времени.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Ничего удивительного в том, что иногда по различным причинам не вся бухгалтерская отчетность оказывается готовой к положенному сроку сдачи. Что крайне не устраивает работодателя, особенно если речь идет о налоговой декларации. В таких случаях почтовая опись вложения становится выходом для бухгалтера, у которого отчеты оказываются готовы лишь в последний день сдачи документации в ФНС.

Дело в том, что при приеме ценного письма с бланком описи вложения сотрудник почты проставит на отправлении штамп с текущей датой, в знак принятия документа к отправке.

Цена

Услуга отправки ценных писем с описью вложения обходится организациям по стоимости 20 рублей за 10 грамм бумаг. Средняя стоимость одного почтового отправления – от 100 до 150 рублей.

Также с юридических лиц взимается отдельная плата за обязательную проверку сотрудником почты соответствия описи и фактического содержания отправления.

Скачать форму ф-107 в ворде (MS Word)

Форму описи вложения всегда можно найти в любом отделении почты РФ, где она доступна совершенно бесплатно и в неограниченном количестве. Сотрудники почты обязательно разрешат забрать несколько бланков про запас, чтобы заполнить их заранее. Кроме того, бланк формы ф-107 описи вложения доступен к скачиванию на сайте почты России.

https://youtube.com/watch?v=ETMjMv5EHWo

Виды писем на Почте России

Прежде чем приступить к рассмотрению того, чем отличается заказное письмо от письма с уведомлением и начать посылать адресные отправления с извещением об их передаче получателю, важно выяснить, какие существуют типы писем на Почте России.

На сегодняшний день клиенты национального почтового оператора могут отправить следующие виды писем:

  • простые;
  • заказные;
  • заказные первого класса;
  • ценные;
  • ценные первого класса;
  • экспресс-письма, пересылаемые EMS.

Все эти виды почтовых отправлений отличаются друг от друга определенными нюансами, связанными со скоростью доставки, а также наличием определенной сопроводительной документации. Поэтому человек или представитель коммерческой организации должен принимать решение об использовании того или иного типа корреспонденции для отправки адресату в зависимости от конкретной ситуации.

Что за письмо и как его доставляют

Стоит понимать, что с помощью почтовой корреспонденции может не только вестись личная или коммерческая переписка, но и осуществляться пересылка важных документов и бумаг. Простые письма могут быть отправлены как через почтовый ящик, так и путем передачи сотруднику отделения связи. В отличие от адресных и ценных конвертов, которым всегда на почте присваиваются трек-номера для отслеживания их текущего местонахождения, простые письма являются нерегистрированными отправлениями, поэтому их отправитель и адресат не могут отследить их движение через сайт оператора или какой-то сторонний интернет-ресурс.

Для того чтобы отправить простое письмо Почтой России, потребуется действовать следующим образом:

  • сперва нужно будет купить конверт надлежащего размера, что можно сделать в любом отделении почтового оператора или киоске, где продаются печатные издания;
  • далее нужно будет вложить письмо или документы, указать на нем адрес отправителя и получателя и наклеить марки нужной ценности;
  • после этого останется письмо опустить в почтовый ящик для отправки корреспонденции.

Стоит отметить, что если адресат хочет отправить вместо конверта бандероль или посылку или же переслать отправление авиапочтой, то ему для этого потребуется лично посетить отделение Почты России.

Важно! При необходимости для отправки простого конверта отправитель может воспользоваться заказом дополнительных услуг от почтового оператора. Одной из самых популярных допуслуг является пересылка отправлений авиапочтой, что позволяет существенно сократить время доставки конверта даже в самый отдаленный регион Российской Федерации или за границу.

Заказное письмо

Человек, желающий выяснить, как оформить заказное письмо с уведомлением, должен помнить о том, что такой конверт становится регистрируемым. По этой причине при его отправке конверту с описью присваивается трек-код, позволяющий отследить его текущее местонахождение и момент вручения адресату. Все адресные отправления, пересылаемые по территории Российской Федерации, должны вручаться лично в руки адресату или его доверенному лицу, имеющему при себе паспорт и выписанную доверителем (получателем) доверенность.

Отправка заказных писем происходит следующим образом:

  • сперва потребуется приобрести конверт нужного размера в отделении почты или любом другом месте и указать на нем адрес отправителя и адресата;
  • далее нужно будет передать конверт с заполненными адресными полями работнику почты, указав о необходимости отправки именно заказного письма с описью.

При необходимости отправитель может приобрести следующие дополнительные платные услуги от почтового оператора:

  • Оформление уведомления о вручении отправления получателю. Эта услуга позволит получить отправителю документальное подтверждение успешной передачи конверта адресату, и при этом на самом извещении о передаче конверта будет подпись получателя.
  • Подключение услуги SMS-информирования о вручении письма с описью вложения и уведомлением нужному человеку.
  • Отправка корреспонденции авиапочтой для ускорения ее доставки.

Более детально ознакомиться с особенностями адресных писем с описью их отправки и получения можно на официальном сайте Почты России.

Стоимость и сроки доставки

При оформлении услуги отправки ценного письма с описью вложения важно помнить о сроках доставки таких отправлений. При отправке такого конверта стандартным тарифом его доставка по территории РФ в среднем займет от двух недель до одного месяца. Правда, в некоторых случаях эти сроки могут существенно затянуться, так как посылки могут теряться или просто стоять подолгу на пересылочных пунктах.

Что же касаемо стоимости услуги, то ее цена будет напрямую зависеть от выбранного тарифа для транспортировки, габаритов и веса отправления, а также конченого адреса получателя.

В случае возникновения необходимости, человек или законный представитель коммерческой структуры может отправить другой организации или физическому лицу заказное письмо с уведомлением.

Пересылка корреспонденции с оповещением о передаче и описью вложения может осуществляться по одному из следующих тарифов:

  • стандарт;
  • особый: в этом случае доставка письма с описью вложения осуществляется исключительно лично в руки получателю или лицу, имеющему при себе паспорт и доверенность от адресата.

Главная разница между этими тарифами заключается в их стоимости.

На сегодняшний день для клиентов Почты России действуют следующие цены:

  • для отправки адресной корреспонденции придется заплатить 62 рубля;
  • отправка простого конверта обойдется существенно дешевле, а именно в 26 рублей.

Учитывая эти факты, выбор определенного типа отправки корреспонденции будет зависеть не только от предпочтений адресата, но и его желания сэкономить. Так, к примеру, одни клиенты почтового оператора хотят иметь на руках документальное подтверждение успешной доставки документов нужному человеку, а вторые желают экономить, поэтому оформляют стандартную отправку простых уведомлений.

В случае возникновения проблем с заполнением сопроводительной документации для адресных и простых писем, отправляемых с уведомлением и описью вложения, клиент может взять образец заполнения этих бумаг в любом отделении Почты России или воспользоваться помощью сотрудника отделения связи, чтобы написать всю нужную информацию в бланках.

Виды уведомлений

Перед тем как начать писать письмо с уведомлением о его выдаче адресату, правильно будет ознакомиться с тем, какие существуют типы уведомлений. Почта России предлагает своим клиентам следующие типы уведомлений:

  • Простые. Принцип работы таких извещений выглядит достаточно просто. После того как письмо или другой тип отправлений придет на отделение почты получателя, ему будет отправлено извещение о том, что он его может забрать в конкретном отделении, предъявив при этом операционисту свой паспорт и извещение. Такие сообщения разносятся почтальонами и вкладываются в почтовые ящики получателей.
  • Заказные. При пересылке адресного письма, в том числе и с описью вложения, и с подключением опции уведомления о прибытии корреспонденции, само извещение будет передаваться исключительно в руки адресату. Это означает, что получатель оперативно получит информацию о прибытии на его имя корреспонденции. При этом в оповещении будут указаны конечные сроки, когда он сможет забрать конверт с отделения связи до момента его обратной отправки лицу, выступающему в роли отправителя.

При возникновении дополнительных вопросов клиент оператора связи всегда сможет получить квалифицированный ответ, позвонив по телефону клиентской поддержки Почты России 8-800-100-00-00. Для этого не потребуется даже приходить в отделение связи.

Как вести себя в отделении

Сильнее всего раздражают очереди в отделении. Иногда приходится стоять за посылкой полчаса и даже час. Очередь уходит то в одно окно, то в другое, кто-то лезет просто спросить, все ругаются.

Чтобы не тратить время зря, я рекомендую записываться на прием на конкретное время. Сделать это можно на сайте Почты России или в приложении. Если вы точно не знаете, когда сможете оказаться на почте, то имейте в виду, что обычно с 10-го по 20-е число каждого месяца в отделениях многолюдно: пенсионеры оплачивают коммунальные услуги. Свободнее всего по вечерам после 19:00 и в выходные.

Выберите цель визита, дату и время посещения. Подтверждение записи придет вам на электронную почту

Как получать посылки без паспорта

Чтобы получить посылку, бандероль или заказное письмо, нужно заполнить извещение и предъявить его вместе с паспортом. Но у меня часто нет с собой паспорта — я параноик, боюсь его потерять и не ношу с собой.

К счастью, не так давно появилась возможность упрощенного получения. На ваш мобильный телефон приходит код, который вы называете оператору. В этом случае не обязательно получать отправление лично. Можете попросить кого-то из родственников или друзей, а сами продиктуете код из смс при получении. Эта услуга бесплатна и оформляется в любом отделении при предъявлении паспорта.

Если увидите в очереди человека со стопкой одинаковых конвертов А4 — берегитесь. Это сотрудник организации пришел отправлять заказные письма с уведомлением о вручении и описью. Его одного могут обслуживать полчаса и дольше.

Сотрудники в отделении часто хамят и отказываются помогать. Некоторые начинают спорить, отстаивать свою правоту и грозить жалобами. Я поступаю иначе: соглашаюсь, извиняюсь, прошу помочь. Замечаю, что после слов: «Извините, пожалуйста. Помогите отправить письмо правильно» — сотрудники обычно становятся вежливыми.

Если вы ждете несколько отправлений, лучше получить их сразу. Установите приложение Почты России, введите в него трек-номера. Когда все посылки и письма прибудут в отделение, сходите и заберите их разом.

В приложении Почты России можно переименовать отправление и следить за тем, как оно доставляется

Когда посылка прибудет в отделение, приложение пришлет уведомление

Чем ценное письмо отличается от других писем Почты России

При отправке таких писем озвучивается их ценность, которая будет полностью или частично компенсироваться отправителю в случае их утери или повреждения.

Такие письма, как и заказные, являются регистрируемыми, поэтому при их пересылке им присваивается уникальный трек-номер, позволяющий отследить их текущее местоположение через официальный сайт Почты России. Ценные письма, пересылаемые по территории РФ, вручаются лично в руки адресату или его доверенному лицу, имеющему при себе доверенность, при условии предъявления паспорта.

Как заполнять опись вложения в заказное письмо

Опись вложения представляет собой документ, который описывает стоимостные и количественные характеристики почтовых отправлений. Обычно это бланк, заполняемый на компьютере или от руки.

Форма описи

Его вкладывают в почтовое отправление. В описи содержится перечень позиций, включенных в отправление, их стоимость и количество. Перед запечатыванием на бланк описи вложения проставляют визу почтового отделения. В России используют форму 107, которую используют для некоторых видов отправлений: бандероль, посылка, ценное письмо.

Составление и образец

Учреждения Почты РФ оформляют бланки следующим образом: отправителем заполняются две формы, в каждой из которых указывается ФИО или наименование, почтовый адрес получателя, количество и наименование предметов, их оценка в денежном выражении по мнению отправителя. Данная стоимость играет решающую роль при утере отправления.

Компенсация будет составлять именно эту сумму. Однако при этом страховой сбор может быть больше. После заполнения документов отправитель проставляет на каждом бланке свою подпись.

Если в перечне присутствуют предметы без оценки, то на каждом бланке в графу «объявленная ценность» ставят прочерк. На экземпляре описи, который вкладывают в почтовое отправление, оценку предметов можно не указывать (по желанию отправителя). После того, как бланки оформлены, почтовый работник выполняет следующие действия:

  • сопоставляет записи в обоих экземплярах формы;
  • сравнивает соответствие наименование и адрес получателя, которые указаны в описи и на адресном ярлыке отправления;
  • сравнивает записи в описи с отправляемыми предметами;
  • проверяет соответствие общей суммы отправляемых предметов из описи объявленной ценности отправления (должны быть тождественны);
  • проставляет оттиск календарного штемпеля на обоих экземплярах описи и расписывается в них;
  • вкладывает один экземпляр описи поверх вложения в отправление, которое затем упаковывает. Второй экземпляр выдают вместе с квитанцией отправителю.

Услуги проверки описи вложения посылки (сдаются физическими лицами) и почтовых отправлений с объявленной ценностью (сдаются юридическими лицами) могут быть платными.

При оформлении посылки, бандероли, а также заказного письма нужна специальная опись вложения. Она представляет собой бланк, который включает в себя сведения о количественных и стоимостных характеристиках отправления.

Перед тем, как положить опись в бандероль, посылку или заказное письмо, необходимо, чтобы она была завизирована. Понять, как заполнить опись вложения в заказное письмо, очень просто. В каждом отделении почты есть бланки, а также образцы заполнения.

На первый взгляд, может показаться, что между заказным и ценным письмом нет разницы. Но на самом деле, что касается заказного письма, то его содержание не проверяется. Поэтому, если вы отправляете ценные бумаги, то лучше воспользоваться доставкой ценных писем, так как они отправляются с описью. Так вы будете уверенны, что весь перечень документов внесен в список описи вложения.

Также можно заполнить опись вложения онлайн. В Интернете много бланков, соответствующей формы. Для этого вам нужно заполнить их в соответствии с требуемыми данными, а затем просто распечатать и принести в отделение почты при оформлении отправки. Такой способ сократит время вашего пребывания в почтовом отделении. Ведь сейчас все хотят сэкономить свое время на более важные дела.

Так как заполнять опись вложения в ценное письмо? Да очень просто. Оно содержит не такой большой перечень информации. В первой строке, указывается, во что осуществляется вложение, в данном случае в ценное письмо, далее кому и куда оно направленно.

В графе «кому» указывается номер почтового отделения, на которое придет письмо. В графе «куда» — полный адрес, на который будет осуществляться доставка с указанием страны, области, города, а также индекса почтового отделения. Затем идет перечень отправляемых предметов, их количество и ценность. Подробно расписывается название каждого отдельного предмета, в конце подводится итог их общей суммы, а также общей суммы оценочной стоимости.

Если отправление с объявленной ценностью, то оно подлежит к отправке открытым, но с описью вложения. При этом необходимо заполнить два экземпляра бланка. На каждом бланке необходима подпись отправителя.

В случае, если среди оцененных предметов есть и не оцененные, напротив их названия необходимо поставить прочерк. После того, как бланки заполнены, их необходимо проверить по всем пунктам на идентичность. Если все соответствует, то работник почты расписывается и ставит почтовый штамп. Затем один из бланков прикрепляется к вложению и упаковывается, а второй отдается отправителю.

Ну вот, мы в принципе и разобрались, как заполнять опись вложения в письмо. Главное, все правильно указать и заполнить, тогда не будет никаких нюансов. Тем более, что вся необходимая информация предоставлена в свободное пользование.

Как обойтись без Почты России

Отправляйте документы с курьером на «Юду». Чтобы документы дошли быстрее, я ищу курьера на «Юду». По Москве пакет А4 обычно доставляют за 300—400 Р, но зато в тот же день, и ничего не теряется. «Юду» есть только в крупных городах.

Посылайте вещи курьерской службой. Часто отправления курьерской службой стоят дешевле и доходят быстрее, чем через Почту России.

Что отправляемПочта РоссииКурьерская служба

Посылку весом 5 кг из Москвы в Санкт-Петербург. 3 дня и 550 Р. Посылку отправляют и получают в отделении. «Балтийский курьер» — на следующий день, 500 Р. Курьер заберет и доставит посылку, от двери до двери. Велосипед из Ростова-на-Дону в Новосибирск. Неделя и 1800 Р. Отправлять и получать нужно в специальном отделении, которое работает с крупными отправлениями. «ЦАП» — 1100 Р и 3 дня. Доставка курьером.

Неделя и 1800 Р. Отправлять и получать нужно в специальном отделении, которое работает с крупными отправлениями.

Я регулярно отправляю документы «Сити-экспрессом», крупные грузы несколько раз высылал «Желдорэкспедицией».

Не используйте бумажные документы. Если вы предприниматель или фрилансер, договоритесь с клиентами обмениваться документами по электронной почте. Укажите это в договоре.

Запомнить

  • Держите дома запас конвертов и марок, чтобы отправлять письма самостоятельно.
  • Небольшие вещи и книги высылайте бандеролью. Большие и тяжелые вещи — посылкой.
  • Документы для государственных органов и компаний отправляйте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
  • Не отправляйте почтой деньги, хрупкие и ценные вещи, дорогие гаджеты.
  • Заполняйте бланки на сайте Почты России, распечатывайте и берите с собой.
  • Чтобы не терять время, записывайтесь на посещение на сайте Почты России или в приложении.
  • По возможности пользуйтесь курьерскими службами.

Опись вложения в ценное письмо Почта России

Опись вложения – это документ, который вкладывается в почтовое отправление и содержит наименование, количество и стоимость отправляемых предметов. Опись вложения используют при отправке ценных писем, посылок, бандеролей. Данный документ должен быть завизирован штампом почтового отделения перед запечатыванием почтового отправления.

Как заполнить опись вложения

Рассмотрим порядок заполнения бланка описи вложения в почтовое отправление. Сначала указываем вид отправления: ценное письмо, бандероль или посылка. Затем в строке «Кому» пишем ФИО, в строке «Куда» — почтовый адрес получателя.

Переходим к заполнению таблицы, в которой указываем № п/п, наименование отправляемых предметов, их количество и стоимость (в руб. Объявленная ценность влияет на сумму компенсации в случае утери почтового отправления. Но при этом важно учитывать, что чем она выше, тем больше страховой сбор за отправление почтовой посылки. По желанию отправителя ее можно не указывать.

Далее подводим итог: прописываем цифрами общий итог отправляемых предметов и объявленной ценности. В строке «Отправитель» ставим подпись. Ниже указывается должность и ставится подпись почтового работника, который проверил всю заполненную информацию.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Опись вложения составляется в двух экземплярах – один из них вкладывается в почтовое отправление, второй получает отправитель вместе с квитанцией. Данный документ пишется от руки либо заполняется на компьютере. Исправления в нем не допускаются. Перед запечатыванием почтового отправления на бланке описи вложения ставится штамп почтового отправления.

Оформление ценного письма происходит следующим образом:

  • Сначала потребуется приобрести конверт подходящего размера и указать на нем в соответствующих местах данные получателя и отправителя. Указание данных отправителя является необязательным. Правда, если отправление по каким-то причинам не дойдет к адресату, евроконверт будет отправлен обратно, но только при условии, если на нем были указаны данные отправителя. Ознакомиться с допустимыми размерами евроконвертов для значимых текстовых сообщений можно на сайте pochta.ru, или посетив ближайшее отделение Почты России.
  • Далее потребуется указать на конверте объявленную ценность послания с описью. Стоимость должна указываться цифрами и дублироваться в скобках прописью.
  • Если отправитель желает оформить опись вложения, то ему также потребуется заполнить бланк формата 107. При этом он должен составляться сразу в двух экземплярах.
  • При необходимости получения СМС-уведомления о вручении отправления адресату достаточно будет просто обратиться к работнику почтового отделения для получения специального бланка и его последующего оформления.
  • После внесения денег за услугу отправки конверта останется забрать чек, в котором будет указан присвоенный ценному отправлению трек-номер. Его можно будет использовать для отслеживания текущего местонахождения отправления, а также для открытия споров в случае утери или повреждения ценного конверта с описанием вложения.

Ценные почтовые отправления при желании можно оплатить марками. Это позволит сэкономить около 20% от стоимости услуги отправки ценной записки с описью вложения, так как при использовании марок с отправителя не будет взиматься НДС.

Если необходима опись

Опись вложения представляет собой специальный бланк, который заполняется в рамках приобретения дополнительной услуги от Почты России. После заполнения и заверения этого бланка отправитель получит на руки документальное подтверждение вложения в евроконверт определенных предметов, имеющих конкретную ценность. Многие люди решают писать такой документ, так как при отправке действительно значимой записки он позволит легко получить от почтового оператора денежную компенсацию в случае его утери или повреждения содержимого.

Для того чтобы отправить ценное письмо с оформлением описания вложения, отправителю потребуется заняться заполнением специального бланка по форме 107. В него вписывается информация о количестве и перечне предметов, вложенных в конверт, а также их итоговая стоимость. Для вещей без оценки проставляется прочерк. При этом их стоимость автоматически оценивается в 1 рубль за каждый предмет.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Сам банк оформляется сразу в двух экземплярах. Один остается у адресанта, а второй вкладывается в конверт и отправляется вместе с ним к получателю. При вручении оператором почтового отделения конверта адресату оператор проверяет соответствие вложения конверта с тем, что указано в описи. В случае обнаружения расхождения, составляется соответствующий акт. При этом получатель получит возможность подать претензию в адрес Почты России с требованием о выплате денежной компенсации за утерянные или поврежденные в вещи.

При необходимости отправитель может заполнить опись вложения для ценного письма непосредственно в самом почтовом отделении. Сам бланк формы 107 выдается адресату бесплатно.