Как работать с Google Таблицами

Функция IF (ЕСЛИ) в Google таблицах — на практике одна из самых востребованных. В зависимости от условий она возвращает указанный результат (значение или другую формулу со своими параметрами).

Новички без особых знаний (математика за 3 класс) с помощью данной функции могут построить простые отчеты, которые уже будут удовлетворять потребности в визуальном восприятии результата работы.

Чтобы экономить наше время в Google таблицах предусмотрена функция автозаполнения контентом ячеек. Таблицы могут копировать содержимое ячеек и отображать их в новых строках, а могут продолжать логическое заполнение: к примеру числа, дни недели и т.

Предположим, у нас есть несколько точек продаж и нам нужно свести прогресс продаж в одну таблицу по числам за несколько дней. Заполняем исходными данными как будущий столбец, так и строку с числами.

На пересечении ячеек есть маленький квадратик, наводим мышкой на него, зажимаем и протягиваем вниз, а числа вправо как это показано на примере.

Чтобы заполнить ячейки одной и той же информацией — во время протягивания вниз или вправо зажимаем клавишу Ctrl. Таким образом экономится куча времени на минимальном оформлении шапок таблиц гугл.

Как работать с Google Таблицами

SMM-специалисты активно используют Google Таблицы для составления контент-планов и подготовки отчетов. Это действительно мощный инструмент. И если вы пользуетесь им только для того, чтобы внести данные ручками, настроить форматирование и показать клиенту, у нас плохие новости — вы не используете и десятую часть функционала электронных таблиц, упуская возможность автоматизации работы с данными.

В статье разбираемся, как настроить и автоматизировать импорт данных в Google Таблицы и что с этими данными можно делать дальше.

Рассмотрим обмен данными между разными документами Google Таблиц, а также импорт данных из Excel, Google Analytics и соцсетей.

Другая Google Таблица

Перенести данные из одной Google Таблицы в другую можно простой операцией «Ctrl+с — Ctrl+v». Однако когда нужно, чтобы при изменении данных в исходной таблице, цифры в новой тоже менялись автоматически, этот вариант не подойдет. Поэтому рассмотрим другой способ.

Когда пригодится. Когда вам нужно обрабатывать и использовать в формулах данные из таблицы, которую вы не можете редактировать. И эти данные периодически обновляются.

Например, у клиента в Google Таблицах есть отчет по посещаемости и конверсиям сайта. Вам нужны эти свежие и актуальные данные, чтобы считать эффективность SMM, но делать это в той же таблице вы не можете — доступ на редактирование не дают.

Тогда можно настроить импорт данных из клиентской таблицы в свою с отчетом по SMM.

Как импортировать. Для обмена данными между разными документами в Google Таблицах используется функция:

  • url_таблицы — ссылка на таблицу в кавычках или адрес ячейки, в которой прописана эта ссылка;
  • диапазон — диапазон ячеек, из которого нужно импортировать данные, тоже указывается в кавычках-лапках. По умолчанию — с первого листа. Если нужные данные находятся на другом листе, прописываем название: «Лист1!A1:C9».

Чтобы импортировать данные из таблицы, копируем ссылку на нее и записываем нужный диапазон. Затем переходим в свою таблицу и в нужной ячейке прописываем формулу.

Как работать с Google Таблицами

Прописываем формулу для импорта данных из одной Google Таблицы в другую

Если вместо данных в ячейке с формулой вы видите ошибку «#REF!», значит у новой таблицы нет доступа к исходному листу. Просто наведите мышь на ячейку с формулой, кликните «открыть доступ» и данные появятся.

Как работать с Google Таблицами

Открываем доступ к данным

Теперь вы можете работать с этими данными, использовать их в расчетах. И если в исходной таблице что-то изменится, в вашей все поменяется автоматически, а все формулы пересчитаются с учетом новых цифр.

Сначала был Excel. Потом Google создал более лаконичную, технологичную и юзабельную версию электронных таблиц, которой сейчас пользуются в самых разных профессиональных областях, в том числе – в маркетинге и SMM.

В статье разбираемся, что умеют Google Таблицы, чем могут быть полезны digital-специалистам и как это использовать на практике.

Знакомимся с интерфейсом

Интерфейсом Google Sheets напоминают майкрософтовский Excel, но здесь он менее перегружен и визуально проще для восприятия. Однако разобраться, какие есть инструменты, где они находятся и как работают, все же придется. Кратко посмотрим, что есть в меню и на панелях, часть инструментов разберем подробнее.

Интерфейс Google Таблиц можно разделить на 5 областей.

  • Иконка – по клику попадаем на главную страницу сервиса.
  • Название таблицы – можно отредактировать, щелкнув по строке мышкой.
  • Группа иконок – пометить, переместить, посмотреть статус.
  • Само меню – привычное для пользователей Windows: «Файл», «Правка», «Вид», «Вставка».
  • Информация о дате и времени последних изменений, по ссылке открывается история версий.
  • Функционал для презентации таблицы – нужно выбрать из списка встречу в Google Meets, на которой вы планировали провести презентацию. Также можно добавить ее по коду.
  • Настройки доступа – можно пригласить коллегу по email или открыть доступ по ссылке.
  • Настройки гугл-аккаунта – как и в любом другом сервисе Google.

Как работать с Google Таблицами

Элементы строки меню в Google Таблицах

  • Группа иконок – отменить, повторить, распечатать, скопировать форматирование.
  • Изменение масштаба – выбираем вариант из списка или вводим вручную.
  • Выбор и настройка формата данных – денежный и процентный вынесены на панель, остальные можно выбрать из выпадающего списка.
  • Настройка форматирования текста – шрифт, размер, начертание.
  • Действия с ячейками – меняем цвет заливки и границы, объединяем.
  • Выравнивание содержимого ячеек – по горизонтали и вертикали, а также перенос и поворот текста.
  • Изменение способа ввода – можно вводить с обычной клавиатуры, использовать экранную или рисовать от руки мышкой.
  • Иконка «стрелка» – скрывает и разворачивает меню.

Как работать с Google Таблицами

Элементы панели инструментов в Google Таблицах

  • Переключение между листами и ячейками – листы выбираем из списка, адреса ячеек вводим с клавиатуры.
  • Поле для ввода формулы – начинаются всегда со знака «=». Здесь же можно кликнуть, чтобы отредактировать содержимое ячейки.

Как работать с Google Таблицами

Строка формул в Google Таблицах

  • Строки – обозначаются цифрами.
  • Столбцы – обозначаются буквами.
  • Ячейки – имеют адрес, состоящий из буквы столбца и цифры строки.

Как работать с Google Таблицами

Элементы рабочей области в Google Таблицах

  • Иконка «+» – кликаем, чтобы добавить лист.
  • Иконка «гамбургер» – открывает список всех листов.
  • Ярлыки листов для переключения и действий с ними – скопировать, удалить, переименовать.
  • Иконка анализа данных – если лист заполнен, открывает панель с рекомендованными форматированием и диаграммами.

Как работать с Google Таблицами

Управление листами в Google Таблицах

Создаем, удаляем и восстанавливаем Google Таблицы

Создать документ в Google Таблицах можно несколькими способами:

Как работать с Google Таблицами

Создаем новый документ с главной Google Таблиц

Как работать с Google Таблицами

Таблица откроется в новой вкладке браузера

Как работать с Google Таблицами

Создаем новую таблицу из существующей

Если выберем создание по шаблону, откроется разбитый на категории каталог заготовок на все случаи жизни: ежедневники, календари, бюджеты, списки, планировщики, диаграмма Ганта, журнал посещаемости.

Как работать с Google Таблицами

Кликаем на нужный, и шаблон открывается в той же вкладке

Удаляются файлы также несколькими способами:

Как работать с Google Таблицами

Здесь же можно переименовать файл и включить офлайн-доступ

Как работать с Google Таблицами

В этом же контекстном меню собраны другие доступные действия с таблицей

Как работать с Google Таблицами

Удаляем файл из самой таблицы

Случайно удаленную последним способом таблицу можно тут же восстановить кликом по соответствующей кнопке в диалоговом окне.

Как работать с Google Таблицами

Восстанавливаем только что удаленную Google Таблицу

Другой способ – перейти в корзину на Google Диске, открыть нужный файл и нажать «Восстановить» во всплывающем окне. Или просто нажать ПКМ и выбрать «Восстановить».

Как работать с Google Таблицами

Также можно «Удалить навсегда»

Работаем со строками, столбцами и ячейками

Ячейки, столбцы и строки – главные сущности в Google Таблицах. Вот что с ними можно делать:

Добавлять новые. Для этого выделите ячейку, строку или столбец, кликните ПКМ и выберите нужный пункт в списке. Строки можно добавлять выше и ниже, столбцы – справа и слева, ячейки – со сдвигом вправо и вниз.

Как работать с Google Таблицами

Удалять содержимое ячеек и сами ячейки, а также столбцы и строки. Чтобы удалить содержимое, выделите нужную ячейку или диапазон и нажмите Delete или Backspace.

Как работать с Google Таблицами

Удаляем столбец через меню – «Правка»

Как работать с Google Таблицами

Перемещаем строку через вкладку «Правка»

Как работать с Google Таблицами

Закрепляем столбец через ПКМ

Группировать столбцы и строки. Полезно, когда нужно «спрятать» несколько элементов, чтобы не отвлекали.

Как работать с Google Таблицами

Сгруппированные элементы сворачиваются и разворачиваются кликом на «-» и «+» соответственно

Копировать значения, сами ячейки, столбцы и строки. Есть 3 способа:

Как работать с Google Таблицами

Копируем ячейки через ПКМ

Вырезать – по аналогии с копированием. Способы те же: Ctrl +X, ПКМ, вкладка «Правка».

Как работать с Google Таблицами

Вырезаем столбец через вкладку «Правка»

Как работать с Google Таблицами

Скрываем строки в Google Таблицах

Менять размер – ширину столбцов и высоту строк. Тут тоже есть 2 способа:

Как работать с Google Таблицами

Меняем размер столбцов через ПКМ

Как работать с Google Таблицами

Для столбцов и строк такой функции нет

Преобразовывать в карточку пользователя. Еще одна новинка. В ячейку можно добавить карточку любого человека, с которым вы общались по электронной почте в Gmail. При наведении мышки всплывает панель, из которой можно просмотреть информацию о пользователе, добавить его в контакты, отправить письмо, начать с ним видеовстречу или создать мероприятие.

Как работать с Google Таблицами

Выделяем ячейку, кликаем ПКМ, выбираем «Преобразовать в карточку пользователя», находим нужный контакт – и вуаля

Объединять столбцы, строки и ячейки. Часто нужно при создании сложных по структуре таблиц. Чтобы объединить, выделите нужные элементы и кликните на соответствующую иконку на панели инструментов.

Как работать с Google Таблицами

Настраиваем совместный доступ и отправляем файлы

Одно из преимуществ Google Таблиц – возможность совместной работы. Чтобы открыть коллегам доступ к документу, можно:

Добавлять пользователей по email. Для этого кликните «Настройки доступа» в правом верхнем углу, введите адрес электронной почты и выберите категорию прав – «Читатель», «Комментатор», «Редактор».

Как работать с Google Таблицами

Добавив всех пользователей, нажмите «Отправить». Люди получат сообщение об открытом доступе по email, если отметить чекбокс «Уведомить пользователей»

Открывать доступ по ссылке. Откройте настройки доступа и кликните «Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка» внизу окна. Выберите категорию прав, скопируйте ссылку и кликните «Готово».

Как работать с Google Таблицами

Скопированную ссылку можно отправить любым способом

Созданные в Google Таблицах файлы можно получить в форматах PDF, OpenOffice, Excel, html, CSV и других. Их можно:

Как работать с Google Таблицами

Доступны форматы PDF, OpenOffice, Excel

Как работать с Google Таблицами

Здесь доступных форматов больше, чем при отправке по email

Excel

Excel сам по себе — мощный инструмент работы с данными. Он во многом функциональнее Google Таблиц и позволяет более точечно и детально обрабатывать даже огромные массивы данных с использованием автоматизации. Поэтому его чаще используют, например, в сфере товарной аналитики.

Однако для целей интернет-маркетинга в целом и SMM в частности Google Таблицы выглядят предпочтительнее — они работают онлайн, позволяют совместно редактировать один документ и автоматизировать импорт данных из рекламных кабинетов и систем аналитики. Поэтому необходимость импортировать данные из Excel в Google Таблицы возникает частенько.

Когда пригодится. В формате Excel вы можете получать данные от клиента, например, о лидах, продажах и прибыли, которые приносит SMM. Другой пример — экспорт статистики из рекламного кабинета ВКонтакте. Выгрузить ее в Google Таблицы напрямую без дополнительных инструментов не получится — только через файлы в формате xls или csv.

Как импортировать. Алгоритм предельно прост:

Как работать с Google Таблицами

Как работать с Google Таблицами

Как работать с Google Таблицами

Если выбрать «Создать таблицу», файл загрузится в виде отдельного документа, который откроется в новой вкладке

Чаще всего возникает необходимость загрузить файл Excel новым документом. Но может пригодиться и возможность добавить данные на текущий лист или новые листы в документ. Например, чтобы дополнить отчет новыми параметрами или добавить показатели за новые периоды.

Google Analytics

Система веб-аналитики собирает данные о посещаемости сайта, поведении и действиях пользователей — просмотры страниц, источники трафика, внутренние переходы, время на сайте, заполнение форм и т. Все это необходимо SMM-специалисту, чтобы более точно, прозрачно и на языке бизнеса оценивать эффективность продвижения. Чаще стоит задача импортировать данные в Google Analytics, но иногда требуется выгрузить их оттуда, в том числе — в Google Таблицы.

Когда пригодится. Когда всю работу со статистикой по SMM вы ведете в Google Таблицах и, чтобы посчитать стоимость лида или построить систему сквозной аналитики, нужны данные по конверсиям и другим показателям.

Как импортировать. Сделать это можно двумя способами — через функцию экспорта в Google Analytics и специальное дополнение для Google Таблиц. Рассмотрим оба варианта

После этого откройте меню «Экспортировать» и выберите пункт Google Таблицы.

Как работать с Google Таблицами

При необходимости так же можно выгрузить данные в форматах PDF, Excel, CSV

В открывшейся вкладке кликните “Import the data”.

Как работать с Google Таблицами

По клику в той же вкладке откроется созданная таблица с данными отчета. Дальше можно будет отформатировать и настроить внешний вид, прописать формулы и посчитать дополнительные показатели.

Как работать с Google Таблицами

Так устанавливаются все дополнения для Google Таблиц

В открывшемся каталоге найдите приложение Google Analytics.

Как работать с Google Таблицами

Так выглядит официальное дополнение для импорта данных из Google Analytics

Перейдите на страницу приложения, кликните «Установить» и дайте разрешение на установку, выбрав email, у которого есть доступ к нужному аккаунту Google Analytics.

Как работать с Google Таблицами

Теперь нужно настроить параметры импорта:

  • Название отчета.
  • Аккаунт, ресурс и представление.
  • Показатели, параметры и сегменты.

Как работать с Google Таблицами

Задав все параметры, кликаем Create Report

Как работать с Google Таблицами

В таблице появится новая вкладка с отчетом

Если нужно поменять что-то в настройках импорта — добавить параметры и показатели, изменить даты или представление, по данным которого сформирован отчет — просто возвращаемся на предыдущую вкладку и вносим изменения в таблицу.

Как работать с Google Таблицами

Прелесть этого метода не только в том, что мы можем точечно настроить нужные параметр, показатели, сегменты и фильтры, но и в автоматизации. Отчет, сформированный через дополнение, может обновляться автоматически, подтягивая свежие данные из Google Analytics.

Как работать с Google Таблицами

Настраиваем периодичность и время обновления данных

Соцсети

Выше мы упоминали, что статистику рекламы из ВКонтакте можно выгрузить в Excel, а затем импортировать этот файл в Google Таблицы. Это быстрее, чем переносить данные из Рекламного кабинета в ячейки ручками, однако есть один существенный минус — способ не автоматизирован. За каждый новый период вам придется заново скачивать xls-файл и загружать в отчет. И так для каждой соцсети.

Поэтому мы рассмотрим другой вариант, который позволит автоматизировать импорт данных в Google Таблицы изо всех нужных соцсетей сразу.

Когда пригодится. Для анализа эффективности продвижения, подготовки отчетов для клиентов и расчета дополнительных показателей, вроде стоимости лида с таргетированной рекламы.

Как импортировать. Так же как и в случае с Google Analytics для этого используется дополнение. Подходящих инструментов в каталоге Google Таблиц несколько. Мы будем показывать на примере DataFan.

Как работать с Google Таблицами

Находим нужное дополнение в каталоге, устанавливаем и даем разрешение

Подключите аккаунт соцсети и паблик или рекламный кабинет.

Как работать с Google Таблицами

Отчет появится в разделе «Панель управления» в списке подключенных пабликов и рекламных кабинетов

Переходим в таблицу, запускаем расширение и авторизуемся.

Как работать с Google Таблицами

Запустите расширение и пройдите авторизацию

Как работать с Google Таблицами

Авторизуемся, чтобы подтянуть данные из своего аккаунта

В колонке справа появится набор данных или наборы – в зависимости от тарифа и количества доступных отчетов. Выберите проект, период данных и выгрузите в таблицу.

Как работать с Google Таблицами

Данные из отчета появятся в таблице

Перейти в «Таблицы» можно напрямую из приложения DataFan. В разделе коннекторы выберите соответствующий сервис, появятся кнопка перехода для создания отчета и инструкция, как создать отчет Google Sheets через DataFan.

Как работать с Google Таблицами

Следуйте инструкции в приложении DataFan

Данные отчета подгрузятся в таблицу, и с ними можно будет работать — форматировать внешний вид, фильтровать, использовать в расчетах или экспортировать дальше в другие инструменты.

Как работать с Google Таблицами

Полученный отчет можно обновлять вручную в пару кликов или настроить автоматическое обновление

На бесплатном тарифе DataFan «Пробный» отчет обновляется раз в сутки, доступна статистика за год для одного паблика и полгода для одного рекламного кабинета, срок действия тарифа не ограничен. На платных тарифах – также бесплатно подключение одного кабинета или паблика, чаще обновляются данные и в целом более широкие возможности и период сбора данных.

Работаем с данными в Google Таблицах

Чаще всего данные в Google Таблицы импортируют не для того, чтобы просто получить их в табличном виде, а чтобы как-то работать с ними дальше — рассчитывать нужные показатели, создавать срезы, экспортировать в другие инструменты аналитики и делать выводы. Вот какие функции для дальнейшей работы с данными можно использовать в Google Таблицах.

Сортировка, фильтры и срезы

Это простейшие операции с данными, которые позволяют:

  • найти наиболее удачные решения — например, популярные посты или промопосты с минимальной стоимостью лида;
  • отобразить только те данные, которые нужны на данный момент — например, посты с определенным показателем вовлеченности или количеством комментариев;
  • найти посты, посылы и форматы, которые сработали хуже всего.

Это лишь некоторые задачи, которые можно решать с помощью срезов, сортировки и фильтров.

Все инструменты находятся в меню «Данные».

Сортировка — позволяет отсортировать данные по любому столбцу от большего к меньшему, от А к Я и наоборот.

Как работать с Google Таблицами

Сортировать данные можно также через фильтры

Фильтры. Для фильтрации данных используются два инструмента — «Создать фильтр» и «Режимы фильтрации». Если использовать первый, фильтры и отфильтрованные данные увидят все, кто работает над документом, если второй — только вы.

Как работать с Google Таблицами

В разделе «Режимы фильтрации» впоследствии будут отображаться сохраненные фильтры

Фильтровать данные можно по:

  • Значению — например, отобразить статистику только по отдельным типам контента.
  • Цвету текста и заливки — удобно, например, когда используете условное форматирование.

Как работать с Google Таблицами

Также есть возможность отсортировать данные по цвету заливки или шрифта

Срезы. Сравнительно новый инструмент. Позволяет создать срез, который будет фильтровать данные по заданным условиям и применяться ко всем диаграммам и сводным таблицам, использующим один набор данных. Пригодится, когда в Google Таблицах готовится большой полноценный отчет по SMM, например, чтобы менять периоды времени или отображать данные по отдельным соцсетям.

Как работать с Google Таблицами

Так выглядят срезы в Google Таблицах

Условное форматирование

Опция позволяет настроить внешний вид данных — начертание, цвет текста и заливки — в соответствии с заданными условиями. Например, можно подсветить цветом промопосты, которые не принесли конверсий или принесли вступления дороже определенной суммы. Или использовать градиент, чтобы визуализировать рост количества подписчиков.

Как работать с Google Таблицами

Настройки условного форматирования в Google Таблицах

Сводные таблицы

Инструмент позволяет структурировать и обобщить большой массив данных так, чтобы мы смогли сделать выводы и получить ответы на свои вопросы.

Например, у нас есть отчет по размещениям у блогеров за полгода, который мы выгрузили из Google Analytics. В нем есть данные о переходах на сайт, конверсиях с таких переходов и даже последующих покупках. Данных много — мы использовали разные посылы и посты, акции и лид-магниты, размещались у одного и того же блогера по несколько раз. При этом каждый блогер, посыл, акция и даже отдельны пост строго структурировано размечены UTM-метками. С помощью сводной таблицы, мы сможем посмотреть:

  • Размещения у какого блогера суммировано принесли больше конверсий.
  • Какой посыл сработал эффективнее в плане стоимости клика и конверсии.
  • На что люди лучше реагировали — на акции или на лид-магниты и т. д.

Как работать с Google Таблицами

Задаем параметры сводной таблицы

После этого на заданном листе появится заготовка сводной таблицы, а в правой части экрана — панель настроек. Осталось выбрать столбцы и строки, данные из которых мы хотим обобщить и при необходимости настроить фильтры. Например, мы можем для строк сводной таблицы выбрать значения столбца с UTM-метками, которыми мы размечали отдельных блогеров, а для поля значений — столбец с конверсиями по каждому размещению. Тогда в сводной таблицы просуммируются конверсии по всем блогерам, и мы увидим, кто принес больше.

Как работать с Google Таблицами

Строим сводную таблицу в Google Таблицах

Сводные таблицы кажутся сложным инструментом. На самом деле достаточно понять принцип работы, и тогда по аналогии можно строить таблицы, чтобы искать ответы на самые разные вопросы.

Вот, пожалуй, и все. Надеемся этот материал поможет разобраться и понять, что для детальной аналитики в SMM необязательно использовать сложные и дорогие инструменты. Хорошо настроенного отслеживания трафика, немного автоматизации и понимания, что и зачем нужно считать, будет вполне достаточно.

Статья обновлена. Первая публикация: 24 февраля 2021 года

Как работать с Google Таблицами

Функция IF (ЕСЛИ) в Google таблицах

Логическая функция имеет следующий синтаксис:

=IF(; ; )

Примеры функции IF (ЕСЛИ) в Google таблицах

Функция IF (ЕСЛИ) практически всегда используется в связке с другими функциями. Чаще всего она является составным элементом в сложной аналитической структуре. Но ее можно использовать и в простейших вариантах.

Простой пример функции IF (ЕСЛИ)

Рассмотрим очень простой пример проверки продаж отдельных продуктов. По условию, нам нужно пометить, какие продукты хорошо продаются, а какие нет. Критерий определения — больше 30 кг в день. Если в день мы продаем больше 30 кг — Хорошо, если меньше — Плохо.

В таком случае синтаксис формулы будет выглядеть так:

Все текстовые выражения помещаются в кавычки (слова, числа в виде текста и т.

Как работать с Google Таблицами

Более сложный пример функции IF (ЕСЛИ)

Допустим, у нас на складе есть определенное количество овощей и нам нужно рассчитать сколько товаров останется после недели торговли. Для этого нам нужно умножить значения дневных продаж на 7 (дни недели), а зачем вычесть полученный результат из имеющихся складских остатков.

Как работать с Google Таблицами

Мы столкнулись с ситуацией, когда математический результат продаж наших товаров оказался отрицательным, а все понимают, что остатков на складе не может быть меньше нуля. Чтобы прогноз был корректным, нужно заменить отрицательные значения нулями. С такой задачей прекрасно справится функция IF (ЕСЛИ). Она проверит результат вычислений и если он окажется меньше  нуля — выдаст ответ «0», а если больше — отобразит результат вычислений.

Как работать с Google Таблицами

Таким образом мы получили корректный результат и в прогнозе нет больше отрицательных значений.

Функция IF (ЕСЛИ) в Google таблицах — несколько условий

Рассмотрим пример многомерной функции IF (ЕСЛИ) на живом примере начисления премии по KPI продаж. Система начислений следующая:

  • Если план выполнен менее чем на 90% — премия не начисляется.
  • 90% — 95% — премия 10%.
  • 95% — 100% — премия 20%.
  • Если план перевыполнен — премия 30%.

Фактически у нас 4 конкретных условия, которые могут быть указаны по следующей логической структуре:

  • если выполняется , то выводится первый вариант, в противном случае переход ко ;
  • если выполняется , то выводится второй вариант, в противном случае переход к ;
  • если выполняется , то выводится третий вариант, в противном случае переход к ;
  • если выполняется , то выводится четвертый вариант, а в качестве завершения логической структуры указывается .

=;; ;; ;;

Как работать с Google Таблицами

Цветом выделены 4 условия, по которым формула выводит результат заданной функции. Важно понимать, что комбинация функций IF (ЕСЛИ) работает так, что при выполнении какого-либо указанного условия — следующие уже не проверяются. Поэтому их нужно указать в правильной последовательности.

Как работать с Google Таблицами

Как работать с Google Таблицами

Функция IFS (ЕСЛИМН) в Google таблицах

В качестве примера возьмем имеющиеся значения из примеров выше и рассчитаем начисление премий уже более простой, но не менее функциональной функцией:

Как работать с Google Таблицами

Формулы функции IFS (ЕСЛИМН) выполняют одно и то же действие, отличаясь завершающим последним обязательным (в отличии от обычной функции IF (ЕСЛИ)) аргументом. В первом варианте мы конкретно указали какое значение у аргумента должно выводиться, если выполняется 4 условие функции. Можно избежать конкретного действия, прописав значение «TRUE» (ИСТИНА), тогда будет выводиться последнее альтернативное значение 4 условия.

: первый вариант мне нравится больше.

Вы познакомились с функциями IF (ЕСЛИ) и IFS (ЕСЛИМН), увидели где их можно применить на практике, и, я уверен, сможете применить их в своей работе. Поделитесь, пожалуйста в комментариях своими идеями или случаями применения рассматриваемых функций.

Данные в Google Таблицах

От формата данных в ячейках зависят операции, которые с ними можно производить в Google Таблицах. Например, для данных в текстовом формате будут недоступны математические функции, программа выдаст ошибку. С некоторыми типами данных удобнее работать, если задан правильный формат. Например, если вы пропишете в ячейке число, месяц, год и зададите формат «Дата», по двойному клику будет открываться календарь.

Как работать с Google Таблицами

Даты в таблице удобно редактировать – кликаем и выбираем нужную

Некоторые форматы Google Sheets умеют определять автоматически: текст, число, дата. Другие нужно задавать в настройках. Сделать это можно двумя способами: через меню и панель инструментов.

Как работать с Google Таблицами

В разделе «Другие форматы чисел» больше вариантов – если стандартных недостаточно

На панели инструментов кликаем на иконку «123» и выбираем формат. Выпадающий список такой же, как и в меню.

Как работать с Google Таблицами

Денежный и процентный форматы можно быстро применить прямо с панели

Вносим, редактируем и защищаем данные от редактирования

Начнем с простейших операций с данными.

Внести данные в Google Таблицу можно 3 способами:

  • набрать вручную с клавиатуры;
  • скопировать из другой таблицы, документа, веб-страницы и вставить;
  • импортировать.

Как работать с Google Таблицами

Как работать с Google Таблицами

Через инструмент «Импорт» вы добавляете данные из другого файла в текущую таблицу, через «Открыть» – открываете документ в интерфейсе Google Таблиц

В Google Spreadsheets можно импортировать данные из других систем и сервисов: из Google Analytics, Яндекс. Метрики, рекламных кабинетов и соцсетей. Для этого нужно установить дополнения – скрипты, которые обеспечат обмен данными между таблицей и источником. Работает примерно так же, как коннекторы в Google Data Studio: вы подключаете дополнение, задаете настройки импорта, и данные подтягиваются в таблицу автоматически – один раз или с периодическим обновлением.

Так, например, работает дополнение DataFan для импорта в таблицу статистики аккаунтов и рекламных кабинетов соцсетей.

Как работать с Google Таблицами

Можно настроить период, выбрать поля и задать фильтры

Подробнее о том, как импортировать и работать с данными в Google Таблицах, мы уже рассказывали в другой статье.

Отредактировать данные также можно несколькими способами:

  • просто начните вводить или вставьте новые значения в заполненную ячейку, чтобы полностью заменить данные в ней;
  • двойным кликом, клавишей Enter или кликом в строке формул включите режим редактирования, чтобы частично изменить текст или число.

Защитить данные от редактирования может понадобиться, когда над документом работает несколько человек, и вы боитесь, что кто-то случайно может удалить важную информацию.

Настроить защиту можно через:

Как работать с Google Таблицами

По клику справа откроется окно настроек

В открывшейся справа панели задаем описание, проверяем правильность выбранного листа или диапазона и кликаем «Задать разрешения».

Как работать с Google Таблицами

В настройках 2 варианта: разрешить всем, но выводить предупреждение, или задать список редакторов, которые могут редактировать данные в диапазоне

Очищаем и разделяем данные

Очистка пригодится, когда вы загружаете большой массив данных из внешних источников: рекламных кабинетов, парсеров поисковых запросов и аудиторий, таблиц Excel. Здесь часто встречаются две проблемы: повторы и лишние пробелы. Раньше, чтобы очистить от них таблицу, нужно было использовать формулы или устанавливать расширения. Теперь есть инструмент «Очистка данных» во вкладке «Данные».

Как работать с Google Таблицами

Выделяем диапазон и выбираем один из двух вариантов: «Удалить повторы» или «Удалить пробелы»

Как работать с Google Таблицами

Если в списке нет нужного разделителя, кликаем «Настроить» и вводим свой

Как работать с Google Таблицами

Чтобы удалить примечание, кликните ПКМ и выберите «Удалить заметки»

Проверяем корректность данных

Этот инструмент нужен, когда данные в столбце или диапазоне должны соответствовать каким-либо параметрам. Например, CPC в отчете по рекламе не может быть отрицательной. Или значения в колонке email в базе для таргета должны быть допустимым адресом электронной почты. Чтобы в большом массиве данных было сразу видно, где есть ошибки, настраивается проверка данных:

  • выделяем столбец или диапазон;
  • выбираем «Настроить проверку данных» и задаем настройки.

Как работать с Google Таблицами

Критерии, которым должны соответствовать данные в диапазоне, настраиваются в разделе «Правила»

Помимо соответствия значения допустимому email или положительному числу, для проверки данных можно задать десятки разных условий. В настройках есть варианты правил для числовых и текстовых данных, ссылок и дат. Также можно ввести свою формулу.

Если значение в ячейке не соответствует заданным условиям, она помечается красным треугольником в верхнем правом углу, а при наведении мышки всплывает уведомление об ошибке. Также в настройках можно установить запрет на ввод некорректных данных. Тогда ввести не соответствующее правилам значение вообще не получится.

Как работать с Google Таблицами

Предупреждение об ошибке выглядит так

Настраиваем условное форматирование

Этот инструмент позволяет настроить автоматическое выделение ячеек и данных в них в соответствии с заданными условиями. Например, мы можем задать в настройках:

  • выделять красным шрифтом цену лида, если она выше плановой;
  • наложить на столбец градиент от зеленого к красному через белый, где темными зеленым и красным будут выделяться максимальные и минимальные значения соответственно.

Как работать с Google Таблицами

Так выглядит условное форматирование с градиентом

С помощью условного форматирования мы можем автоматически делать более наглядные таблицы, отчеты, контент-планы, медиапланы и т.

Чтобы задать условное форматирование, откройте вкладку «Формат» или кликните ПКМ и выберите «Условное форматирование». В открывшейся справа панели настроек:

  • выберите способ форматирования – один цвет или градиент;
  • задайте или проверьте диапазон, к которому нужно применить условия;
  • настройте правила – условия, которым должны соответствовать ячейки;
  • укажите, как нужно форматировать содержимое – цвет заливки и текста, начертание.

Как работать с Google Таблицами

К одному и тому же диапазону можно применить несколько правил условного форматирования

В правилах есть варианты условий для дат, текста, чисел. Также можно задать свою формулу. Например, при создании объявлений для контекстной рекламы часто прописывают функцию подсчета количества символов в ячейке и подсвечивают красным, если результат превышает ограничение рекламной системы для заголовков и текстов.

Используем сортировку и фильтры

Эти инструменты позволяют лучше ориентироваться и быстрее обрабатывать большие массивы данных.

Сортировка располагает строки таблицы в определенном порядке – от «А» к «Я» («A» к «Z») или наоборот, а также в порядке возрастания или убывания. Строки сортируются по выбранному столбцу.

Фильтрация позволяет отобрать строки по определенному критерию, скрыв остальные. Фильтры также применяются к конкретному столбцу, но работают построчно.

Например, у нас есть большая таблица с данными по лидам за год с разбивкой по неделям и источникам: Яндекс. Директ, таргет в Инстаграме*, Google Ads, посевы у блогеров. Мы можем отсортировать ее по столбцу «Цена за лид», чтобы найти минимальную и максимальную стоимость за год. Или отфильтровать по источнику, чтобы подробнее проанализировать результаты таргетированных кампаний в Инстаграме*. Помимо конкретных значений данные можно фильтровать по цвету ячеек и условиям. Последние аналогичны правилам при настройке условного форматирования.

Также в Google Таблицах есть инструмент «Режимы фильтрации». Он нужен при совместной работе над документом. Если вы фильтруете данные обычным способом, таблица изменится у всех, кто с ней сейчас работает. Чтобы не мешать коллегам, можно включить режим фильтрации, тогда отфильтрованные данные увидите только вы.

Чтобы отсортировать данные, добавить фильтр или включить режим фильтрации, выделите нужный диапазон, откройте вкладку «Данные» или кликните ПКМ и выберите нужный инструмент.

Как работать с Google Таблицами

Режим фильтрации можно включить также на панели инструментов

Недавно в Google Таблицах появился еще один инструмент для фильтрации данных – «Срезы». Он применяется к данным и сводным таблицам. Срезы незаменимы, если вы делаете отчеты по рекламе с графиками и диаграммами. Например, вы можете добавить срез по типу устройства, чтобы на одном графике можно было посмотреть отдельно мобильный и десктопный или весь трафик сразу.

Чтобы создать срез, откройте вкладку «Данные» и выберите «Добавить срез». В настройках укажите диапазон и задайте столбец, по которому хотите фильтровать данные. Поставьте галочку «Применить к сводным таблицам», если пользуетесь ими.

Как работать с Google Таблицами

На вкладке «Дополнительные» можно настроить стиль среза – цвета, шрифты, форматирование

Собираем сводные таблицы

Сводные таблицы – инструмент аналитики, который помогает сводить, обобщать и анализировать данные. Его используют, когда нужно сравнить какие-либо сущности, чтобы найти закономерности и тренды.

Приведем пример. У нас есть таблица с результатами рекламных кампаний в ВК, Фейсбуке* и Инстаграме*. Стандартные метрики: охват, расход, количество и стоимость лида в разрезах периода и плейсмента. Мы хотим посмотреть, сколько лидов и по какой цене принес каждый плейсмент за все время. Сделать это можно как раз с помощью сводной таблицы.

Чтобы добавить сводную таблицу в Google Sheets, откройте вкладку «Вставить» и выберите пункт «Создать сводную таблицу». В открывшемся окне укажите диапазон данных и выберите, где нужно расположить таблицу – на новом или текущем листе.

Как работать с Google Таблицами

Как работать с Google Таблицами

Также можно посмотреть максимальную и минимальную цену за лид по каждому плейсменту

Визуализация данных в Google Таблицах

Данные в Google Spreadsheets можно не только обработать, но и представить в наглядном и удобном для анализа виде с помощью диаграмм и графиков. Продвинутые пользователи с помощью функций, сводных таблиц, срезов и инструментов визуализации создают здесь полноценные интерактивные аналитические дашборды. Мы кратко пройдемся по возможностям и основным настройкам.

Выбираем графики и диаграммы

В Google Таблицах более 30 видов элементов визуализации:

  • обычные графики;
  • столбчатые;
  • линейчатые;
  • круговые;
  • точечные.

Также есть сводка, измерительная шкала, гистограмма, лепестковая диаграмма и т.

Как работать с Google Таблицами

Добавляем диаграмму в Google Таблицах

Настраиваем отображение данных на графике

В настройках диаграммы мы можем задать:

  • ее тип – разворачиваем список и выбираем наиболее подходящий вариант для визуализации;
  • накопление – нет, стандартная или нормированная;
  • диапазон данных, на основе которых нужно построить график;
  • параметр для оси X;
  • один или несколько параметров для оси Y.

Как работать с Google Таблицами

Также при необходимости нужно отметить чекбоксы внизу панели, зависят от предыдущих настроек

Задаем внешний вид диаграммы

На вкладке «Дополнительные» панели настроек можно скорректировать стиль диаграммы и детально настроить ее элементы. Раздел состоит из 7 блоков:

  • «Стиль диаграммы». Настраиваем шрифт, цвета фона и границ, можем развернуть и сделать объемной.
  • «Названия диаграммы и осей». Задаем название диаграммы и осей. Можно добавить подзаголовок и настроить цвета, шрифты и начертание для каждого элемента.
  • «Серии». Можем гибко настроить внешний вид основных элементов диаграммы: добавить границы, поменять ось (левая/правая), дополнить график линией тренда, планками погрешностей, ярлыками.
  • «Легенда». Настраиваем расположение, шрифты и начертание условных обозначений.
  • «Горизонтальная ось» и «Вертикальная ось». Задаем шрифты, цвет и форматирование текста, а также наклон ярлыков на соответствующих осях.
  • «Сетка и деления». Задаем настройки, шрифты и цвета сетки.

Как работать с Google Таблицами

Каждый блок можно развернуть и свернуть, чтобы лишние настройки не отвлекали

Как работать с Google Таблицами

Любую тему можно кастомизировать, кликнув «Настройка» в правом верхнем углу

Функции в Google Таблицах

Это формулы, с помощью которых можно обрабатывать данные: суммировать и проводить другие вычисления, сравнивать, проверять на соответствие условиям, округлять, искать нужные значения в массиве данных и т.

Посмотрим, как устроены функции

Работают все функции примерно одинаково – мы указываем данные, говорим, что с ними надо сделать, и указываем дополнительные условия, если нужно. Прописывается в Google Таблицах это так:

  • Ставим знак «=», чтобы система поняла, что мы вводим функцию.
  • Добавляем имя нужной функции – пишем вручную, выбираем из списка на панели инструментов или вставляем скопированное ранее.
  • В скобках прописываем аргументы – адреса и диапазоны ячеек, в которых содержатся данные для вычисления, и дополнительные условия. Набор аргументов зависит от синтаксиса функции. Иногда достаточно адреса одной ячейки, иногда дополнительные условия обязательны.

Как работать с Google Таблицами

Синтаксис функции на примере SUM

Результат вычислений будет отображаться в той же ячейке, в которую мы вводили формулу. Но если мы выделим ее, в строке формул увидим саму функцию и сможем ее отредактировать.

Функции можно протягивать – наводить курсор мыши на правый нижний угол так, чтобы он превратился в плюс, зажимать ЛКМ и тянуть вправо, влево, вверх или вниз. Программа применит функцию к соседним ячейкам. Допустим, мы напишем формулу в ячейке C1, чтобы суммировать значения в ячейках A1 и B1, и протянем ее на одну ячейку вниз. В ячейке C2 увидим сумму значений из ячеек A2 и B2.

Как работать с Google Таблицами

Протягиваем формулу в Google Таблицах

Используем функции Google Таблиц на примере

Допустим, у нас есть таблица с результатами рекламной кампании: показы, клики, CTR, CPC, количество и стоимость лида в разрезе дней месяца. Нам нужно посчитать среднюю стоимость лида за месяц. Используем для этого функцию СРЗНАЧ:

  • вводим «=» в ячейку, в которой нужно вывести результат;
  • прописываем имя функции – «СРЗНАЧ»;
  • открываем скобку и выделяем диапазон ячеек, в которых содержится стоимость лида за каждый день;
  • закрываем скобку и нажимаем Enter.

Как работать с Google Таблицами

Получаем среднюю цену за лид

Интеграции и дополнения в Google Таблицах

Интеграции обеспечивают обмен данными между Таблицами и другими системами и сервисами.

Есть бесшовные интеграции – те, которые доступны по умолчанию и встроены в интерфейс Google Spreadsheets. Например, мы можем создать анкету в Google Forms или начать встречу в Meets прямо из Таблицы.

Как работать с Google Таблицами

По клику создаются лист «Ответы на форму» и новая пустая анкета в сервисе Google Forms

Другие нужно подключать и настраивать отдельно – через коннекторы и дополнения. Вот несколько полезных интеграций для маркетологов и SMM-щиков:

Google Data Studio – подключается через коннектор и позволяет подтягивать данные из таблицы в отчет «Студии Данных».

Как работать с Google Таблицами

Интеграция настраивается на стороне «Студии Данных»

Если хотите разобраться, что делать дальше с данными из Google Таблиц и других источников в Google Data Studio, читайте наш большой гайд.

Google Analytics – подключается через дополнение Google Sheets, импортирует в таблицу и автоматически обновляет данные из гугловской системы веб-аналитики.

Как работать с Google Таблицами

Все дополнения в Google Таблицах подключаются одинаково

Как работать с Google Таблицами

Google Ads – подключается через дополнение, подтягивает данные из одноименного рекламного кабинета.

Помимо обмена данными, дополнения для Google Таблиц могут подключать дополнительные функции и полезные утилиты. Вот несколько примеров:

  • Template Gallery – подключает каталог полезных шаблонов: планы, списки, бюджеты.
  • TimeSheet – создает отчеты по использованию рабочего времени на основе записей с хэштегами в Google Календаре.
  • Sheetgo – позволяет свести в одну таблицу отфильтрованные данные из нескольких документов Google Sheets, CSV, XLS.
  • Table Styles – каталог тем оформления. Позволяет настроить внешний вид таблицы так же просто, как функция «Выбрать тему» помогает стилизовать графики.
  • Licidchart – позволяет рисовать в таблице схемы, ментальные карты и диаграммы.

Горячие клавиши в Google Таблицах

Shift + F2 – добавить примечание.

Ctrl/Shift + пробел – выделить столбец/строку.

Ctrl + K – вставить ссылку.

Ctrl + Home – перейти в начало листа.

Ctrl + Alt + Shift + H – смотреть историю версий.

Ctrl + Z/Y – отменить/повторить последнее действие.

Ctrl + Alt + V – вставить только форматирование.

Ctrl + Shift + V – вставить только значения.

Ctrl + Shift + L/E/R – выровнять по левому краю / центру / правому краю.

: Стандартные Ctrl + С/V/X тоже работают :–)

Используем возможности Google Таблиц в SMM

Мы рассмотрели практически все возможности и инструменты Google Таблиц, которые могут пригодиться в интернет-маркетинге. А вот для чего это все может пригодиться SMM-щикам:

  • создавать матрицы контента;
  • формировать контент-планы;
  • обрабатывать базы для таргета;
  • анализировать результаты рекламы;
  • готовить отчеты для клиентов.

С двумя последними задачами гораздо лучше справится сервис DataFan. Проработанные готовые шаблоны со всеми нужными метриками, срезами и графиками, а также автоматическое обновление данных сэкономят SMM-щику десятки часов в месяц. Нужно потратить 5–10 минут на выбор шаблона и подключение соцсетей, и информативный, понятный и всегда актуальный отчет готов. Как все сделать и настроить, мы подробно рассказывали в статье «Как сформировать отчет по рекламе: гайд для маркетолога».

Вот, пожалуй, и все. Надеемся, наш подробный гайд поможет вам разобраться в возможностях и инструментах Google Таблиц и использовать их для простого, быстрого и удобного решения рабочих задач.