Глава 5. Создание форм для ввода данных — learn-office

Создание формы с помощью мастера

Другим простым и быстрым способом создания формы является использование Мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме Конструктора. Поэтому Мастер форм полезен не только начинающим пользователям, но и профессиональным разработчикам.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Чтобы лучше представить, как создавать простые формы с помощью Мастера форм, опишем процедуру создания формы «Сотрудники» (Employees) для базы данных «Борей» (Northwind). Источником данных для этой формы будет таблица «Сотрудники» (Employees). Эта форма предназначена для ввода и редактирования информации о сотрудниках компании. Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:

  • Щелкните по ярлыку Формы (Forms) в окне базы данных.
  • Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма (New Form) (см. рис. 5.1) выделите элемент Мастер форм (Form Wizard) и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера (Create form by using wizard), находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.
  • Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 5.2). В поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries), как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере это таблица «Сотрудники» (Employees).
    Рис. 5.2. Первое диалоговое окно Мастера форм
  • Во втором диалоговом окне мастера (рис. 5.3) можно определить вид формы. Как уже говорилось в предыдущем разделе, существует несколько видов форм, определяющих представление данных на ней. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец (Columnar), ленточный (Tabular), табличный (Datasheet), выровненный (Justified), сводная таблица (PivotTable) или сводная диаграмма (PivotChart).
    Попробуйте создать ленточную форму и оформить ее подходящим образом с помощью форматирования элементов управления. Вы увидите, что в хорошо оформленной ленточной форме данные просматривать намного удобнее, чем в табличной форме. Вид выровненный аналогичен виду ленточный, но отличается тем, что все поля записи будут отображены на одной странице.После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.Рис. 5.3. Второе диалоговое окно Мастера форм
  • Третье диалоговое окно Мастера форм (рис. 5.4) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Можно определить собственные стили оформления форм с помощью диалогового окна Автоформат (Autoformat). Тогда эти стили будут отображаться вместе со стандартными в этом диалоговом окне Мастера форм. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее (способ создания собственного стиля описан в разд. «Применение автоформата» данной главы).
  • В последнем диалоговом окне Мастера форм (рис. 5.5) требуется указать название формы. В поле ввода этого диалогового окна введите название формы: Форма_Сотрудники. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open the form to view or enter information). А если после автоматического создания формы с помощью мастера требуется внести собственные изменения, выберите переключатель Изменить макет формы (Modify the form’s design), тогда созданная форма будет открыта в режиме Конструктора. Если необходима справка о работе с созданной формой, установите флажок Вывести справку по работе с формой? (Display Help on working with the form?), после чего нажмите кнопку Готово (Finish).

Рис. Третье диалоговое окно Мастера форм

Рис. Последнее диалоговое окно Мастера форм

В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме. На рис. 6 представлена созданная форма, открытая в режиме Формы.

Рис. Форма «Форма_Товар», созданная с помощью Мастера форм

Созданная с помощью мастера форма «Форма_Сотрудники» готова к использованию. Однако можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления. В следующих разделах приведены примеры изменения формы в режиме Конструктора.

Режимы работы с формами

Работа с формами Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид (View) на панели инструментов текущего режима работы с формой (например, Конструктор форм (Form Design) — одна из таких панелей), либо с помощью соответствующей команды меню Вид (View).

Режим Формы является «рабочим» для пользователя базы данных. В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых. Таким способом пользователь работает с таблицей или запросом, являющимися источниками данных для формы. Чаще всего пользователи приложений Access 2002 работают с формами именно в этом режиме. В этом же режиме по умолчанию открывается форма из окна базы данных. Если форма была открыта в другом режиме, то для перехода в режим Формы выберите команду Вид, Режим формы (View, Form View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент

Режим формы (Form View). На рис. 6 показана форма, создание которой описано в предыдущем разделе, открытая в режиме Формы.

Рис. Форма «Форма_Товар» в режиме Таблицы

Рис. Форма «Форма_Товар» в режиме Конструктора

Для пользователя может оказаться удобным работать с формой в режиме Таблицы. В этом режиме, как и в режиме Формы, можно просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных для формы. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления. Чтобы перейти в режим Таблицы, выберите команду Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент Режим таблицы (Datasheet View). На рис 5. 7 показана форма, создание которой описано в предыдущем разделе, открытая в режиме Таблицы.

В любое время можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность, работая с ней в режиме Конструктора. Этим режимом обычно пользуются разработчики. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид, Конструктор (View, Design View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов, и в открывшемся списке выберите элемент Конструктор (Design View). На рис. 8 показана форма, создание которой описано в предыдущем разделе, открытая в режиме Конструктора.

Разработчики и пользователи Access могут работать с формой еще в двух новых режимах, появившихся в версии Access 2002: в режиме Сводной таблицы или режиме Сводной диаграммы. Но эти режимы мы рассмотрим в части If книги.

Печать формы

Форма, так же как и таблица, запрос или отчет базы данных Access, может служить документом для печати. Напечатать форму можно, находясь в любом режиме работы с ней, например в режиме Таблицы или режиме Формы. При этом внешний вид печатаемой формы будет соответствовать текущему режиму. Команды печати и способ настройки параметров печати точно такие же, как при печати таблиц и отчетов Access или, например, документов Word. Это стандартные команды меню Файл (File): Параметры страницы (Page Setup), Предварительный просмотр (Print Preview) и Печать (Print), а также кнопки на панели инструментов текущего режима работы с формой и панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Печать формы, как и других объектов базы данных, можно выполнить и программным путем с помощью процедуры на VBA или макроса (о программировании речь пойдет в части II книги).

Чтобы увидеть, как форма будет выглядеть при печати, следует перейти в режим предварительного просмотра. Для этого выберите команду Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) или нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов. Чтобы вернуться в прежний режим работы с формой, снова выберите команду меню Файл, Предварительный просмотр или нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов. Наконец, можно нажать на стрелку справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов и выбрать один из режимов для дальнейшей работы с формой.

Режим Конструктора

Разработку структуры формы, того, как она будет выглядеть в режиме Таблицы и режиме Формы, можно выполнить только в режиме Конструктора. В этом режиме можно изменить источник данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и элементов управления, добавить или удалить элементы управления, настроить их свойства.

Панель инструментов Панель элементов (Toolbox) (см. рис. 8), отображаемая в режиме Конструктора, позволяет создавать элементы управления, при этом некоторые элементы управления можно создавать с помощью Мастера элементов, осуществляющего пошаговое руководство этим процессом.

К форме можно применить один из предлагаемых Access стилей оформления для быстрой и качественной настройки ее внешнего вида. Более того, Access 2002 позволяет создавать свои собственные стили оформления и применять их к другим формам. Все это выполняется с помощью диалогового окна Автоформат (Auto Format), которое описано в разд. «Применение автоформата» данной главы.

Чтобы создать пустую форму, не пользуясь автоматическим созданием форм и Мастером форм, в окне базы данных щелкните по ярлыку Формы (Forms), нажмите кнопку Создать (New) на панели в окне базы данных, в появившемся диалоговом окне Новая форма (New Form) выделите элемент Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, просто дважды щелкнув по ярлыку Создание формы в режиме конструктора (Create form in Design view), находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.

Можно использовать созданную ранее форму «Форма_Товар» для проведения экспериментов, связанных с изменением внешнего вида формы. Однако не стоит сохранять измененную форму, чтобы не испортить ее первоначальный вид. Или прежде чем проводить эксперименты, создайте копию исходной формы.

Окно приложения в режиме Конструктора

Откройте форму «Форма_Товар» в режиме Конструктора (см. рис.

При работе в режиме Конструктора форм используются следующие элементы окна приложения.

Панель элементов появляется на экране всякий раз при переходе в режим Конструктора. Если закрыть эту панель инструментов, в следующий раз она не появится. Тогда, чтобы отобразить ее, нажмите кнопку Панель элементов на панели инструментов Конструктор форм или выберите команду Вид, Панели инструментов (View, Toolbars), а затем установите флажок Панель элементов (Toolbox).

  • Панель инструментов Конструктор форм (Form Design). Основные команды, меню, используемые в режиме Конструктора форм, продублированы в виде кнопок на панели инструментов Конструктор форм. (Назначение кнопок этой панели инструментов подробно описано в разд. «Панель инструментов Конструктор форм» данной главы.)
  • Панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)) предназначена для форматирования выделенных элементов управления. Форматирование элемента управления включает такие действия, как задание цвета фона и рамок, задание стиля и цвета текста. (Назначение кнопок этой панели инструментов описано в разд. «Панель инструментов Формат (форма/отчет)«этой главы.)
  • Вертикальная и горизонтальная линейки предназначены для разметки формы по заданным размерам и выделения нескольких соседних элементов управления, лежащих в одном вертикальном или горизонтальном сегменте макета формы от одной отметки на линейке до другой.
  • Правая граница макета формы позволяет задать ширину формы. Чтобы изменить ширину формы, перетащите правую границу макета формы с помощью мыши вправо или влево. На рис. 5.8 правая граница макета формы находится слева от панели инструментов Панель элементов.
  • Нижняя граница макета формы позволяет определить высоту формы. Чтобы изменить высоту формы, перетащите нижнюю границу макета формы с помощью мыши вниз или вверх. На рис. 5.8 нижняя граница макета формы совпадает с нижней границей примечания формы.
  • Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки позволяют просматривать части формы, оказавшиеся за границами экрана в режиме Конструктора.

Структура формы

Структура формы такова: макет формы состоит из разделов. Любая форма может включать следующие разделы:

  • раздел Заголовок формы (Form Header) определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;
  • раздел Верхний колонтитул (Page Header) определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;
  • раздел Область данных (Detail) определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;
  • раздел Нижний колонтитул (Page Footer) определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;
  • раздел Примечание формы (Form Footer) определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы. При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено только внизу последней страницы.

Разделы формы в режиме Конструктора представлены на рис. Чтобы надписи, обозначающие разделы формы, были лучше видны, мы скрыли сетку, облегчающую разметку формы (сетка видна на рис. 8), с помощью команды меню Вид, Сетка (View, Grid).

Рис. Разделы формы Access

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных. Высоту области любого раздела формы можно изменить с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Хотя форма, изображенная на рис. 8, имеет оба раздела заголовка и примечания формы, эти области не отображаются в режиме Формы, поскольку оба раздела имеют нулевую высоту. При создании новой пустой формы при помощи Конструктора форм разделы заголовка и примечания не добавляются.

Для добавления или удаления разделов заголовка и примечания формы выберите команду Вид, Заголовок/примечание формы (View, Form Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то команда Заголовок/примечание формы будет отмечена флажком. Для удаления разделов заголовка и примечания формы сбросьте этот флажок.

Для добавления или удаления разделов верхнего и нижнего колонтитулов страницы выберите команду Вид, Колонтитулы (View, Page Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то команда Колонтитулы будет отмечена флажком. Для удаления разделов верхнего и нижнего колонтитула страницы сбросьте этот флажок.

Если разделы заголовка и примечания формы или разделы верхнего и нижнего колонтитулов содержат текст либо другие элементы управления формы, то перед попыткой удалить эти разделы будет отображено диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

Высоту раздела формы можно изменить, перетаскивая границу раздела при помощи мыши. Для этого поместите указатель мыши над границей раздела так, чтобы он принял вид горизонтальной черты с двумя вертикальными стрелками. Нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу раздела для получения нужного размера.

Высота раздела области данных определяется вертикальным размером окна формы, а также размером заголовка и примечания формы. Для изменения высоты раздела области данных переместите его нижнюю границу при помощи мыши вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения). В режиме Формы вертикальная полоса прокрутки в окне формы появляется только для просмотра раздела области данных.

Панель инструментов Конструктор форм

Панель инструментов Конструктор форм (Form Design) в Access 2002 содержит кнопки, предназначенные для разработки форм. На рис. 10 изображена панель инструментов Конструктор форм, а в табл. 1 приведены описания кнопок этой панели инструментов и соответствующие им команды меню.

Рис. Панель инструментов Конструктор форм

КнопкаКоманда менюОписание
Вид (View), элемент списка Режим формы (Form View)Вид, Режим формы (View, Form View)Отображение формы в режиме Формы. Чтобы открыть форму в режиме Таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите элемент Режим таблицы (Datasheet View)
Сохранить (Save)Файл, Сохранить (File, Save)Сохранение активной формы
Найти (Search)Файл, Найти (File, Search)Отобразить панель поиска документов Microsoft Office
Печать (факс) (Print (Fax))Печать или отправка по факсу содержимого активной формы с текущими параметрами печати без открытия диалогового окна Печать (Print)
Предварительный просмотр (Print Preview)Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)Предварительный просмотр формы перед печатью. Форма может быть напечатана из окна предварительного просмотра
Вырезать (Cut)Правка, Вырезать (Edit, Cut)Удаление выделенных объектов из формы в буфер обмена Windows
Копировать (Сору)Правка, Копировать (Edit, Copy)Копирование выделенных объектов формы в буфер обмена
Вставить (Paste)Правка, Вставить (Edit, Paste)Вставка содержимого буфера обмена в форму
Формат по образцу (Format Painter)Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Отменить (Undo)Правка, Отменить (Edit, Undo)Отмена последнего действия
Вернуть (Redo)Правка, Вернуть (Edit, Redo)Повторить выполнение последнего отмененного действия
Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink)Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink)Вставка в форму гиперссылки
Список полей (Field List)Вид, Список полей (View, Field List)Вывод списка полей, содержащихся в базовом источнике записей (запросе или таблице) основной формы
Панель элементов (Toolbox)Вид, Панель элементов (View, Toolbox)Отображение или скрытие панели элементов
Автоформат (AutoFormat)Формат, Автоформат (Format, AutoFormat)Выбор заранее определенных форматов для форм, включая такие характеристики, как сроновый рисунок для форм и шрифты для элементов управления
Программа (Code)Вид, Программа (View, Code)Открытие модуля процедур обработки событий формы в окне редактора VBA
Свойства (Properties)Вид, Свойства (View, Properties)Открытие окон свойств выделенных объектов: формы, раздела (например, верхнего или нижнего колонтитула), а также элементов управления
Построить (Build)Вызов Построителя для выделенного элемента или свойства в форме, если Построитель есть
Окно базы данных (Database Window)Окно, 1 (Window, 1)Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object)Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)Вызов Помощника и получение справки по Microsoft Access 2002

Таблица 5. Кнопки панели инструментов Конструктор форм

Панель инструментов Формат (форма/отчет)

Кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифта, толщины линий и т. ), расположены на отдельной панели инструментов, которая называется Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)). Эта панель инструментов применяется для форматирования элементов как форм, так и отчетов.

Функции кнопок, используемых для форматирования текста, аналогичны функциям кнопок, которые можно увидеть на панелях инструментов Microsoft Word. Раскрывающийся список Объект (Object) отображает имя выделенного элемента управления формы и позволяет быстро выделить другой объект в форме, выбрав его имя в списке. По умолчанию для элементов управления форм используется такой же шрифт, как для таблиц и запросов. В раскрывающемся списке Шрифт (Font), можно выбрать любой из установленных на компьютере шрифтов. В раскрывающемся списке Размер (Font Size) можно выбрать нужный размер шрифта или ввести его значение (в пунктах).

На рис. 11 изображена панель форматирования, а в табл. 2 приведены названия и функции кнопок, предназначенных для форматирования текста элементов управления, а также значение соответствующих свойств элемента управления.

Рис. Панель инструментов Формат (форма/отчет)

КнопкаСвойство и значениеОписание
Объект (Object)Имя (Name) = = <имя объекта>Имя выделенного объекта
Шрифт (Font)Шрифт (Font Name) = = <имя шрифта>Шрифт текста в элементе
Размер (Font Size)Размер шрифта (Font Size) = <число>Размер шрифта текста в элементе
Полужирный (Bold)Насыщенность (Font Weight) = Полужирный (Semi-bold)Форматирование текста выделенного элемента управления полужирным шрифтом
Курсив (Italic)Курсив (Font Italic) = Да (Yes)Форматирование текста выделенного элемента управления курсивом
Подчеркнутый (Underline)Подчеркнутый (Font Underline) = Да (Yes)Делает текст элемента управления подчеркнутым
По левому краю (Align Left)Выравнивание текста (Text Align) = По левому краю (Left)Выравнивание текста по левому краю
По центру (Center)Выравнивание текста (Text Align) = По центру (Center)Выравнивание текста по центру
По правому краю (Align Right)Выравнивание текста (Text Align) = По правому краю (Right)Выравнивание текста по правому краю
Цвет заливки/фона (Fill/Back Color)Цвет фона (Back Color) = = <номер>Открывает палитру, содержащую образцы цветов для фона выделенного обьекта или раздела формы
Цвет текста (Font/Fore Color)Цвет текста (Fore Color) = = <номер>Открывает палитру, содержащую образцы цветов текста выделенного элемента управления формы
Цвет линии/границы (Line/Border Color)Цвет границы (Border Color) = <номер>Открывает палитру, содержащую образцы цветов границы выделенного элемента управления формы
Толщина линии/границы (Line/Border Width)Ширина границы (Border Width) = <ширина>Открывает палитру образцов ширины границы для выделенного элемента управления. Ширина границы может быть установлена сверхтонкой или толщиной от 1 до 6 пунктов
Оформление (Special Effect)Оформление (Special Effect) = <оформление>Открывает панель стилей оформления элементов управления, предназначенных для оформления выделенного обьекта. Можно выбрать обычное представление элемента управления, с тенью, приподнятое, утопленное, вдавленное или рельефное

Таблица 5. Кнопки на панели инструментов Формат (форма/отчет)

Параметры работы с формами

При создании новых форм используются параметры, заданные с помощью диалогового окна Параметры (Options). Для отображения окна параметров выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options) и в появившемся диалоговом окне раскройте вкладку Формы и отчеты (Forms/Reports) (рис. 12). С помощью этой вкладки можно задать имя существующей формы (в текстовом поле Шаблон формы (Form template)), которая будет использована в качестве образца оформления новых форм, исключая формы, созданные с помощью Мастера форм. Можно также задать способ выделения объектов в форме или отчете, выбрав соответствующий элемент в группе Выделение объектов (Selection behavior), и еще назначить использование по умолчанию процедур VBA для обработки событий форм, элементов управления или отчетов, установив флажок Всегда использовать процедуры обработки событий (Always use event procedure).

Рис. Вкладка Формы и отчеты диалогового окна Параметры

Создание и удаление элементов управления

Access 2002 предоставляет два простых метода создания элементов управления: с помощью панели инструментов Панель элементов (Toolbox) и с помощью кнопки Список полей (Field List). Кроме того, при создании элементов управления с помощью панели элементов можно воспользоваться Мастером элементов, позволяющим пройти шаг за шагом процесс создания более сложных элементов управления, например таких как списки, поля со списком и группы элементов управления.

Создание элементов управления с помощью панели элементов

Надпись — самый простой для использования тип элементов управления панели элементов. Для добавления надписи в какой-либо раздел формы:

  • На панели элементов нажмите кнопку Надпись (Label). Когда указатель мыши попадет в активную область формы, он примет вид крестика со значком элемента управления Надпись. Центр крестика определяет позицию верхнего левого угла элемента управления Надпись.
  • Поместите указатель мыши в виде крестика в область нужного раздела формы. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите указатель мыши в нижний правый угол надписи (рис. 5.14).Вместе с перемещением указателя мыши будет изменяться и контур надписи. Число строк и количество символов текущего типа шрифта, которые может отобразить надпись, выводятся в строке состояния.
  • При достижении элементом управления Надпись нужных размеров отпустите левую кнопку мыши. Если надпись будет иметь размеры, превышающие область того раздела, к которому она добавляется, то область раздела формы будет увеличена для того, чтобы надпись поместилась целиком.
  • Внутри контура надписи появится текстовый курсор. Введите нужный текст. Если, создав надпись, не ввести в нее хотя бы одного символа, то после следующего щелчка кнопкой мыши этот элемент управления исчезнет.

После добавления элемента управления для его перемещения и изменения размеров используются угловой маркер перемещения и маркеры изменения размеров. Положение углового маркера перемещения определяет значения свойств элемента управления От левого края (Left) и От верхнего края (Тор). Маркеры изменения размеров устанавливают значения свойств элемента управления Ширина (Width) и Высота (Height).

Рис. Добавление в форму элемента управления Надпись

Для добавления большинства других типов элементов управления (выключателей, переключателей, флажков) в форму используется процесс, описанный выше. Некоторые кнопки панели элементов, например Список (List Box) или Поле со списком (Combo Box), при создании элемента управления вызывают Мастер элементов, если кнопка Мастера (Control Wizards) нажата.

Чтобы создать элемент управления Список с помощью мастера:

  • На панели элементов нажмите кнопку Мастера (Control Wizards), если она еще не нажата.
  • На панели элементов нажмите кнопку Список (List Box). Когда указатель мыши попадет в активную область формы, он примет вид крестика со значком элемента управления Список. Центр крестика определяет позицию верхнего левого угла элемента управления Список.
  • Поместите указатель мыши в виде крестика в область нужного раздела формы. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите указатель мыши в нижний правый угол списка.Вместе с перемещением указателя мыши будет изменяться и контур списка. Число строк и количество символов текущего типа шрифта, которые может отобразить список, выводятся в строке состояния.
  • При достижении элементом управления Список нужных размеров отпустите левую кнопку мыши. Появится первое диачоговое окно Мастера списков. В этом диалоговом окне выберите переключатель Объект «список» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the list box to look up the values in a table or query). Нажмите кнопку Далее (Next). Появится второе диалоговое окно Мастера списков (рис. 5.15).
    Рис. 5.15. Второе диалоговое окно Мастера списковСписок может также содержать набор фиксированных значений, который мастер предоставит возможность перечислить, или список значений одного из полей таблицы или запроса, являющегося для формы базовым.Довольно часто при разработке формы для ускорения процесса перехода по большому количеству записей возникает потребность в создании специального поля со списком, при выборе элемента, в котором в форме будет отображаться соответствующая запись из источника данных. В Access 2002 с помощью мастера можно создать список или поле со списком специально для поиска нужной записи в форме. Для этого следует выбрать соответствующий переключатель в первом диалоговом окне мастера такого элемента: например для списка — Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит список (Find a record on my form based on the value I selected in my list box). Этот переключатель отображается в случае, если для формы задан источник записей: таблица или запрос. В режиме Формы выделение элемента в этом списке будет приводить к переходу на соответствующую запись в форме. Переход реализуется с помощью процедуры обработки события После обновления (After Update), созданной мастером.
  • Во втором диалоговом окне Мастера списков нужно указать таблицу или запрос, значения из которого должны появляться в списке. Выделите в списке нужную-таблицу или запрос и нажмите кнопку Далее (Next). Появится третье диалоговое окно мастера (рис. 5.16).
    Рис. 5.16. Третье диалоговое окно Мастера списков
  • В следующем диалоговом окне (рис. 5.17) отображаются выбранные поля, причем поле «КодТипа» (CategorylD), которое показывать пользователю не нужно, скрыто. Если ключевое поле содержит нужную пользователю информацию, его можно отобразить в списке (список может содержать два и более полей). Для этого достаточно сбросить флажок Скрыть ключевой столбец (рекомендуется) (Hide key column). Перемещая с помощью мыши правую границу столбцов, можно задать ширину столбцов. Чтобы настроить ширину столбца по ширине самого длинного значения, достаточно подвести указатель мыши к правой границе столбца и дважды щелкнуть левой кнопкой. Нажмите кнопку Далее (Next).
  • Если для формы задан источник записей: таблица или запрос, появится пятое диалоговое окно Мастера списков, представленное на рис. 5.18 (иначе отобразится сразу последнее диалоговое окно Мастера списка, описанное в следующем шаге). В этом диалоговом окне нужно указать, требуется ли сохранить выбранное значение списка в поле источника данных формы. Если требуется (как в нашем примере), выберите переключатель Сохранить в поле (Store that value in this field). Тогда в раскрывающемся списке справа отобразятся все поля источника данных формы. В нашем примере этим источником данных является таблица «Типы» и из списка нужно получить значение поля «КодТипа», поэтому необходимо выбрать в раскрывающемся списке имя поля «КодТипа». После этого нажмите кнопку Далее (Next). Появится последнее диалоговое окно Мастера списков.
    Рис. 5.17. Четвертое диалоговое окно Мастера списковРис. 5.18. Пятое диалоговое окно Мастера списков
  • В последнем диалоговом окне можно указать название, которое будет использоваться в качестве метки для создаваемого списка. Чтобы после создания списка получить справку по возможностям его настройки, установите флажок, расположенный внизу диалогового окна.
  • Для завершения процесса создания списка нажмите кнопку Готово (Finish).

При создании таких элементов управления без помощи Мастера элементов свойства создаваемых элементов нужно настраивать вручную с помощью окна свойств элемента управления. Чтобы открыть окно свойств какого-либо элемента управления формы, выделите его и нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Конструктор форм (Form Design) либо дважды щелкните по элементу управления. На рис. 19 изображено окно свойств списка.

Рис. Окно свойств списка

Удаление элементов формы

Чтобы удалить из формы какой-либо элемент управления:

Чтобы сразу удалить несколько элементов управления, выделите их, как описано в разд. «Выделение и перемещение нескольких элементов управления», и нажмите клавишу или выберите команду Правка, Удалить (Edit, Delete).

Выделение формы и элементов управления и отображение окна свойств

Значения свойств всей формы, ее разделов и каждого элемента управления в форме задаются в окнах свойств соответствующих элементов. Для отображения на экране окна свойств формы, раздела или элемента управления выделите его и нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Конструктор форм (Form Design) или выберите команду Свойства (Properties) в контекстном меню.

Выделение формы или элемента управления выполняется следующим образом:

  • Разделы заголовка формы, примечания формы, разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Щелкните левой кнопкой мыши по области заголовка формы, примечания формы либо верхнего или нижнего колонтитулов.
  • Раздел области данных. Щелкните левой кнопкой мыши по области данных. Установка значений свойств раздела области данных происходит так же, как и установка свойств раздела заголовка формы, но новые значения будут применены только к разделу области данных.
  • Элемент управления. Щелкните по элементу управления левой кнопкой мыши или выделите с помощью мыши прямоугольную область формы, в которую попадает один или несколько элементов управления, которые нужно выделить. Способ выделения зависит от установленных параметров, которые были описаны в разд. «Параметры работы с формами» данной главы: область выделения должна либо пересекать выделяемые элементы, либо полностью их охватывать. Еще один способ выделения отдельного элемента управления — выбрать имя выделяемого элемента в раскрывающемся списке Объект (Object) панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Report)), в котором отображаются имена всех элементов управления в форме. При выделении элемента управления вокруг него появляется рамка с маркером перемещения (в левом верхнем углу) и маркерами изменения размеров (рис. 5.21).

Рис. Выделенный элемент управления с именем Примечание

Текстовые поля, флажки, переключатели и кнопки имеют связанные с ними метки. При выделении таких элементов управления и метка и элемент управления выделяются одновременно.

Задание последовательности перехода для элементов управления в форме

Чтобы отобразить это диалоговое окно в режиме Конструктора формы, выберите команду Вид, Последовательность перехода (View, Tab Order) или щелкните правой кнопкой мыши по форме и выберите в контекстном меню команду Последовательность перехода (Tab Order). В этом диалоговом окне отображается список всех элементов управления в форме. Чтобы изменить последовательность перехода, нужно изменить порядок следования элементов в списке, перетаскивая элементы списка с помощью мыши. Перетаскивать нужно, щелкнув по серому квадратику слева от названия поля и удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Перемещение и изменение размеров элементов управления

При разработке формы, даже созданной с помощью Мастера, наверняка потребуется изменить расположение и размеры элементов управления. Можно изменить размеры и местоположение отдельного элемента, а можно настроить сразу несколько элементов так, чтобы они были одинакового размера и чтобы были расположены на форме ровно и на равном расстоянии друг от друга. От этого форма сразу приобретет привлекательный вид, и работать с ней будет намного удобнее.

Перемещение и изменение размеров одного элемента управления

Перемещение и изменение размеров элемента управления производится следующим образом.

Если элемент управления не имеет связанной с ним метки, его можно перетаскивать также за маркер перемещения, находящийся в левом верхнем углу элемента управления.

  • Если нужно переместить элемент управления отдельно от связанной с ним метки, его следует перетаскивать за маркер перемещения, находящийся в левом верхнем углу элемента управления. Указатель мыши, помещенный над маркером перемещения, примет вид руки с вытянутым вверх указательным пальцем. Щелкните по маркеру перемещения и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите элемент управления на новое место, а затем отпустите кнопку мыши.
  • Чтобы изменить ширину и высоту элемента управления, поместите указатель мыши над одним из трех угловых маркеров изменения размера выделенного элемента управления так, чтобы он превратился в наклонную двустороннюю стрелку. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите границу элемента управления, а затем отпустите кнопку мыши.
  • Чтобы изменить только высоту (или только ширину) выделенного элемента управления, поместите указатель мыши над верхним или нижним (левым или правым) маркером изменения размера выделенного элемента управления так, чтобы он превратился в вертикальную (горизонтальную) двустороннюю стрелку. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащите границу элемента управления, а затем отпустите левую кнопку мыши.

Есть еще один способ изменения размеров выделенного элемента управления: с помощью команд меню Формат, Размер, По размеру данных (Format, Size, To Fit) и Формат, Размер, По узлам сетки (Format, Size, To Grid). С помощью первой команды можно автоматически изменить размеры элемента в соответствии с размером отображаемых в нем данных. К примеру, для текстового поля меняется размер по вертикали в зависимости от заданного размера шрифта для текста. Вторая команда выполняет автоматическое изменение размеров и положения элемента так, чтобы его границы лежали на ближайших линиях, соединяющих узлы сетки. Действие этой команды заметно, если элементы имеют такие размеры, что их границы лежат между узлами сетки, например, когда первоначальные размеры элементов устанавливались при отключенном режиме выравнивания элементов по сетке (о выравнивании по сетке рассказано в следующих разделах).

Выделение и перемещение нескольких элементов управления

Выделение нескольких элементов управления позволяет задавать для них общие свойства, перемещать их и изменять их размеры одновременно. Отображение окна свойств для нескольких выделенных элементов производится так же, как и для одного выделенного элемента, как было описано в разд. «Выделение формы и элементов управления и отображение окна свойств» данной главы.

Для выделения нескольких элементов управления одновременно можно Использовать один из следующих способов.

Access позволяет выделить все элементы управления, которые хотя бы частично попадают в область выделения. Такой способ выделения объектов отличается от способа выделения, применяемого во многих графических редакторах, в которых для выделения объекта необходимо, чтобы тот целиком попал в область выделения. Данный способ выделения объектов, используемый Access по умолчанию, можно изменить для того, чтобы выделять объект только в том случае, если он целиком попадает в область выделения. Для этого выберите команду Сервис, Параметры (Tools, Options), раскройте вкладку Формы и отчеты (Forms/Reports) и выберите переключатель охват (Fully Enclosed) (см. рис. 12).

Рис. Область выделения, заданная с помощью мыши

Теперь можно переместить выделенную группу элементов управления, зацепив указателем мыши границу одного из них и перетащив всю группу на новое место.

При выделении или отмене выделения элемента управления со связанной меткой вместе с выделением элемента управления устанавливается или отменяется выделение метки.

Выравнивание одного элемента управления по сетке

В окне Конструктора форм может быть отображена сетка, состоящая из линий толщиной в один пиксел, которые проводятся через каждое деление горизонтальной и вертикальной линеек окна Конструктора форм (то есть через сантиметр). Чтобы отобразить сетку, выберите команду Вид, Сетка (View, Grid). Соответствующая команда меню будет отмечена галочкой. Чтобы отменить отображение сетки, снова выберите команду Вид, Сетка. Отметка с команды меню Сетка будет снята.

Если сетка видна, то с ее помощью можно выровнять элементы управления по горизонтали или по вертикали. Даже если сетка не видна, элементы управления можно «привязать к сетке», выбрав команду Формат, Привязать к сетке (Format, Snap to Grid). Если привязка к сетке включена, то команда меню Привязать к сетке отмечена галочкой. Если перемещать элемент управления при включенной привязке к сетке, то левый верхний угол объекта будет двигаться дискретно по узлам сетки. Аналогично изменение размеров элемента управления в этом режиме будет происходить дискретно по узлам сетки.

Если команда привязки элементов формы к сетке включена, то для перемещения или изменения размеров элемента управления без привязки к сетке нажмите и удерживайте клавишу в процессе перемещения или изменения размеров элемента управления.

Есть еще один способ выравнивания отдельного элемента управления по сетке: выделите его и выберите команду Формат, Выровнять, По узлам сетки (Format, Align, То Grid). В этом случае элемент управления автоматически переместится так, чтобы его левый верхний угол находился в ближайшем узле сетки.

По умолчанию сетка отображается во всех новых формах.

Расстояние между узлами сетки определяется двумя параметрами: густотой сетки по горизонтали (координата X) и по вертикали (координата Y). Густота узлов сетки задается числом, которое означает количество равных частей, на которые будет разделен каждый сантиметр сетки в данном направлении (по вертикали или по горизонтали). Допустимой является густота узлов величиной от 1 до 64 делений на сантиметр. В случае, если густота узлов сетки превышает 10 узлов на сантиметр, узлы сетки не отображаются на экране, т. они слишком мало отстоят друг от друга. Чтобы изменить густоту узлов сетки:

  • На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) нажмите кнопку Свойства (Properties). Появится окно свойств формы.
  • В окне свойств формы раскройте вкладку Макет (Format) и при помощи полосы прокрутки найдите свойства Число делений по X (Grid X) и Число делений по Y (Grid Y).

Выравнивание и изменение размеров нескольких элементов управления

Чтобы выровнять один или несколько элементов управления по сетке или относительно друг друга, выделите выравниваемые элементы, выберите команду Формат, Выровнять (Format, Align), а затем:

  • для выравнивания элементов управления по узлам сетки выберите команду По узлам сетки (То Grid);
  • для выравнивания выделенных элементов управления, расположенных в столбец, так, чтобы их левые края находились на одной вертикальной линии, выберите команду По левому краю (Left);
  • для выравнивания выделенных элементов управления, расположенных в столбец, так, чтобы их правые края находились на одной вертикальной линии, выберите команду По правому краю (Right);
  • для выравнивания выделенных элементов управления, расположенных в строку, по их верхней границе выберите команду По верхнему краю (Тор);
  • для выравнивания выделенных элементов управления, расположенных в строку, по их нижним границам выберите команду По нижнему краю (Bottom).

У выровненной по одной из вертикальных и горизонтальных сторон группы элементов сразу станет заметной разница в размерах, в частности, если одно поле немного короче другого. Если поля содержат данные разной длины, например номер телефона и адрес, то такая разница в размере обоснована. Но если поля содержат однотипную информацию одинаковой длины, просто необходимо сделать их одинакового размера, чтобы форма выглядела аккуратно. Для выравнивания размеров нескольких элементов выделите их любым описанным ранее способом, а затем выберите одну из команд меню Формат, Размер (Format, Size):

  • команды По размеру данных (То Fit) и По узлам сетки (То Grid), как уже говорилось в разд. «Перемещение и изменение размеров одного элемента управления» данной главы, позволяют автоматически изменить размеры выделенных элементов в зависимости от размера содержимого или по линиям сетки соответственно;
  • команда По самому высокому (То Tallest) предназначена для того, чтобы сделать вертикальный размер всех выделенных элементов равным размеру самого высокого (по вертикали) элемента;
  • команда По самому низкому (То Shortest) служит для того, чтобы сделать вертикальный размер всех выделенных элементов равным размеру самого низкого (по вертикали) элемента;
  • с помощью команды По самому широкому (То Widest) горизонтальный размер всех выделенных элементов делается равным размеру самого широкого (по горизонтали) элемента;
  • команда По самому узкому (То Narrowest) позволяет сделать горизонтальный размер всех выделенных элементов равным размеру самого узкого (по горизонтали) элемента.

Чтобы настроить расстояния между несколькими вертикально расположенными (в один «столбец») элементами управления, выделите их и выберите одну из команд меню Формат, Интервал по вертикали (Format, Vertical Spacing):

  • Сделать равным (Make Equal), чтобы сделать равными расстояния в данном направлении между всеми выделенными элементами;
  • Увеличить (Increase), чтобы увеличить расстояние между элементами на размер одного деления сетки в этом направлении. Если было выделено три или более элементов, расстояния сначала автоматически выравниваются;
  • Уменьшить (Decrease), чтобы уменьшить расстояние между элементами. Эта команда за одно действие изменяет расстояние на ту же величину, что и команда Увеличить.

Аналогичным образом можно настроить расстояния между несколькими горизонтально расположенными (в одну «строку») элементами управления, выделив их и воспользовавшись командами меню Формат, Интервал по горизонтали (Format, Horizontal Spacing).

Не пожалейте немного времени на выравнивание элементов управления. Вы увидите, что выполнить это можно быстро и просто, а ваша форма примет профессиональный вид.

Изменение взаимного расположения и группировка элементов управления

При работе с формой в режиме Конструктора, перетаскивая элементы, можно случайно поместить один элемент так, что он пересечется с другим элементом, т. накроет его сверху целиком или закроет какую-то его часть. Это нежелательный эффект, и скорее всего вы захотите разъединить элементы или удалить один из них. Если один из элементов находится под другим, то говорят, что он расположен «на заднем плане», а другой элемент, соответственно, — «на переднем плане». При выделении элемента, частично накрытого другим, он временно оказывается на переднем плане.

Если элемент управления был полностью накрыт другим, то его никак не получится выделить с помощью мыши, т. щелчком в области его расположения будет выделяться тот элемент, что находится сверху. Чтобы получить доступ к элементу, закрытому другим элементом, можно отодвинуть верхний элемент или переместить его на задний план. Для этого выделите этот элемент, а затем выберите команду Формат, На задний план (Format, Send to Back). Чтобы переместить выделенный элемент на передний план, выберите команду Формат, На передний план (Format, Bring to Front).

Таким же образом можно перемещать на передний или задний план сразу несколько выделенных элементов. По умолчанию порядок перекрывания одного элемента другим, т. то, какой из элементов окажется сверху, определяется порядком создания элементов: новый элемент всегда накроет старый (созданный ранее). Этот порядок изменяется командами перемещения элементов с переднего на задний план и наоборот.

В режиме Конструктора можно объединить несколько элементов в группу, выделив их и выбрав команду Формат, Группировать (Format, Group). Тогда можно будет выделить всю группу одним щелчком внутри нее. При выделении всей группы вокруг нее отображается охватывающий прямоугольник с маркерами перемещения и изменения размеров. Потянув кнопкой мыши за маркер изменения размера группы, можно изменить относительные размеры сразу всех элементов в группе. Перетаскиванием за рамку или маркер перемещения группы можно всю группу элементов сразу поместить на новое место. Тем не менее в выделенной группе каждый элемент по-прежнему можно выделить и работать с ним отдельно от других элементов группы.

Чтобы отменить группировку элементов, выделите группу и выберите команду Формат, Разгруппировать (Format, Ungroup).

Обращаем ваше внимание на то, что, упоминая группу элементов, чаще всего имеют в виду группу выделенных элементов, а не сгруппированные элементы. Хотя в большинстве случаев работа с группой элементов и сгруппированными элементами одинакова.

Копирование, вставка и удаление элементов управления

Все стандартные команды работы с буфером обмена Windows применимы и для элементов управления. Выделенный элемент управления или группу элементов управления можно удалить или скопировать в буфер обмена, а затем вставить в форму и надлежащим образом разместить. В Access для работы с буфером обмена используются стандартные сочетания клавиш Windows:

Традиционные сочетания клавиш +, + и + выполняют те же самые операции.

Чтобы удалить элемент управления, выделите его и нажмите клавишу. Если случайно была удалена метка, связанная с элементом управления, то выделите другую метку, скопируйте ее в буфер обмена, затем выделите элемент управления, с которым нужно связать метку, и вставьте ее из буфера обмена.

Изменение надписей

Для изменения надписей или меток элементов управления можно использовать стандартные приемы редактирования. Если поместить указатель мыши в пределах границ выделенной метки или надписи и щелкнуть левой кнопкой мышки, появится текстовый курсор, используемый для вставки и удаления текста. Текст элемента управления можно выделить, удерживая нажатой клавишу и перемещая курсор при помощи клавиш &lt;&lt;-&gt; и &lt;-&gt;&gt;. Все операции работы с буфером обмена Windows применимы и для текста элементов управления.

Аналогичным способом, щелкнув внутри текстового поля, чтобы отобразить текстовый курсор, можно редактировать текст, отображаемый внутри поля. Это не просто текст, а имя присоединенного поля источника данных. Если ввести имя несуществующего поля источника данных или допустить ошибку при редактировании, то при переходе в режим Формы или режим Таблицы в этом текстовом поле будет отображаться сообщение об ошибке: iName?. Самый простой способ исправить эту ошибку — удалить данное поле (с помощью клавиши ) и создать новое, перетащив на форму поле источника данных, которое нужно присоединить к текстовому полю, из окна Список полей (Field List), как было описано в разд. «Создание элементов управления с помощью кнопки Список полей» данной главы.

Изменение типа элемента управления

Если при разработке формы вдруг возникла необходимость заменить текстовое поле раскрывающимся списком, вы можете сделать это, просто выделив имеющийся элемент управления и выбрав команду Формат, Преобразовать элемент в, Поле со списком (Format, Change To, Combo Box). Также просто можно преобразовать любой из девяти наиболее часто применяющихся типов элементов управления в подобный ему элемент управления другого типа с помощью команды меню Формат, Преобразовать элемент в. Девяти типам элементов соответствуют девять команд этого меню: Поле (Text Box), Надпись (Label), Список (List Box), Поле со списком (Combo Box), Флажок (Check Box), Выключатель (Toggle Box), Переключатель (Option Button), Изображение (Image) и Кнопка (Command Button).

Конечно, для элемента данного типа возможно преобразование в элемент не любого из названных девяти типов, а только в элемент похожего типа. Очевидно, что текстовое поле не преобразовать в переключатель, зато его можно преобразовать в надпись, список или поле со списком. В меню будут доступны соответствующие команды. При преобразовании сохраняются значения общих свойств элементов обоих типов.