Инструменты и возможности сервиса

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

Инструменты и возможности сервиса

После авторизации вас встречает основное окно управления документами, в котором уже показаны созданные таблицы, шаблоны и кнопка для добавления пустого файла. Вы даже найдете средство сортировки, чтобы узнать, когда и с какими таблицами вы взаимодействовали на этом аккаунте.

Можете создать пустую книгу или ознакомиться с полным перечнем шаблонов, что тоже поможет более детально изучить функциональность сайта и узнать, как разработчики подошли к реализации тех или иных задач как в техническом, так и визуальном плане.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Импорт файлов и данных

Инструменты и возможности сервиса

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Инструменты и возможности сервиса

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

Инструменты и возможности сервиса

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

Инструменты и возможности сервиса

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

Подробнее: Как посмотреть историю изменений ячейки в Google Таблицах

Инструменты и возможности сервиса

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений.

Подробнее: Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

Инструменты и возможности сервиса

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря).

Инструменты и возможности сервиса

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

  • Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».
  • Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.
  • Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.
  • Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.
  • Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.
  • Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Инструменты и возможности сервиса

Закрепление столбцов и строк

Инструменты и возможности сервиса

Работа со ссылками

Подробнее: Объединение ссылок в Google Таблицах

Инструменты и возможности сервиса

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

Инструменты и возможности сервиса

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Подробнее: Как конвертировать валюту в Google Таблицах

Инструменты и возможности сервиса

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Подробнее: Как проверить допустимые адреса электронной почты в Google Таблицах

Инструменты и возможности сервиса

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Инструменты и возможности сервиса

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Инструменты и возможности сервиса

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Подробнее: Как создать макрос в Google Таблицах и назначить для него кнопку

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Подробнее: Создание Google Формы с выводом результатов в Google Таблицы

Инструменты и возможности сервиса

Подробнее: Задачи и напоминания в Google Таблицах

Инструменты и возможности сервиса

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи!

Excel

Excel сам по себе — мощный инструмент работы с данными. Он во многом функциональнее Google Таблиц и позволяет более точечно и детально обрабатывать даже огромные массивы данных с использованием автоматизации. Поэтому его чаще используют, например, в сфере товарной аналитики.

Однако для целей интернет-маркетинга в целом и SMM в частности Google Таблицы выглядят предпочтительнее — они работают онлайн, позволяют совместно редактировать один документ и автоматизировать импорт данных из рекламных кабинетов и систем аналитики. Поэтому необходимость импортировать данные из Excel в Google Таблицы возникает частенько.

Когда пригодится. В формате Excel вы можете получать данные от клиента, например, о лидах, продажах и прибыли, которые приносит SMM. Другой пример — экспорт статистики из рекламного кабинета ВКонтакте. Выгрузить ее в Google Таблицы напрямую без дополнительных инструментов не получится — только через файлы в формате xls или csv.

Как импортировать. Алгоритм предельно прост:

Инструменты и возможности сервиса

Инструменты и возможности сервиса

Инструменты и возможности сервиса

Если выбрать «Создать таблицу», файл загрузится в виде отдельного документа, который откроется в новой вкладке

Чаще всего возникает необходимость загрузить файл Excel новым документом. Но может пригодиться и возможность добавить данные на текущий лист или новые листы в документ. Например, чтобы дополнить отчет новыми параметрами или добавить показатели за новые периоды.

Google Analytics

Система веб-аналитики собирает данные о посещаемости сайта, поведении и действиях пользователей — просмотры страниц, источники трафика, внутренние переходы, время на сайте, заполнение форм и т. Все это необходимо SMM-специалисту, чтобы более точно, прозрачно и на языке бизнеса оценивать эффективность продвижения. Чаще стоит задача импортировать данные в Google Analytics, но иногда требуется выгрузить их оттуда, в том числе — в Google Таблицы.

Когда пригодится. Когда всю работу со статистикой по SMM вы ведете в Google Таблицах и, чтобы посчитать стоимость лида или построить систему сквозной аналитики, нужны данные по конверсиям и другим показателям.

Как импортировать. Сделать это можно двумя способами — через функцию экспорта в Google Analytics и специальное дополнение для Google Таблиц. Рассмотрим оба варианта

После этого откройте меню «Экспортировать» и выберите пункт Google Таблицы.

Инструменты и возможности сервиса

При необходимости так же можно выгрузить данные в форматах PDF, Excel, CSV

В открывшейся вкладке кликните “Import the data”.

Инструменты и возможности сервиса

По клику в той же вкладке откроется созданная таблица с данными отчета. Дальше можно будет отформатировать и настроить внешний вид, прописать формулы и посчитать дополнительные показатели.

Инструменты и возможности сервиса

Так устанавливаются все дополнения для Google Таблиц

В открывшемся каталоге найдите приложение Google Analytics.

Инструменты и возможности сервиса

Так выглядит официальное дополнение для импорта данных из Google Analytics

Перейдите на страницу приложения, кликните «Установить» и дайте разрешение на установку, выбрав email, у которого есть доступ к нужному аккаунту Google Analytics.

Инструменты и возможности сервиса

Теперь нужно настроить параметры импорта:

  • Название отчета.
  • Аккаунт, ресурс и представление.
  • Показатели, параметры и сегменты.

Инструменты и возможности сервиса

Задав все параметры, кликаем Create Report

Инструменты и возможности сервиса

В таблице появится новая вкладка с отчетом

Если нужно поменять что-то в настройках импорта — добавить параметры и показатели, изменить даты или представление, по данным которого сформирован отчет — просто возвращаемся на предыдущую вкладку и вносим изменения в таблицу.

Инструменты и возможности сервиса

Прелесть этого метода не только в том, что мы можем точечно настроить нужные параметр, показатели, сегменты и фильтры, но и в автоматизации. Отчет, сформированный через дополнение, может обновляться автоматически, подтягивая свежие данные из Google Analytics.

Инструменты и возможности сервиса

Настраиваем периодичность и время обновления данных

Соцсети

Выше мы упоминали, что статистику рекламы из ВКонтакте можно выгрузить в Excel, а затем импортировать этот файл в Google Таблицы. Это быстрее, чем переносить данные из Рекламного кабинета в ячейки ручками, однако есть один существенный минус — способ не автоматизирован. За каждый новый период вам придется заново скачивать xls-файл и загружать в отчет. И так для каждой соцсети.

Поэтому мы рассмотрим другой вариант, который позволит автоматизировать импорт данных в Google Таблицы изо всех нужных соцсетей сразу.

Когда пригодится. Для анализа эффективности продвижения, подготовки отчетов для клиентов и расчета дополнительных показателей, вроде стоимости лида с таргетированной рекламы.

Как импортировать. Так же как и в случае с Google Analytics для этого используется дополнение. Подходящих инструментов в каталоге Google Таблиц несколько. Мы будем показывать на примере DataFan.

Инструменты и возможности сервиса

Находим нужное дополнение в каталоге, устанавливаем и даем разрешение

Подключите аккаунт соцсети и паблик или рекламный кабинет.

Инструменты и возможности сервиса

Отчет появится в разделе «Панель управления» в списке подключенных пабликов и рекламных кабинетов

Переходим в таблицу, запускаем расширение и авторизуемся.

Инструменты и возможности сервиса

Запустите расширение и пройдите авторизацию

Инструменты и возможности сервиса

Авторизуемся, чтобы подтянуть данные из своего аккаунта

В колонке справа появится набор данных или наборы – в зависимости от тарифа и количества доступных отчетов. Выберите проект, период данных и выгрузите в таблицу.

Инструменты и возможности сервиса

Данные из отчета появятся в таблице

Перейти в «Таблицы» можно напрямую из приложения DataFan. В разделе коннекторы выберите соответствующий сервис, появятся кнопка перехода для создания отчета и инструкция, как создать отчет Google Sheets через DataFan.

Инструменты и возможности сервиса

Следуйте инструкции в приложении DataFan

Данные отчета подгрузятся в таблицу, и с ними можно будет работать — форматировать внешний вид, фильтровать, использовать в расчетах или экспортировать дальше в другие инструменты.

Инструменты и возможности сервиса

Полученный отчет можно обновлять вручную в пару кликов или настроить автоматическое обновление

На бесплатном тарифе DataFan «Пробный» отчет обновляется раз в сутки, доступна статистика за год для одного паблика и полгода для одного рекламного кабинета, срок действия тарифа не ограничен. На платных тарифах – также бесплатно подключение одного кабинета или паблика, чаще обновляются данные и в целом более широкие возможности и период сбора данных.

Работаем с данными в Google Таблицах

Чаще всего данные в Google Таблицы импортируют не для того, чтобы просто получить их в табличном виде, а чтобы как-то работать с ними дальше — рассчитывать нужные показатели, создавать срезы, экспортировать в другие инструменты аналитики и делать выводы. Вот какие функции для дальнейшей работы с данными можно использовать в Google Таблицах.

Сортировка, фильтры и срезы

Это простейшие операции с данными, которые позволяют:

  • найти наиболее удачные решения — например, популярные посты или промопосты с минимальной стоимостью лида;
  • отобразить только те данные, которые нужны на данный момент — например, посты с определенным показателем вовлеченности или количеством комментариев;
  • найти посты, посылы и форматы, которые сработали хуже всего.

Это лишь некоторые задачи, которые можно решать с помощью срезов, сортировки и фильтров.

Все инструменты находятся в меню «Данные».

Сортировка — позволяет отсортировать данные по любому столбцу от большего к меньшему, от А к Я и наоборот.

Инструменты и возможности сервиса

Сортировать данные можно также через фильтры

Фильтры. Для фильтрации данных используются два инструмента — «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Если использовать первый, фильтры и отфильтрованные данные увидят все, кто работает над документом, если второй — только вы.

Инструменты и возможности сервиса

В разделе «Режимы фильтрации» впоследствии будут отображаться сохраненные фильтры

Фильтровать данные можно по:

  • Значению — например, отобразить статистику только по отдельным типам контента.
  • Цвету текста и заливки — удобно, например, когда используете условное форматирование.

Инструменты и возможности сервиса

Также есть возможность отсортировать данные по цвету заливки или шрифта

Срезы. Сравнительно новый инструмент. Позволяет создать срез, который будет фильтровать данные по заданным условиям и применяться ко всем диаграммам и сводным таблицам, использующим один набор данных. Пригодится, когда в Google Таблицах готовится большой полноценный отчет по SMM, например, чтобы менять периоды времени или отображать данные по отдельным соцсетям.

Инструменты и возможности сервиса

Так выглядят срезы в Google Таблицах

Условное форматирование

Опция позволяет настроить внешний вид данных — начертание, цвет текста и заливки — в соответствии с заданными условиями. Например, можно подсветить цветом промопосты, которые не принесли конверсий или принесли вступления дороже определенной суммы. Или использовать градиент, чтобы визуализировать рост количества подписчиков.

Инструменты и возможности сервиса

Настройки условного форматирования в Google Таблицах

Сводные таблицы

Инструмент позволяет структурировать и обобщить большой массив данных так, чтобы мы смогли сделать выводы и получить ответы на свои вопросы.

Например, у нас есть отчет по размещениям у блогеров за полгода, который мы выгрузили из Google Analytics. В нем есть данные о переходах на сайт, конверсиях с таких переходов и даже последующих покупках. Данных много — мы использовали разные посылы и посты, акции и лид-магниты, размещались у одного и того же блогера по несколько раз. При этом каждый блогер, посыл, акция и даже отдельны пост строго структурировано размечены UTM-метками. С помощью сводной таблицы, мы сможем посмотреть:

  • Размещения у какого блогера суммировано принесли больше конверсий.
  • Какой посыл сработал эффективнее в плане стоимости клика и конверсии.
  • На что люди лучше реагировали — на акции или на лид-магниты и т. д.

Инструменты и возможности сервиса

Задаем параметры сводной таблицы

После этого на заданном листе появится заготовка сводной таблицы, а в правой части экрана — панель настроек. Осталось выбрать столбцы и строки, данные из которых мы хотим обобщить и при необходимости настроить фильтры. Например, мы можем для строк сводной таблицы выбрать значения столбца с UTM-метками, которыми мы размечали отдельных блогеров, а для поля значений — столбец с конверсиями по каждому размещению. Тогда в сводной таблицы просуммируются конверсии по всем блогерам, и мы увидим, кто принес больше.

Инструменты и возможности сервиса

Строим сводную таблицу в Google Таблицах

Сводные таблицы кажутся сложным инструментом. На самом деле достаточно понять принцип работы, и тогда по аналогии можно строить таблицы, чтобы искать ответы на самые разные вопросы.

Вот, пожалуй, и все. Надеемся этот материал поможет разобраться и понять, что для детальной аналитики в SMM необязательно использовать сложные и дорогие инструменты. Хорошо настроенного отслеживания трафика, немного автоматизации и понимания, что и зачем нужно считать, будет вполне достаточно.

Статья обновлена. Первая публикация: 24 февраля 2021 года

Инструменты и возможности сервиса

Данные в Google Таблицах

От формата данных в ячейках зависят операции, которые с ними можно производить в Google Таблицах. Например, для данных в текстовом формате будут недоступны математические функции, программа выдаст ошибку. С некоторыми типами данных удобнее работать, если задан правильный формат. Например, если вы пропишете в ячейке число, месяц, год и зададите формат «Дата», по двойному клику будет открываться календарь.

Инструменты и возможности сервиса

Даты в таблице удобно редактировать – кликаем и выбираем нужную

Некоторые форматы Google Sheets умеют определять автоматически: текст, число, дата. Другие нужно задавать в настройках. Сделать это можно двумя способами: через меню и панель инструментов.

Инструменты и возможности сервиса

В разделе «Другие форматы чисел» больше вариантов – если стандартных недостаточно

На панели инструментов кликаем на иконку «123» и выбираем формат. Выпадающий список такой же, как и в меню.

Инструменты и возможности сервиса

Денежный и процентный форматы можно быстро применить прямо с панели

Вносим, редактируем и защищаем данные от редактирования

Начнем с простейших операций с данными.

Внести данные в Google Таблицу можно 3 способами:

  • набрать вручную с клавиатуры;
  • скопировать из другой таблицы, документа, веб-страницы и вставить;
  • импортировать.

Инструменты и возможности сервиса

Инструменты и возможности сервиса

Через инструмент «Импорт» вы добавляете данные из другого файла в текущую таблицу, через «Открыть» – открываете документ в интерфейсе Google Таблиц

В Google Spreadsheets можно импортировать данные из других систем и сервисов: из Google Analytics, Яндекс. Метрики, рекламных кабинетов и соцсетей. Для этого нужно установить дополнения – скрипты, которые обеспечат обмен данными между таблицей и источником. Работает примерно так же, как коннекторы в Google Data Studio: вы подключаете дополнение, задаете настройки импорта, и данные подтягиваются в таблицу автоматически – один раз или с периодическим обновлением.

Так, например, работает дополнение DataFan для импорта в таблицу статистики аккаунтов и рекламных кабинетов соцсетей.

Инструменты и возможности сервиса

Можно настроить период, выбрать поля и задать фильтры

Подробнее о том, как импортировать и работать с данными в Google Таблицах, мы уже рассказывали в другой статье.

Отредактировать данные также можно несколькими способами:

  • просто начните вводить или вставьте новые значения в заполненную ячейку, чтобы полностью заменить данные в ней;
  • двойным кликом, клавишей Enter или кликом в строке формул включите режим редактирования, чтобы частично изменить текст или число.

Защитить данные от редактирования может понадобиться, когда над документом работает несколько человек, и вы боитесь, что кто-то случайно может удалить важную информацию.

Настроить защиту можно через:

Инструменты и возможности сервиса

По клику справа откроется окно настроек

В открывшейся справа панели задаем описание, проверяем правильность выбранного листа или диапазона и кликаем «Задать разрешения».

Инструменты и возможности сервиса

В настройках 2 варианта: разрешить всем, но выводить предупреждение, или задать список редакторов, которые могут редактировать данные в диапазоне

Очищаем и разделяем данные

Очистка пригодится, когда вы загружаете большой массив данных из внешних источников: рекламных кабинетов, парсеров поисковых запросов и аудиторий, таблиц Excel. Здесь часто встречаются две проблемы: повторы и лишние пробелы. Раньше, чтобы очистить от них таблицу, нужно было использовать формулы или устанавливать расширения. Теперь есть инструмент «Очистка данных» во вкладке «Данные».

Инструменты и возможности сервиса

Выделяем диапазон и выбираем один из двух вариантов: «Удалить повторы» или «Удалить пробелы»

Инструменты и возможности сервиса

Если в списке нет нужного разделителя, кликаем «Настроить» и вводим свой

Инструменты и возможности сервиса

Чтобы удалить примечание, кликните ПКМ и выберите «Удалить заметки»

Проверяем корректность данных

Этот инструмент нужен, когда данные в столбце или диапазоне должны соответствовать каким-либо параметрам. Например, CPC в отчете по рекламе не может быть отрицательной. Или значения в колонке email в базе для таргета должны быть допустимым адресом электронной почты. Чтобы в большом массиве данных было сразу видно, где есть ошибки, настраивается проверка данных:

  • выделяем столбец или диапазон;
  • выбираем «Настроить проверку данных» и задаем настройки.

Инструменты и возможности сервиса

Критерии, которым должны соответствовать данные в диапазоне, настраиваются в разделе «Правила»

Помимо соответствия значения допустимому email или положительному числу, для проверки данных можно задать десятки разных условий. В настройках есть варианты правил для числовых и текстовых данных, ссылок и дат. Также можно ввести свою формулу.

Если значение в ячейке не соответствует заданным условиям, она помечается красным треугольником в верхнем правом углу, а при наведении мышки всплывает уведомление об ошибке. Также в настройках можно установить запрет на ввод некорректных данных. Тогда ввести не соответствующее правилам значение вообще не получится.

Инструменты и возможности сервиса

Предупреждение об ошибке выглядит так

Настраиваем условное форматирование

Этот инструмент позволяет настроить автоматическое выделение ячеек и данных в них в соответствии с заданными условиями. Например, мы можем задать в настройках:

  • выделять красным шрифтом цену лида, если она выше плановой;
  • наложить на столбец градиент от зеленого к красному через белый, где темными зеленым и красным будут выделяться максимальные и минимальные значения соответственно.

Инструменты и возможности сервиса

Так выглядит условное форматирование с градиентом

С помощью условного форматирования мы можем автоматически делать более наглядные таблицы, отчеты, контент-планы, медиапланы и т.

Чтобы задать условное форматирование, откройте вкладку «Формат» или кликните ПКМ и выберите «Условное форматирование». В открывшейся справа панели настроек:

  • выберите способ форматирования – один цвет или градиент;
  • задайте или проверьте диапазон, к которому нужно применить условия;
  • настройте правила – условия, которым должны соответствовать ячейки;
  • укажите, как нужно форматировать содержимое – цвет заливки и текста, начертание.

Инструменты и возможности сервиса

К одному и тому же диапазону можно применить несколько правил условного форматирования

В правилах есть варианты условий для дат, текста, чисел. Также можно задать свою формулу. Например, при создании объявлений для контекстной рекламы часто прописывают функцию подсчета количества символов в ячейке и подсвечивают красным, если результат превышает ограничение рекламной системы для заголовков и текстов.

Используем сортировку и фильтры

Эти инструменты позволяют лучше ориентироваться и быстрее обрабатывать большие массивы данных.

Сортировка располагает строки таблицы в определенном порядке – от «А» к «Я» («A» к «Z») или наоборот, а также в порядке возрастания или убывания. Строки сортируются по выбранному столбцу.

Фильтрация позволяет отобрать строки по определенному критерию, скрыв остальные. Фильтры также применяются к конкретному столбцу, но работают построчно.

Например, у нас есть большая таблица с данными по лидам за год с разбивкой по неделям и источникам: Яндекс. Директ, таргет в Инстаграме*, Google Ads, посевы у блогеров. Мы можем отсортировать ее по столбцу «Цена за лид», чтобы найти минимальную и максимальную стоимость за год. Или отфильтровать по источнику, чтобы подробнее проанализировать результаты таргетированных кампаний в Инстаграме*. Помимо конкретных значений данные можно фильтровать по цвету ячеек и условиям. Последние аналогичны правилам при настройке условного форматирования.

Также в Google Таблицах есть инструмент «Режимы фильтрации». Он нужен при совместной работе над документом. Если вы фильтруете данные обычным способом, таблица изменится у всех, кто с ней сейчас работает. Чтобы не мешать коллегам, можно включить режим фильтрации, тогда отфильтрованные данные увидите только вы.

Чтобы отсортировать данные, добавить фильтр или включить режим фильтрации, выделите нужный диапазон, откройте вкладку «Данные» или кликните ПКМ и выберите нужный инструмент.

Инструменты и возможности сервиса

Режим фильтрации можно включить также на панели инструментов

Недавно в Google Таблицах появился еще один инструмент для фильтрации данных – «Срезы». Он применяется к данным и сводным таблицам. Срезы незаменимы, если вы делаете отчеты по рекламе с графиками и диаграммами. Например, вы можете добавить срез по типу устройства, чтобы на одном графике можно было посмотреть отдельно мобильный и десктопный или весь трафик сразу.

Чтобы создать срез, откройте вкладку «Данные» и выберите «Добавить срез». В настройках укажите диапазон и задайте столбец, по которому хотите фильтровать данные. Поставьте галочку «Применить к сводным таблицам», если пользуетесь ими.

Инструменты и возможности сервиса

На вкладке «Дополнительные» можно настроить стиль среза – цвета, шрифты, форматирование

Собираем сводные таблицы

Сводные таблицы – инструмент аналитики, который помогает сводить, обобщать и анализировать данные. Его используют, когда нужно сравнить какие-либо сущности, чтобы найти закономерности и тренды.

Приведем пример. У нас есть таблица с результатами рекламных кампаний в ВК, Фейсбуке* и Инстаграме*. Стандартные метрики: охват, расход, количество и стоимость лида в разрезах периода и плейсмента. Мы хотим посмотреть, сколько лидов и по какой цене принес каждый плейсмент за все время. Сделать это можно как раз с помощью сводной таблицы.

Чтобы добавить сводную таблицу в Google Sheets, откройте вкладку «Вставить» и выберите пункт «Создать сводную таблицу». В открывшемся окне укажите диапазон данных и выберите, где нужно расположить таблицу – на новом или текущем листе.

Инструменты и возможности сервиса

Инструменты и возможности сервиса

Также можно посмотреть максимальную и минимальную цену за лид по каждому плейсменту

Визуализация данных в Google Таблицах

Данные в Google Spreadsheets можно не только обработать, но и представить в наглядном и удобном для анализа виде с помощью диаграмм и графиков. Продвинутые пользователи с помощью функций, сводных таблиц, срезов и инструментов визуализации создают здесь полноценные интерактивные аналитические дашборды. Мы кратко пройдемся по возможностям и основным настройкам.

Выбираем графики и диаграммы

В Google Таблицах более 30 видов элементов визуализации:

  • обычные графики;
  • столбчатые;
  • линейчатые;
  • круговые;
  • точечные.

Также есть сводка, измерительная шкала, гистограмма, лепестковая диаграмма и т.

Инструменты и возможности сервиса

Добавляем диаграмму в Google Таблицах

Настраиваем отображение данных на графике

В настройках диаграммы мы можем задать:

  • ее тип – разворачиваем список и выбираем наиболее подходящий вариант для визуализации;
  • накопление – нет, стандартная или нормированная;
  • диапазон данных, на основе которых нужно построить график;
  • параметр для оси X;
  • один или несколько параметров для оси Y.

Инструменты и возможности сервиса

Также при необходимости нужно отметить чекбоксы внизу панели, зависят от предыдущих настроек

Задаем внешний вид диаграммы

На вкладке «Дополнительные» панели настроек можно скорректировать стиль диаграммы и детально настроить ее элементы. Раздел состоит из 7 блоков:

  • «Стиль диаграммы». Настраиваем шрифт, цвета фона и границ, можем развернуть и сделать объемной.
  • «Названия диаграммы и осей». Задаем название диаграммы и осей. Можно добавить подзаголовок и настроить цвета, шрифты и начертание для каждого элемента.
  • «Серии». Можем гибко настроить внешний вид основных элементов диаграммы: добавить границы, поменять ось (левая/правая), дополнить график линией тренда, планками погрешностей, ярлыками.
  • «Легенда». Настраиваем расположение, шрифты и начертание условных обозначений.
  • «Горизонтальная ось» и «Вертикальная ось». Задаем шрифты, цвет и форматирование текста, а также наклон ярлыков на соответствующих осях.
  • «Сетка и деления». Задаем настройки, шрифты и цвета сетки.

Инструменты и возможности сервиса

Каждый блок можно развернуть и свернуть, чтобы лишние настройки не отвлекали

Инструменты и возможности сервиса

Любую тему можно кастомизировать, кликнув «Настройка» в правом верхнем углу

Функции в Google Таблицах

Это формулы, с помощью которых можно обрабатывать данные: суммировать и проводить другие вычисления, сравнивать, проверять на соответствие условиям, округлять, искать нужные значения в массиве данных и т.

Посмотрим, как устроены функции

Работают все функции примерно одинаково – мы указываем данные, говорим, что с ними надо сделать, и указываем дополнительные условия, если нужно. Прописывается в Google Таблицах это так:

  • Ставим знак «=», чтобы система поняла, что мы вводим функцию.
  • Добавляем имя нужной функции – пишем вручную, выбираем из списка на панели инструментов или вставляем скопированное ранее.
  • В скобках прописываем аргументы – адреса и диапазоны ячеек, в которых содержатся данные для вычисления, и дополнительные условия. Набор аргументов зависит от синтаксиса функции. Иногда достаточно адреса одной ячейки, иногда дополнительные условия обязательны.

Инструменты и возможности сервиса

Синтаксис функции на примере SUM

Результат вычислений будет отображаться в той же ячейке, в которую мы вводили формулу. Но если мы выделим ее, в строке формул увидим саму функцию и сможем ее отредактировать.

Функции можно протягивать – наводить курсор мыши на правый нижний угол так, чтобы он превратился в плюс, зажимать ЛКМ и тянуть вправо, влево, вверх или вниз. Программа применит функцию к соседним ячейкам. Допустим, мы напишем формулу в ячейке C1, чтобы суммировать значения в ячейках A1 и B1, и протянем ее на одну ячейку вниз. В ячейке C2 увидим сумму значений из ячеек A2 и B2.

Инструменты и возможности сервиса

Протягиваем формулу в Google Таблицах

Используем функции Google Таблиц на примере

Допустим, у нас есть таблица с результатами рекламной кампании: показы, клики, CTR, CPC, количество и стоимость лида в разрезе дней месяца. Нам нужно посчитать среднюю стоимость лида за месяц. Используем для этого функцию СРЗНАЧ:

  • вводим «=» в ячейку, в которой нужно вывести результат;
  • прописываем имя функции – «СРЗНАЧ»;
  • открываем скобку и выделяем диапазон ячеек, в которых содержится стоимость лида за каждый день;
  • закрываем скобку и нажимаем Enter.

Инструменты и возможности сервиса

Получаем среднюю цену за лид

Интеграции и дополнения в Google Таблицах

Интеграции обеспечивают обмен данными между Таблицами и другими системами и сервисами.

Есть бесшовные интеграции – те, которые доступны по умолчанию и встроены в интерфейс Google Spreadsheets. Например, мы можем создать анкету в Google Forms или начать встречу в Meets прямо из Таблицы.

Инструменты и возможности сервиса

По клику создаются лист «Ответы на форму» и новая пустая анкета в сервисе Google Forms

Другие нужно подключать и настраивать отдельно – через коннекторы и дополнения. Вот несколько полезных интеграций для маркетологов и SMM-щиков:

Google Data Studio – подключается через коннектор и позволяет подтягивать данные из таблицы в отчет «Студии Данных».

Инструменты и возможности сервиса

Интеграция настраивается на стороне «Студии Данных»

Если хотите разобраться, что делать дальше с данными из Google Таблиц и других источников в Google Data Studio, читайте наш большой гайд.

Google Analytics – подключается через дополнение Google Sheets, импортирует в таблицу и автоматически обновляет данные из гугловской системы веб-аналитики.

Инструменты и возможности сервиса

Все дополнения в Google Таблицах подключаются одинаково

Инструменты и возможности сервиса

Google Ads – подключается через дополнение, подтягивает данные из одноименного рекламного кабинета.

Помимо обмена данными, дополнения для Google Таблиц могут подключать дополнительные функции и полезные утилиты. Вот несколько примеров:

  • Template Gallery – подключает каталог полезных шаблонов: планы, списки, бюджеты.
  • TimeSheet – создает отчеты по использованию рабочего времени на основе записей с хэштегами в Google Календаре.
  • Sheetgo – позволяет свести в одну таблицу отфильтрованные данные из нескольких документов Google Sheets, CSV, XLS.
  • Table Styles – каталог тем оформления. Позволяет настроить внешний вид таблицы так же просто, как функция «Выбрать тему» помогает стилизовать графики.
  • Licidchart – позволяет рисовать в таблице схемы, ментальные карты и диаграммы.

Горячие клавиши в Google Таблицах

Shift + F2 – добавить примечание.

Ctrl/Shift + пробел – выделить столбец/строку.

Ctrl + K – вставить ссылку.

Ctrl + Home – перейти в начало листа.

Ctrl + Alt + Shift + H – смотреть историю версий.

Ctrl + Z/Y – отменить/повторить последнее действие.

Ctrl + Alt + V – вставить только форматирование.

Ctrl + Shift + V – вставить только значения.

Ctrl + Shift + L/E/R – выровнять по левому краю / центру / правому краю.

: Стандартные Ctrl + С/V/X тоже работают :–)

Используем возможности Google Таблиц в SMM

Мы рассмотрели практически все возможности и инструменты Google Таблиц, которые могут пригодиться в интернет-маркетинге. А вот для чего это все может пригодиться SMM-щикам:

  • создавать матрицы контента;
  • формировать контент-планы;
  • обрабатывать базы для таргета;
  • анализировать результаты рекламы;
  • готовить отчеты для клиентов.

С двумя последними задачами гораздо лучше справится сервис DataFan. Проработанные готовые шаблоны со всеми нужными метриками, срезами и графиками, а также автоматическое обновление данных сэкономят SMM-щику десятки часов в месяц. Нужно потратить 5–10 минут на выбор шаблона и подключение соцсетей, и информативный, понятный и всегда актуальный отчет готов. Как все сделать и настроить, мы подробно рассказывали в статье «Как сформировать отчет по рекламе: гайд для маркетолога».

Вот, пожалуй, и все. Надеемся, наш подробный гайд поможет вам разобраться в возможностях и инструментах Google Таблиц и использовать их для простого, быстрого и удобного решения рабочих задач.

Как работать, как пользоваться возможностями таблиц

Инструменты и возможности сервиса

Инструменты и возможности сервиса

Google Таблицы или Google Spreadsheets — инструмент работы с таблицами в режиме онлайн и офлайн.

Функционал Таблиц знаком всем, кто начинал с Excel — те же ячейки, пункты меню, инструменты, настройки.

Это отличный инструмент для несложных операций с данными. Он подходит для различных задач:

Инструменты и возможности сервиса

  • Составление бизнес-планов и финпланов;
  • Ведение учёта и бухгалтерии;
  • Сбор семантического ядра;
  • Составление распорядков и расписаний;
  • Статистический анализ и прогнозирование;
  • Организация элементарных баз данных;
  • Создание товарных фидов;

И многое другое.

Основное удобство состоит в возможности полноценной работы в таблицах с любого устройства при наличии интернета в браузере и мобильном приложении.

Документами легко делиться с помощью ссылки, предоставляя различные права доступа получателям:

  • Просмотр;
  • Комментирование;
  • Редактирование.

Как открыть файл Excel в Google Таблицах

Google Sheets дает возможность работать с таблицами, сформированными в Excel. Файл такого формата можно открыть несколькими способами:

  • загрузить его на Google Диск через раздел «Создать» и открыть файл как обычную таблицу из Гугл;
  • выбрать «Файл» — «Открыть» или применить сочетание горячих клавиш Ctrl + O, в появившемся окне выбрать раздел «Загрузка»;
  • перетащить из любой папки файл, сделанный в Excel, напрямую в Гугл;
  • чтобы документы Office при загрузке преобразовывались в формат Google Таблиц, в настройках Гугл Диска следует выбрать раздел «Загруженные файлы» и поставить флажок в «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google».

Инструменты и возможности сервиса

Интерфейс Google Таблиц

Как правило, с Таблицами работают в браузере.

Это обычная веб-страница, в рамках которой пользователь может работать с привычным рабочим пространством из двумерного массива ячеек.

Верхняя строка меню представлена функциональными разделами:

  • Файл. Создание и открытие файлов, загрузка созданных таблиц для офлайна, переименование, настройки, печать.
  • Изменить. Операции копирования и вставки, удаления строк, столбцов, ячеек, а также примечаний.
  • Вид. Закрепление диапазонов, отображение меню и формул, масштабирование страницы.
  • Вставка. Вставка столбцов и строк, медиа-элементов, таких как изображения, диаграммы, рисунки и формы, а также примечаний, комментариев, новых листов.
  • Формат. Формат данных, форматирование текста, размер, выравнивание, переносы, условное форматирование.
  • Данные. Сортировка, фильтры, проверка данных, сводные таблицы, удаление дубликатов, а также пробелов.
  • Инструменты. Создание форм, редактирование скриптов, макросов, уведомления, защита.
  • Дополнения. Установка и настройка дополнений
  • Справка. Справка, обучение, новости, обратная связь, функции.

В том же блоке с правого края расположены кнопки для отображения истории комментариев, настройки доступа и настроек аккаунта владельца.

Ниже располагается строка быстрых функций — это наиболее частые операции, используемые в работе. Среди них:

  • Отмена и повтор действия;
  • Шрифт и размер;
  • Вставка изображений, комментариев;

Инструменты и возможности сервиса

Далее идёт строка функций, с помощью которых любую ячейку можно задать в виде переменной.

Непосредственно рабочее поле представлено набором ячеек, строки которой нумеруются числами, а столбцы обозначаются буквенными сочетаниями.

Внизу страницы находится список листов так называемой рабочей книги. Листы создаются, копируются, удаляются, настраивается их внешний вид.

Правый нижний угол содержит раздел Анализ данных. Таблицы самостоятельно проводят анализ информации на листе и представляет общие закономерности и сведения по ней. Например, средние значения.

Правый край экрана — боковая панель, в которой содержатся календарь, заметки и задачи. Они не интегрируются в документ, но их легко просмотреть прямо из Таблиц.

Инструменты и возможности сервиса

Операции с ячейками, строками и столбцами

Пользователям, которые еще не знают, как работать с Google Таблицами, следует начать с азов интерфейса. Чтобы сформировать подходящий документ, строки, столбцы, ячейки можно удалять, добавлять, скрывать.

Как закрепить строки

С этой опцией при прокрутке таблицы определенные данные остаются на месте. Особенно это удобно при работе с объемными документами. Чтобы закрепить заголовок, необходимо поставить курсор в подходящую ячейку, открыть раздел «Вид», там выбрать «Закрепить» и указать необходимый параметр. Открепление производится тут же. Теперь можно быстро ориентироваться в таблице и оперативно искать необходимую информацию, не путаясь в массивах данных. Таблицы дают возможность закрепить одну, несколько или сразу все строки.

Инструменты и возможности сервиса

Как перемещать элементы таблицы

Нет необходимости сохранять файл вручную — программа делает это автоматически. В Таблицах можно найти не только текущую версию документа, но и каждое изменение, которое внес пользователь. Для просмотра истории выберите раздел «Все изменения сохранены на Диске». Он находится с правой стороны от меню. Через этот режим нельзя отредактировать таблицу, но можно посмотреть ранние версии документа и «откатить» до любой из них. Каждой версии можно дать название, чтобы проще ориентироваться. Историю файла увидят только те пользователи, у которых есть права на редактирование.

Инструменты и возможности сервиса

Совместный доступ

Совместный доступ к одному и тому же файлу отличает продукт Google от Excel. Чтобы открыть доступ к файлу, необходимо кликнуть на кнопку «Настройки доступа» в правом верхнем углу.

Инструменты и возможности сервиса

Поделиться доступом к файлу можно по ссылке или открыть его для всех. Это могут быть разные уровни доступа, ограничивающие возможности по взаимодействию с документом: «Просмотр», «Комментирование» и «Редактирование».

Инструменты и возможности сервиса

Как удалить и восстановить таблицу

Чтобы отправить документ в корзину, перейдите в раздел «Файл» и кликните «Удалить». Это можно сделать и при закрытой таблице, достаточно выделить файл и выбрать соответствующий значок.

Инструменты и возможности сервиса

Чтобы отменить действие, перейдите на Гугл Диск и снова воспользуйтесь корзиной. Удаленные объекты хранятся здесь в течение месяца, после тридцати дней тот документ найти не удастся.

Инструменты и возможности сервиса